당신이 지불해야하는 직원 이동 비용
IRS가 승인 한 이사 비용 만 직원 세금 환급에서 공제하는 것이 가장 좋습니다.
국세청 (IRS)에 따르면 직원을위한 공제 비용에는
"합리적인 비용 :
이전 가정에서 새로운 가정으로 가재 도구와 개인 용품을 옮기는 것.
이전 주택에서 새로운 주택으로 여행 (숙박 포함).
환급이 책임있는 계획 (아래에 설명 된대로)의 자격이 될지라도, 공제 불가능한 비용의 상환은 항상 직원에게 과세됩니다.
직원 이동 비용 환급의 세금 시사점
일반적으로 직원에게 지급하는 모든 비용은 과세되며 직원의 이동 비용 지불은 과세 대상으로 간주됩니다. 그러나 그 혜택을 직원에게 과세 대상이되지 않게 만드는 방법이 있습니다.
직원의 이동 비용을 직원에게 과세하지 않기를 원하면 (IRS는 과세에서 "제외"라는 용어를 사용합니다), IRS가 책임있는 계획 이라고 부르는 것을 통해 지불해야합니다.
이 경우 직원은 비용을 지불하고 보상합니다.
책임있는 계획의 기준을 충족시키기 위해서는 경비를 항목별로 명시해야하며 특정 경비 만 지불해야합니다. 경비는 사업 목적으로도 지출되어야합니다.
직원은 회사 직원으로 서비스를 수행하는 동안 공제액을 지불하거나 지불해야합니다. 비즈니스에서 이동이 필요하다고 문서화해야 할 수도 있습니다.
또한 상환 계획을 수립하기 위해 준수해야하는 회계 절차가 있습니다
- 직원은 " 합리적인 기간 내에 이러한 비용을 적절히 고려해야 합니다." 즉, 직원은 모든 지출에 대한 영수증을 제공해야합니다.
- 직원에게 이러한 비용에 대한 선급금을 지급하는 경우, 직원은 합리적인 기간 내에 초과 금액을 반환해야합니다.
예를 들어, 이사 비용이 5,000 달러가되고 직원이 3,660 달러의 영수증을 주었다고합시다. 직원은 잔금 ($ 1,350)에 대한 수표를 제시해야합니다. 책임있는 계획에 대한 모든 기준이 충족되지 않으면 그 계획은 책임있는 계획이 아닙니다. "(고용인 에게 지급되는) 비 경비 용 상환액 및 잡비 또는 불특정 경비에 대한 수당은 직원에게 과세됩니다.
절대적으로 명확해야합니다. 책임지지 않는 계획에 따라 직원에게 지급 된 모든 상환액은 상환금이 직원에게 공제되는 경비에 해당하는 경우에도 과세 대상으로 간주되어야합니다 (원천 징수 포함). 영수증에 의해 입증되지 않은 지불은 책임있는 계획의 일부분 일지라도 과세 대상이며 원천 징수 대상입니다.
경비 지불을 직원에게 이동하는 경우 급여 세금 공제
지불이 책임있는 계획의 기준에 따라 이루어졌고 필요한 모든 조건이 충족 된 경우 직원에게 이동 비용을 지급하는 것은 원천 징수 대상이 아닙니다.
책임있는 플랜 (위에 설명 된)에 대한 기준에 의거하지 않은 이동 비용 지불은 연방 소득세, FICA 세금 (사회 보장 및 메디 케어) 및 연방 실업 세금에 대한 원천 징수 대상이됩니다.
직원의 W-2 양식으로 비용 지출 이동보고
위에서 설명한 바와 같이 직원에 대한 상환이 책임있는 계획의 모든 조건을 충족하는 경우 직원의 W-2에 이러한 상환금을 포함 할 필요가 없습니다. 직원이 경비에 대한 적절한 회계 를 제공하지만 초과분을 상환하지 않는 경우 과세 대상 및 비과세 액을보고하는 방법을 결정하려면 급여 서비스 또는 세무 작성자에게 확인해야합니다. 전년도 직원의 W-2 연간 세금 보고서 를 작성할 때이 급여액을보고해야합니다.
패트리어트 소프트웨어 (Patriot Software)는 직원의 W-2 양식에 이러한 경비가 입력되는 방법에 대한 명확한 설명을 제공합니다. 직원이 이동 비용으로 5,000 달러를 받고 3,660 달러의 영수증을 받고 나머지 1,350 달러를 유지하는 위의 예를 사용합니다. 직원이 보유한 금액은 직원에게 과세됩니다. 위에서 설명한 바와 같이 책임 지불 플랜에 대한 요구 사항에 따라 지급금이 지급된다고 가정합니다.
- 과세 대상인 $ 1,350은 W-2의 Box 1 (및 주 또는 도시에서 과세되는 경우 상자 3, 5 및 16)에 포함됩니다.
- 연방 및 주 소득세 원천 징수 및 FICA 세금은 과세 대상자 인 1,350 달러에 대해 계산되어야하며 W-2의 해당 상자에 포함되어야합니다.
- 코드 "L"을 사용하여 W-2 양식의 상자 12에 실체 금액 (예 : 비과세 부분)과 동일한 금액을 3,660 달러를 포함해야합니다.
이 방법에 대한 자세한 내용은 IRS 간행물 15 (Circular E)를 참조하십시오 .
직원들에게 이동 비용을위한 추가 돈을주는 것
일부 기업은 직원에게 이동 유형 및 거리에 따라 이동 비용을 정해 놓습니다. 지불 금액은 귀하의 비즈니스 비용으로 여전히 공제받을 수 있습니다.
직원에게 이사 비용을주고 직원이이 금액을 어떻게 사용할 것인지 결정하게하려면 IRS 규정에 따라 책임이없는 계획을 세워야합니다. 이 경우 위에서 언급했듯이 직원이 영수증을 제시하지 않도록하려면 모든 지불금을 직원에게 과세 대상으로 혜택을 주어야합니다. 또한, 연방 소득세와 FICA 세금은 지불시 보류 되어야합니다.
이 경우 지불해야하는 추가 세금을 직원에게 제공하기 위해 추가 금액을 지불에 추가하고자 할 수 있습니다. 이를 수표 발행 (grossing up)이라고하며, 세금을 납부 한 후 직원에게 정확한 금액을 제공합니다.
예를 들어, 이동 비용으로 직원 2,000 달러를 지불하는 경우 추가 세금을 충당하기 위해 2,000 달러 이상을 지급하기 위해 총액 계산을 할 수 있습니다. 패트리어트 소프트웨어는 당신을 도울 수있는 총액 계산기를 가지고 있습니다.
직원 이동 비용이 공제 가능합니다.
직원 이동 비용 지불은 귀하의 사업에 대한 공제 사업비입니다. 직원에 대한 직원 이동 비용 공제는 직원이 자신의 세금 신고서에서 공제 할 수있는 금액으로 제한되어야합니다. 이는 가사 용품과 여행 경비 를 직원과 그 가족의 새로운 장소로 옮기는 데 드는 비용을 의미합니다.
이사 비용 환급 계획에 대한 직원들에게 알리기
다른 직원 혜택과 마찬가지로 모든 직원은 동일한 대우를 받아야합니다. 직원 유형별로 (예 : 봉급 대 시간당) 계획에 대한 자격 기준을 설정할 수 있지만 동일한 분류의 한 직원에게이 혜택보다 다른 직원을 더 많이 부여 할 수는 없습니다.
이러한 유형의 이익을 서면으로 작성하고 직원과의 커뮤니케이션에 포함시키는 것이 항상 좋은 생각입니다. 직원 핸드북 또는 정책 및 절차 설명서 는 계획을 설명하기에 좋은 곳입니다. 이 혜택의 세금 영향에 대한 정보를 포함하는 것을 잊지 마십시오.
직원들의 이동 경비 감면 지원
자격을 갖춘 세금 준비자가 아니라면 직원에게 세금 공제에 대한 세금 조언을하는 것은 좋은 일이 아닙니다. 직원들이 전문적인 세금 조언을 받거나 전문적인 세금 소프트웨어를 사용하도록 권장하십시오. 직원들이이 이동 비용 혜택을 이해하고 세금에 어떻게 영향을 미치는지 이해할 수 있도록 다음과 같이 할 수있는 몇 가지 사항이 있습니다.
- 직원들에게 이사 비용을 언제 어떻게 언제 회사에서 상환 하는지를 설명하는 직업 배치 패키지를 제공하십시오.
- 직원에게 초기 환급 지불을 설명하기 위해 원천 징수 (양식 W-4 )를 변경할 기회를 제공하십시오.