귀사의 사업에 책임있는 계획이있는 경우, 특정 사업 경비의 상환은 직원에게 과세되지 않습니다. 사업 상환 계획이 책임있는 계획에 대한 IRS 요구 사항을 준수하지 않는 경우, 이러한 상환액은 직원에게 과세되며 연방 소득세와 급여세의 원천 징수가 이루어져야합니다.
또한 고용주는 이러한 지불액을 직원의 W -2 양식 에보고해야합니다.
책임있는 계획에는 다음을 포함하여 여러 가지 직원 지출에 대한 상환이 포함될 수 있습니다.
책임있는 계획에는 또한 근로자에게 초과 지급액 (허용 가능한 금액을 초과하는 금액)을 고용주에게 반환하도록 요구하는 절차가 포함되어야합니다. 고용주가 책임있는 계획을 수립하고 유지하는 경우 직원 이동 경비는 과세 소득으로 간주 할 필요가 없습니다.
허용 가능한 플랜 요구 사항
국세청의 "책임있는 계획"으로 간주되기 위해서는 귀하의 약정서에 다음 사항 모두를 포함해야합니다 :
- 비용에는 비즈니스 연결 이 있어야합니다. 즉, 직원으로서 서비스를 수행하는 동안 지급되었거나 발생해야합니다.
- 직원은 합리적인 시간 내에이 경비를 고용주에게 적절히 설명 해야합니다. 직원은 날짜, 시간, 장소, 금액 및 비용의 비즈니스 목적을 포함하여 이러한 비용에 대한 자세한 정보를 직원에게 제공해야합니다.
- 사정에 따라 합당하고 구체적인 기간 내에 과도한 상환액 을 반환 하도록 직원에게 요구해야합니다
이 세 가지 요구 사항이 모두 충족되지 않으면 계획은 IRS가 책임지지 않도록 결정하고 귀하의 비즈니스가 직원에게 상환하는 비용은 직원에게 과세됩니다.
초과 환급
과도한 상환은 허용 가능한 금액보다 많은 상환입니다. 직원이 합리적인 기간 내에 초과 지급을 반환하지 않는 경우, 초과 금액은 직원에게 과세됩니다. 가장 흔한 상황은 여행을 떠나기 전에 근로자에게 진급을 제공하고 여행 중 비용이 진보 된 금액보다 적을 경우입니다.
과도한 상환 기간의 합리적인 기간은 IRS에 의해 다음과 같이 결정됩니다.
- 비용 지출 후 30 일 이내에 진보
- 직원은 지불되거나 발생한 60 일 이내에 적절한 경비를 제공합니다.
- 직원은 지급되거나 발생 된 후 120 일 이내에 과도한 상환을 반환합니다.
- 직원에게는 미 지불 된 대출금에 대한 수익 또는 적절한 회계 처리를 요구하는 진술서 (분기 별)가 제공되며 직원은 진술서를받은 후 120 일 이내에 응합니다.
IRS에 책임있는 계획 제출
아니요, 귀하가 IRS에 서면 계획서를 제출할 필요는 없습니다. 그러나 직원에게 비용을 상환하기위한 요구 사항을 정의했음을 증명할 수 있어야합니다. IRS에 책임있는 계획이 무엇인지, 요구 사항에 맞게 사업을 운영 하는지를 알기 위해 서면으로 무언가가 필요합니다.
첫째, 직원 정책 및 절차 설명서의 일부로서 이러한 요구 사항을 서면으로 작성해야합니다 .
둘째, 책임있는 계획의 모든 요구 사항을 준수했음을 보여주는 기록을 보관하면서 직원들과의 모든 거래를 비용 환급을 위해 문서화해야합니다.
책임있는 계획 영향 및 사업 세
이러한 비용이 책임있는 계획 내에서 이루어 졌는지 여부는 귀하의 사업 세금 환급에 대한 이러한 비용을 공제하는 귀하의 능력에 직접적인 영향을 미치지 않습니다. 그러나 이러한 경비가 비즈니스와 관련이 있음을 증명할 수있는 적절한 문서 를 제공 해야합니다.
예를 들어, 여행 환급의 경우, 귀하는 사업 소득세 신고서의 해당 라인에서 비용을 공제 할 수 있습니다. 예를 들어 식사 및 엔터테인먼트 비용의 경우 Schedule C의 24b 라인을 사용하십시오 (개인 사업자 또는 단일 회원 LLC의 경우).