좋은 사무실 관리는 당신의 최종선을 위해 좋다
1. 사무 관리 루틴을 수립하고 준수하십시오.
정기적 인 업무는 체계적으로 업무를 수행하고 업무가 원활하게 진행되도록하려는 경우 일상적인 절차가 필요합니다.
서류 및 사무 시스템을 처리하는 루틴을 설정하십시오. 예를 들어, 가능하다면 사무실에 들어오는 모든 종이는 한 번 처리되고, 처리되고, 정리되어야하며, 책상에 우연히 쌓이지 않아야합니다. 마찬가지로 전자 메일과 같은 디지털 통신은 가능하면 우선 순위를 지정하고 즉시 조치를 취하거나 향후 조치를 위해 플래그를 지정해야합니다.
데스크톱, 랩톱, 파일 서버, 다기능 프린터 및 모바일 장치를 포함한 Office 시스템에는 관리 및 비상 절차가 모두 필요합니다. 시스템이 고장 나거나 컴퓨터 관련 장비가 고장 나면 사무실의 모든 사람이 누구에게 전화할지, 무엇을하지 않을지 (예 : 스스로 문제를 해결하려고 시도하는 등) 알아야합니다. 중요한 비즈니스 데이터를 보호하기위한 3 단계에 대해 알아보십시오.
2. 명확하게 명시된 책임을 설정하십시오.
좋은 사무실 관리는 누가 책임이 있는지를 아는 사람들에 달려 있습니다. 책임을지는 사람은 일을 끝내야합니다.
예를 들어 중소기업을위한 구매 가 언제든지 완료되면 어떻게됩니까? 필요할 때 프린터 용지를 찾을 수 있습니까? 모든 장비와 보급품을 주문하는 책임자 한 명을 배치하면 문제가 해결되고 모든 일이 순조롭게 진행됩니다. 직원 이 지정된 사람에게 소모품 요청을 이메일로 보내거나 사람들이 필요한 것을 추가 할 수있는 눈에 잘 띄는 곳에 필기 목록을 게시하게하십시오.
그것은 (컴퓨터) 시스템 관리와 동일합니다. 한 명은 컴퓨터 시스템의 보안을 책임지고 계정, 암호 및 소프트웨어 등의 정보를 추적해야합니다. 오피스 애플리케이션에 클라우드 기반 시스템 을 사용하면 회계 소프트웨어 및 데이터 저장소가 소기업에 이상적인 솔루션이지만 사용자 추가 / 삭제, 권한 할당 등과 같은 관리 작업을 수행하기 위해 신뢰할 수있는 사람을 할당해야합니다.
3. 기록을 유지하고 사업 기록을 최신 상태로 유지하십시오.
기록을 유지하는 것은 좋은 기록을 액세스 할 수 있고 업데이트 할 필요가 있다고 생각할 때까지 좋은 사무실 관리의 가장 쉬운 부분으로 들립니다. 그러나 좋은 사무실 관리자가되는 첫 번째 규칙은 당신이이 문제를 파악하는 데 도움이 될 것입니다. 업데이트 기록을 사무용 루틴으로 만듭니다. 예를 들어 새로운 고객 이나 고객 을 얻으려면 연락처 데이터베이스에 입력하는 데 시간이 걸립니다. 그런 다음 전화로 그에게 말한 후 기록을 업데이트하는 데 단지 1-2 분 정도 걸릴 것입니다.
(대부분의 관할지에는 고객 정보 취급을 규제하는 개인 정보 보호법이 있습니다.)
4. 사무실을 산책하고 앉으십시오.
사무실이 공간 관리 또는 공간 관리의 실례입니까?
사무실을 걸을 때 장애물을 우회하거나 무언가에 걸릴 위험이 있습니까?
책상에 앉아서 실제로 거기에서 편안하게 일할 수 있습니까? 책상에서 가장 많이 사용하는 물건이 손에 가장 가깝도록 논리적으로 정렬되어 있습니까?
프린터 스탠드 부터 서류 캐비닛 까지 요즘에는 많은 일들이 사무실에 쌓여 있습니다. 훌륭한 사무실 관리를 위해서는 사무실의 모든 것들이 최대한의 효율성과 최대한의 안전을 확보 할 수 있도록해야합니다. 소규모 또는 홈 오피스 설계의 기본 사항은 사무실 공간 의 전력, 조명 및 환기 요구 사항을 안전하게 충족하기위한 팁을 제공 합니다 .
5. 지루한 작업을 계획하십시오.
당신이하고 싶지 않은 일을 연기하는 것은 너무 쉽습니다. 대부분의 비즈니스 사람들은 서류 정리 , 선적 및 수령 또는 부기와 같은 업무를 즐기지 않습니다. 사무실 관리자까지도 마찬가지입니다.
불행히도 부엌과 같은 사무실은 잡일을하지 않으면 잘 작동하지 않습니다.
자신이 지루하거나 불쾌한 일을 다른 사람에게 맡길 수없는 위치에있는 중소기업 소유자 인 경우, 매주 시간을 잡아 일정한 시간을 갖도록하십시오. 예를 들어, 오전 또는 오후에 콜드 콜을하고 , 우선 순위가 낮은 전자 메일 질의를 반환하고, 소셜 미디어에 게시하고 , 회계를 추적하거나 기록을 업데이트하십시오.
6. 위임 및 아웃소싱.
완전한 세상에서, 모든 사람은 자신이 할 시간이 있고 잘했는지를 할 것입니다. 세상이 완벽하지 않기 때문에 많은 사람들이 시간이나 재능이 부족한 일을하고 있습니다.
위임 및 아웃소싱은 중소기업의 사무 관리를 향상시킬 수있을뿐만 아니라 재능에 집중할 수있게 해줌으로써 수익을 향상시킵니다. 파트 타임 또는 가상 어시스턴트는 많은 업무 또는 관리 작업을 처리 할 수 있습니다. 위임에 대한 자세한 내용은 위임 결정을 참조하십시오.
7. 사업 계획을 최우선으로 생각하십시오.
많은 중소기업 종사자들은 연기와 반응을 보냅니다 - 그리고 왜 그들이 바퀴를 돌리는 것처럼 보는지 궁금합니다. 비즈니스 계획은 훌륭한 사무실 관리의 중요한 구성 요소이며 일반적인 사무실 관리 루틴의 일부가되어야합니다.
성공적인 중소기업 경영자 는 매주 비즈니스 계획에 많은 시간을 할애하며, 많은 사람들은 목표 설정 및 성장을위한 도구로서 일상적인 비즈니스 계획 세션 을 사용 합니다 .
이 사업 계획서 는 사업 계획을 수립하기위한 훌륭한 입문서입니다. 소기업을위한 비즈니스 계획 프레임 워크를 작성하고 비전 선언문 작성 부터 비즈니스 목표 수립을 위한 모든 규칙에 이르기까지 모든 리소스를 제공합니다.
직원이있는 경우 공식적으로 또는 비공식적으로 비즈니스 계획에 참여시킵니다.
당신은 차이를 사랑합니다.
혼돈이 사업을 방해하도록 내버려 두지 마십시오. 이 7 가지 좋은 사무 관리 원칙을 적용하기 시작하면 훌륭한 사무 관리가 만드는 것과 얼마나 많은 사업을 수행하는지에 놀랄 것입니다.
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