디지털 파일을위한 파일 관리 팁
데스크톱, 랩톱 또는 모바일 장치에 로컬로 문서 를 저장하는 것 외에도 점점 많은 비즈니스가 클라우드 를 사용하여 기본 비즈니스 응용 프로그램 및 파일 저장에 사용합니다. ( 클라우드 컴퓨팅이 중소 기업에 적합한 이유와 클라우드 컴퓨팅의 5 가지 단점을 참조하십시오 . )
스토리지 문제를 더욱 복잡하게 만드는 것은 많은 비즈니스가 직원 들간에 문서를 공유 할 필요가 있다는 것입니다.
사무실에서는 일반적으로 파일 서버 또는 NAS (Network Attached Storage Device)를 사용하여 수행합니다. 공유 모바일 액세스가 필요한 경우 문서를 클라우드에 저장하고 액세스 권한을 할당하여 공유 할 수 있습니다. 이 모든 결과는 클라우드에 저장되어있는 사람의 문서 중 일부와 로컬에있는 일부 문서, 심지어는 한 곳에서만 저장된 개별 문서로 파일 관리의 악몽이 될 수 있습니다.
조직은 전자 파일 관리의 핵심 요소입니다.
문서가 저장되는 곳마다 문서를 정리하고 최신 상태로 유지하는 것이 중요합니다. 전자 파일 관리의 목표 는 작성한 지 수년이 지난 후에도 찾고있는 것을 찾을 수 있도록하는 것입니다.
대부분의 비즈니스 사용자는 한 번에 또는 다른 고객 전화를 가지고 관련 인보이스 또는 기타 중요한 고객 문서를 신속하게 찾을 수없는 난처한 위치에있었습니다.
똑같이 짜증나는 것은 연말 회계사를 위한 회사 계좌 또는 더 나 빠지는 세무 종사자에 관한 서류를 찾기 위해 노력하고 있습니다.
디지털 문서의 적절한 구성은 공유 환경에서 특히 중요합니다. 직원 중 한 명이 부재 중 (일시적 또는 영구적으로)하면 해당 사람이 작성하거나 관리하는 문서를 쉽게 찾을 수 있어야합니다.
(불만을 품고 떠나는 직원들 과의 데이터 문제의 잠재적 손실은 비즈니스 데이터를 보호해야하는 또 하나의 이유입니다 .6 비즈니스 데이터 보호 규칙 참조).
이 파일 관리 팁은 파일을 계속 액세스 할 수있게 도와줍니다.
1. 프로그램 파일의 기본 설치 폴더를 사용하십시오.
응용 프로그램을 설치할 때 기본 파일 위치를 사용하십시오. Windows에서는 규칙에 따라 응용 프로그램 파일이 (Drive Letter :) -> Program Files 디렉토리에 있습니다. 다른 곳에 응용 프로그램을 설치하는 것은 혼란스럽고 불필요합니다.
2. 모든 서류 한 곳.
모든 문서를 단일 "루트"폴더 아래에 두십시오. Windows 환경의 단일 사용자의 경우 기본 위치는 내 문서 폴더입니다.
파일 공유 환경에서 동일한 작업을 시도하십시오. 단일 루트 폴더 (예 : "공유 문서")를 만들고 모든 문서를 루트 폴더 내의 하위 폴더에 저장합니다. 모든 전자 문서에 대해 단일 위치를 사용하면 작업을 쉽게 찾고 백업 및 아카이브를 실행할 수 있습니다.
3. 논리 계층에 폴더를 만듭니다.
이것들은 말하자면 컴퓨터 파일 캐비닛의 서랍입니다. 일반 언어를 사용하여 폴더의 이름을 지정하십시오. 앞으로이 폴더 목록을보고 "TFK"또는 다른 흥미로운 약어가 무엇을 의미하는지 궁금하지 않으려 고합니다.
4. 폴더 내에 폴더를 중첩시킵니다.
필요에 따라 이러한 주 폴더 내에 다른 폴더를 만듭니다. 예를 들어, " 청구서 "라는 폴더에는 "2018", "2017"및 "2016"이라는 폴더가있을 수 있습니다. 클라이언트 이름이 지정된 폴더는 "고객 데이터"및 "통신"폴더를 포함 할 수 있습니다. 목표는 고아 파일을 나열하는 대신 모든 파일을 폴더에 저장하는 것입니다.
그러나 복잡하고 깊이있는 폴더 구조는 만들지 마십시오. 가능하면 설명적인 파일 이름을 사용하십시오.
5. 파일 이름 지정 규칙을 따르십시오.
Unix와 같은 일부 운영 체제에서는 파일 또는 폴더 이름에 공백을 사용할 수 없으므로 컴퓨터 환경이 혼재되어 있으면이를 피하십시오. 대신 밑줄을 구분 기호로 사용하십시오 (예 : Doe_John_Proposal.doc). /? <> \ : * | "^ 또한 Windows에서 파일 또는 폴더 이름으로 금지됩니다.
쉽게 식별하고 검색 할 수 있도록 설명이 포함 된 파일 이름을 사용하지만 외출하지 마십시오. 파일 / 경로 이름의 길이 제한은 운영 체제마다 다릅니다. Windows에서 파일의 최대 전체 경로 길이 (예 : 드라이브 문자 + 폴더 이름 + 파일 이름)는 260 자입니다. 가능한 한 일반적인 약어를 사용하십시오 (예 : Jan for January 또는 Corp for Corporation).
6. 구체적으로하십시오.
가능한 경우 전자 파일에 논리적이고 구체적인 이름을 지정하고 파일 이름에 날짜를 포함하십시오. 파일의 이름을 지정할 때 목표는 파일을 열어 보지 않고도 파일의 내용을 알 수 있도록하는 것입니다. 따라서 문서가 고객에게 보내는 서한이 그가 지불 기한이 지난 것을 상기시키는 것이라면 "overdue_20180115"와 같은 것으로 부르십시오. "편지"와 같은 것보다는 오히려. 편지를 열지 않고 누구에게 편지를 보낼지 어떻게 알 수 있습니까?
전자 메일 또는 휴대용 장치를 통해 파일을 공유하는 경우 폴더 정보가 공유 파일에 포함되지 않으므로 파일 이름에 특정 정보가 포함되도록 할 수 있습니다. 예를 들어, 문서가 My Documents \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc에 있고 해당 파일이 공유되거나 전자 메일로 전송 된 경우받는 사람이 모두 Doe_John_20170416.doc이며 파일이 고객임을 알릴 수 없습니다 송장을 열지 않고 송장을 보내십시오.
7. 가서 파일.
문서를 작성 하는 가장 좋은시기는 처음 문서를 만들 때입니다. 따라서 "다른 이름으로 저장"대화 상자를 사용하여 문서를 파일화하고 이름을 지정하는 습관을 들여 첫 번째 장소에서 올바른 위치에 배치하십시오.
8. 귀하의 편의를 위해 파일을 주문하십시오.
많이 사용하는 폴더 나 파일이있는 경우 파일 목록의 맨 위에 강제로 바꾸십시오! 또는 AA 파일 이름의 시작 부분에.
9. 파일을 정기적으로 추출하십시오.
위의 "청구서"라는 폴더의 예와 같이 때로는 오래된 것이 분명합니다. 그렇지 않은 경우 이전 파일을 지워서 폴더를 깔끔하게 정리하십시오.
파일을 다시 필요로하지 않는다고 확신하지 않는 한 비즈니스 관련 파일을 삭제하지 마십시오. 대신 루트 폴더 아래의 기본 폴더 모음에 "Old"또는 "Inactive"라는 폴더를 만들고 이전 파일을 가로 질러 이동하십시오.
( CRA 또는 IRS에 대한 사업 기록을 얼마나 오래 보관해야 합니까? 귀하의 세금 의무를 준수하기 위해 사업 기록을 보관해야하는 기간을 설명하십시오.)
10. 파일을 정기적으로 백업하십시오.
파일을 다른 드라이브 나 테이프에 복사하든 정기적 인 백업 과정을 설정하고 따르는 것이 중요합니다. 성공적인 백업 시스템을위한 3 단계를 참조하십시오.
올바른 파일 관리로 원하는 것을 쉽게 찾을 수 있습니다.
전자 문서 관리는 비즈니스에 대한 전반적인 문서 관리 전략의 일부 여야합니다. 적절한 문서 관리 계획 에는 저장, 검색, 백업 및 보안을 포함한 문서 처리의 모든 측면이 포함되어야합니다.
검색 기능은 훌륭한 기능이지만 폴더 또는 파일로 바로 이동할 수있는 용이성과 결코 일치하지 않습니다. 이러한 파일 관리 팁을 일관되게 따르는 경우, 어디에서 무엇이 무엇인지 모를지라도 원하는 위치를 알 수 있습니다. 원하는 것을 찾는 데 큰 이점이 있습니다. 좋은 파일 관리 방법을 사용하면 비즈니스 시간과 비용을 절약 할 수 있습니다 .