시간 관리 와 관련하여 시간을보다 생산적으로 사용하는 방법을 찾는 것은 종종 어려운 일입니다. 시작하기 좋은 곳은 이메일 관리입니다. 이것은 많은 중소기업 소유자를위한 타임 킬러 목록을 차지하는 영역 중 하나입니다.
전자 메일은 지속적으로 의사 소통하는 형태이기 때문에 들어오는 흐름을 완벽하게 제어 할 수 없기 때문에 전자 메일 수신, 구성, 회신 및 생각에있어 생산성 향상을 위해 노력해야합니다. 아래 팁은 생산성을 높이는 대신 생산성을 지원하는 방식으로 이메일을 관리하기위한 시스템을 만드는 데 도움이됩니다.
1. 알림을 끕니다.
이메일은 주간과 야간의 모든 시간에 들어오는 경향이 있으므로 들어오는 메시지의 흐름이 하루 종일 어떻게 이루어지는 지 제어해야합니다. 컴퓨터와 스마트 폰에서 새 메시지 알림 기능을 끄고 일정을 방해하거나 일정을 방해하지 않도록하고 편리 할 때 메일을 확인하십시오.
2.받은 편지함 사용 방법을 결정하십시오.
이메일받은 편지함 관리에는 여러 가지 철학이 있습니다. 받은 편지함을 캐치 올 (catchall)로 사용하거나, 우선 순위가 높은 메시지로만 제한하거나, 작업 목록으로 만들 수 있습니다.
핵심은받은 편지함에 대한 하나의 목적을 선택하고이를 사용하는 것입니다.
3. 이메일 화이트리스트 및 블랙리스트를 작성하십시오.
대부분의 이메일 클라이언트와 이메일 제공 업체는 사용자가 스팸 주소를 차단하거나 블로킹하는 동안 안전한 주소 목록을 작성하여 메시지가 통과되도록합니다. 수신 이메일을 깨끗하게 유지하려면 자주 이러한 목록을 업데이트하는 데 시간을 투자하십시오.
4. 타이머 및 배치 프로세스를 설정하십시오.
일부 중소기업 소유주는 이메일로만 하루를 보낼 수 있습니다. 이 방법이 효과가있는 경우 특정 시간 동안 메시지에 응답하고 작업 항목을 작업 목록으로 이동하고 정크를 삭제하고 다음에주의가 필요한 사항을 한눈에 파악할 수 있습니다.
5. 규칙을 사용하여 프로세스를 자동화하십시오.
전자 메일 관리 프로세스를 간소화하려면 메시지를 정렬, 플래그 지정, 이동 및 구성하는 전자 메일 클라이언트의 규칙을 사용하십시오. 전자 메일을 사용하는 방식을 지원하는 규칙을 만드는 데는 시간이 걸릴 수 있지만 일단 전자 메일을 작성하게되면 전자 메일 처리 시간의 상당 부분을 줄일 수 있습니다.
6. 스마트 폰에서 출발하십시오.
많은 중소기업 소유자는 스마트 폰을 사용하므로 사무실 밖에있을 때도 연락을 취하고 업무를 처리 할 수 있습니다. 모바일 장치에서 이메일을 자주 확인하는 경우 이동 중에도 메시지를 읽고 처리하여 상당한 시간을 절약 할 수 있습니다. 저장하지 않아도되는 쓰레기와 메시지를 지우는 습관을 만들었더라도 사무실로 돌아올 때 간소화 된받은 편지함을 사용하면 도움이됩니다.
7. 읽지 않으면 구독을 취소하십시오!
이메일 뉴스 레터 및 기타 이메일 마케팅 메시지는 관심있는 고객, 동료, 파트너 및 기타 비즈니스와 긴밀한 관계를 유지하는 가장 좋은 방법 일 수 있지만 이러한 메시지는 빠르게 쌓일 수 있습니다.
여러 가지 문제로 반복되는 특정 메일을 읽지 않은 경우 구독을 중단하십시오. 전자 메일 뉴스 레터 및 기타 자동화 된 메시지를 정기적으로 읽는 메시지로만 제한하면받은 편지함의 대량을 줄일 수 있습니다.
중소기업에서 생산성 향상에 도움이되는 더 많은 도구를 보려면 101 개의 생산성 앱 목록을 살펴보십시오.