서류 정리에 소요되는 시간을 절약 할 수있는 5 가지 방법
그러나 불행히도, 당신이 중소 기업을 운영 할 때, 그것이 완료되어야하거나, 당신은 곧 책상이 쌓여있는 모든 종이의 무게로 무너지는 것을 발견 할 것입니다. 신고 할 애착이 뭐니?
문제를 해결하는 두 가지 방법이 있습니다.
당신은 가능하면 짧은 시간에 서류를 작성하려고 노력할 수 있습니다. (제가 수년간 사무실을 운영하면서 거의 완성한 방법) 또는 가능한 한 많은 시간을 제출할 수 있도록 노력할 수 있습니다. 실제로 제출하는 데 소요되는 시간을 줄이기위한 도움말을 살펴 보겠습니다.
가능한 경우 분쇄 및 재활용
제출을 기다리고있는 종이에 대한 첫 번째 질문은 "이 서류를 제출해야합니까?"입니다.
우편물에 들어있는 많은 서류는 분쇄기에 직접 갈 수 있습니다. 예를 들어, 다른 회사의 광고 또는 정보 편지를 제출할 때 요점은 무엇입니까? 우편물을 취급 할 때는 우편물을 한 번 읽고 나서 1 년 후 필요한지 결정하고 그에 따라 파일을 파기하거나 파쇄하십시오.
기회는 귀하가 제출해야 할 필요가없는 문서의 하드 카피를 많이 제출하고 있으며, 처음부터 인쇄해서는 안됩니다.
예를 들어 전자 파일 이 정리되어 있고 적절한 백업 절차를 수행하는 경우와 같이 인보이스 또는 편지의 종이 사본을 제출할 필요가 없습니다.
그래서 파일 더미에 달려들 때 "없이 살 수있는 종이"를 갈가리 찢습니다.
다른 사무실 업무를 더 어렵지 않게 만드는 파일링 시스템을 사용하십시오.
제출해야하는 서류는 대부분 업무 처리 과정과 관련이 있습니다. 이러한 서류는 다른 업무를 수행하기 전에 회계 시스템에 입력해야합니다.
따라서 프린터 토너 카트리지 영수증을 메인 파일 시스템의 "P"아래에 보관하는 대신 월 및 연도로 표시된 일련의 폴더 인 "첫 번째"파일 시스템에 파일을 보관합니다.
예를 들어, 2017 년 9 월에 토너 카트리지를 구입했다면 그 달에 발생한 다른 모든 청구서, 영수증 및 기타 비즈니스 문서와 함께 토너 카트리지가 들어갑니다. 그런 다음 월말에 폴더를 통해 작업해야하며 회계 항목을 모두 작성해야합니다 (또는 월급 폴더를 회계사 또는 회계사 에게 넘기지 않으려는 경우) .
우리는 소매 비즈니스가 아니라 서비스 비즈니스를 운영하기 때문에 한 달에 한 번 앉아서 계정 작업을하게됩니다. 계정을 더 자주 업데이트해야하는 경우 월별 폴더 아이디어를 적절하게 수정해야합니다.
파일을 보내기 전에 생각하라.
월별 폴더를 사용하여 회계를 한 후에는 어떻게됩니까? 서류는 "메인" 파일 시스템 으로 이동해야 합니다 . 그러나 제목에 따라 각 문서를 개별적으로 제출하는 것보다는 그룹별로 논리적으로 파일을 작성하는 편이 훨씬 빠릅니다.
프린터 토너 카트리지의 예를 다시 한 번 살펴 보겠습니다.
이 영수증을 프린터 토너 카트리지 용으로 "P"로 제출하는 대신 Office Supplies - 영수증 아래에이 파일을 보관합니다. 영수증은 포스트잇 메모 나 영수증과 같은 영수증과 같은 서류를 제출하는 곳입니다 종이. 이렇게하면 파일을 더 빠르게 만들뿐만 아니라 이후에 문서를 훨씬 쉽게 찾을 수 있습니다.
문자가 아닌 파일 폴더 레이블에 전체 단어 및 구를 사용하십시오.
파일 시스템의 부서를 만들 때 한 글자로만 제한된다는 규칙은 없습니다. 그리고 그렇게한다면 불필요하게 느리고 복잡해질 수 있습니다. 파일 시스템을 사용자 정의하여 그룹별로 파일을 등록하고 문서를보다 빨리 배치 할 수있는 적절한 위치를 찾을 수 있습니다.
예를 들어 필자의 파일 시스템 섹션에 "C"라는 레이블이 붙는 대신 "클라이언트 파일"이라는 섹션이 있습니다.
"클라이언트 파일"내의 파일은 사전 순으로 정리되어 있습니다. 이런 방식으로 서류 정리 시스템을 커스터마이징하는 것의 아름다움은 필요한 경우 언제든지 더 세분화되고 구성 될 수 있다는 것입니다. 따라서 주요 클라이언트는 "클라이언트 파일"섹션에서 자신의 이름으로 레이블 된 파일 시스템 구분선을 사용하여 자신과 관련된 문서를 쉽게 찾을 수 있습니다.
이 예에서 파일 시스템의 레이블은 "B", "C", "클라이언트 파일", "D"... 읽는 것이 얼마나 쉬워 지는지 확인하십시오.
파일링 속도를 높이기위한 또 다른 파일링 팁 : 알파벳을 사용자 정의하는 것을 잊지 마십시오. 그냥 "M"섹션이 아니라 "Mc"라고 레이블을 붙이십시오.
"첫 번째"파일 시스템을 가깝고 편리하게 유지하십시오.
위에서 설명한 것과 같이 2 단계 파일링 시스템을 사용하는 또 다른 장점은 파일 시스템의 첫 번째 단계 (월간 폴더)를 물리적으로 작업 공간에 가깝게 유지하는 것이 훨씬 쉬워진다는 것입니다. 서류를 정리하고 정리할 수있는 장소에 보관하면 서류를 제출하는 대신 서류를 즉시 제출하는 경향이 있습니다.
그러므로 지난 달, 현재, 그리고 다음 달의 월별 폴더를 트레이에 넣거나, 콘서 티나 파일을 사용하여 작업 공간에 팔 길이만큼 넣으십시오. 파일 시스템의 대부분 (위에서 말한 "메인"파일링 시스템은 방 전체 또는 다른 방에서도 가능하지만 시간 을 절약 하기 위해 최대로 올라갈 필요는 없습니다. 당신의 첫 단계 서류 제출을하십시오.
재미있는 제출 방법
필자가 지금까지 여러분에게 준 팁은 서류 정리에 소요되는 시간을 줄이고 뇌의 동결을 방지하는 데 도움이 될 것입니다. 그러나 당신의 시간을 더 재미있게 만드는 것은 어떨까요?
사실 내가 여기에서 생각해내는 유일한 전략은 내가 일정한 시간 동안 파일을 제출하면 쿠키로 보상받는 명백한 뇌물이다. 이 방법이 효과적 일 수 있지만 제출해야 할 서류가 많으면 많은 돈을 벌 수 있습니다.
또는 파일 폴더에 모든 색상을 사용하고 레이블에 특이한 서체 또는 서예를 사용하는 등보다 예술적인 방법을 택할 수도 있습니다. 이게 당신의 파일링을 더 재미있게 만들어 주든,하지 않든, 확실히 더 매력적으로 만들 것입니다.
누가 알 겠어? 어쩌면 당신의 파일링이 훨씬 더 빠르다는 사실만으로도 그렇게 체계적으로 정리하면 더 재미있는 일이 될 것입니다.