저장 및 구성에 필요한 것
어느 정도까지, 신청 시스템을 개발하는 데 필요한 항목은 귀하의 비즈니스에 크게 좌우됩니다.
예를 들어 유형의 제품을 판매하는 경우 인벤토리를 추적해야합니다. 그러나 다음은 가내 사업에서 계속 추적해야하는 품목의 일반적인 목록입니다.
- 비즈니스 및 마케팅 계획.
- 법률 문서 (즉, LLC 서류 작업, 사업 면허 및 지적 재산권 등록, 계약)
- 연락처 (전문가, 고객, 공급 업체, 서비스 제공 업체 등)
- 재무 정보 (손익 계산서, 대차 대조표, 채무 / 채권)
- 구실
- 사업 경비 (영수증)
- 프로젝트
이 목록과 함께 귀하의 비즈니스와 관련된 항목을 추가하고자 할 것입니다.
귀하의 가내 사업을 조직하기위한 시스템
확률은 서류 및 기타 중요한 정보를 저장하고 처리하는 다양한 방법을 사용합니다. 핵심 요소는 자신에게 가장 적합한 방법을 선택하는 것입니다. 누구나 사고와 조직의 방식이 다릅니다. 예를 들어 어떤 사람들에게는 파일을 사전 순으로 정리하는 것이 더 바람직하지만 다른 사람들에게는 날짜별로 정리하는 것이 더 쉽습니다.
가장 잘 맞는 것이 무엇인지 잘 모르는 경우 시도해 보시고, 유지하기 위해 고생한다면 다른 시스템을 채택하십시오. 파일 및 정보를 구성하는 세 가지 방법은 다음과 같습니다.
간단한 바인더 파일링 시스템
너무 많은 서류를 생성하지 않는 중소 기업의 경우 바인더 시스템이 좋은 선택입니다.
또한 한 곳에서 모든 것을 갖기를 원하거나 정보를 모바일로 필요로하는 사람들에게 이상적입니다. 바인더 시스템은 대형 3 링 바인더, 시트 프로텍터 및 섹션 디바이더를 사용합니다.
보류중인 주문, 완료된 주문, 다양한 양식의 마스터 사본 등의 비즈니스 카테고리를 구성하려면 섹션 구분선을 사용하십시오. 여기에서 시트 보호기에서 파일 수집을 시작합니다. 일단 바인더가 가득 차면 - 주말, 한 달 또는 세 달이 끝날 때 - 정화 할 때가됩니다. 고객 주문 파일 및 기타 이전 기록을 바인더 조직을 밀접하게 반영하는 전통적인 파일 시스템으로 전송합니다.
전통적 서류 정리 시스템
전통적인 파일 시스템은 파일 캐비닛과 파일 및 마닐라 폴더를 매달아 사용합니다. 거의 모든 비즈니스에서 비즈니스가 성장함에 따라 이러한 유형의 신고가 궁극적으로 필요합니다. 시간이 지남에 따라 생성 된 문서 작업이 너무 많습니다. 세금 기록은 7 년 동안 보관해야하므로 이러한 모든 기록을 저장할 장소가 필요합니다. 전통적인 서류 정리 시스템은 보관해야하지만 이전 연도의 세금 및 비즈니스 라이센스와 같이 정기적으로 액세스 할 필요가없는 품목에 이상적입니다. 전통적인 파일링 시스템 을 성공적으로 수행하고 성공하기위한 몇 가지 팁을 소개합니다.
- 어떤 유형의 시스템을 실제로 사용할지 생각해보십시오. 시원한 사무용품을 구입하는 견과류를 구입하고 세계에서 가장 정교하고 다채로운 서류 정리 시스템을 고안 할 수는 있지만 작업 스타일에 맞지 않으면 설치 시간과 돈을 낭비하게됩니다.
- 최소한의 "감동"을 가능하게하는 종이 관리 시스템을 만듭니다. 당신은 종이 쌓기를 피하고 각 조각을 여러 번 다루기를 원합니다. 대신, 종이를 처음 만질 때 종이의 위치를 결정해야합니다.
- 서류 제출을 위한 시간을 별도로 두십시오. 전염병과 같은이 일을 피하기는 쉽지만 필수적이며 사업이 훨씬 원활하게 진행될 수 있습니다. 특히 세금 신고시 사용한 영수증 및 기타 물품을 정리하면 세금 납부가 훨씬 쉬워집니다.
전자 신고 시스템
디지털 세계는 종이 저장 장치의 필요성을 완전히 제거하지는 못했지만 정보를 훨씬 쉽게 저장하도록 만들었습니다. 디지털 시스템은 송장을 생성, 전송 및 관리 할 수 있으며, 귀하의 가내 사업 자금을 추적 한 다음 전자 파일링을 위해 세금 소프트웨어로 가져올 수 있습니다. 영수증을 스캔하여 컴퓨터의 파일에 저장할 수 있습니다 (용지 버전도 함께 보관해야 함). 전자 시스템은 고객, 고객 및 잠재 고객 정보를 고객 관계 관리 시스템에 저장 하여 쉽게 액세스하고, 이메일로 보내고, 청구 할 수 있습니다. 온라인 시스템은 아이디어를 저장하고 프로젝트를 관리하며 정보를 정리하거나 연구하는 데 사용할 수 있습니다.
그러나 종이 파일 시스템처럼 디지털 파일 시스템 은 컴퓨터 또는 클라우드 에 저장된 폴더 및 파일을 사용하여 조직 구조를 갖추어야합니다. 가장 쉬운 관리를 위해 디지털 시스템에서 종이 시스템과 동일한 구조 및 파일 이름을 사용하십시오. 디지털 파일을 보호하려면 별도의 하드 드라이브 또는 온라인 스토리지 시스템에 백업하십시오.
위의 모든 것의 조합
비즈니스에 저장해야하는 모든 데이터와 자료를 관리하기 위해 둘 이상의 시스템을 사용해야 할 가능성이 있습니다. 먼저 무엇이 가장 적합한 지 결정한 다음 구현해야합니다. 예를 들어, 일정, 마케팅 및 양식 사본과 같은 비즈니스의 일상적인 관리를 구성하는 데 도움이되는 바인더 시스템이있을 수 있습니다.
기존 시스템은 이전 연도 세금, 허가 및 사업 면허 및 지적 재산권 등록과 같은 모든 장기간의 서류를 보관할 수 있습니다. 디지털 시스템을 사용하여 Evernote 와 같은 아이디어를 저장하고 프로젝트를 추적 할 수 있습니다.
반면에 온라인 가능한 할 일 목록 및 캘린더 를 사용하고 모든 영수증을 컴퓨터로 스캔하고 모든 비즈니스 관리 요구 사항에 소프트웨어 또는 온라인 서비스를 사용하여되도록 디지털로 작성하는 것이 좋습니다. 그렇더라도 생성 된 종이를 관리하는 시스템을 원할 것입니다. 핵심은 당신이 쉽게 지키고 필요할 때 필요한 정보를 찾을 수있는 시스템을 찾는 것입니다.
2016 년 9 월 레슬리 Truex 업데이트