소기업을위한 문서 관리 시스템을 만드는 방법
많은 기업에서 문서 관리의 초점은 문서의 구성과 저장에 있습니다. 그들은 문서를 쉽게 찾을 수있는 체계적이고 안전한 방법으로 문서를 저장할 수 있기를 원합니다.
이 기사에서는 정확히 수행하는 문서 관리 시스템을 만드는 방법을 설명합니다.
검색 엔진에 "문서 관리"를 입력하면 문서 관리 기능이있는 장점을 광고하는 많은 소프트웨어 또는 응용 프로그램을 포함하는 문서 관리 "솔루션"의 긴 목록을 받게됩니다.
그러나 문서 관리 소프트웨어 또는 응용 프로그램은 비즈니스에서 전자 파일 처리 를 향상 시키도록 설계되었습니다. 문제는 많은 중소기업들이 구식 데이터와 전자 파일을 혼합하여 처리해야한다는 것입니다. 경우에 따라 종이 데이터의 비율이 훨씬 더 큽니다.
혼합 데이터 환경의 문제에 대한 한 가지 해결책은 문서 이미징 시스템을 사용하여 모든 비즈니스 문서를 전자 형식으로 변환하는 것입니다. 그러나 이것은 많은 중소기업에게는 너무 비싸고 시간이 많이 걸립니다.
좋은 소식은 특수 소프트웨어를 구입하거나 도매 문서 이미징을 거치지 않고도 문서 관리 시스템의 기본 사항을 적용 할 수 있다는 것입니다.
시스템은 복잡 할 필요는 없습니다. 계획하고 구현하는 데 시간을 투자해야합니다.
문서 관리 시스템을 만드는 방법
문서 관리 시스템을 설정하는 과정은 세 단계로 이루어집니다.
- 문서 관리 계획 작성,
- 문서 관리 계획을 구현하고,
- 다음을 통해
계획을 작성하는 첫 번째 단계는 다음 네 가지 질문에 답하는 것입니다.
문서 작성 규칙은 무엇입니까?
송장 , 지불 알림 편지, 판매 브로셔, 전자 메일, 대차 대조표 , 스프레드 시트, 보고서 - 모든 비즈니스는 업무 수행 및 추적 과정에서 다양한 문서를 생성합니다. 그리고 모든 것을 조직화하기 위해서는 모든 비즈니스가 문서 작성을위한 규칙을 수립해야합니다.
예를 들어, 편지 및 송장과 같은 일부 표준 비즈니스 문서에 대한 사내 템플릿이 있으며 어디에 위치하고 있습니까?
따라야 할 사내 스타일 가이드가 있습니까?
새 문서의 날짜 및 / 또는 시간 표시가 있어야합니까?
문서를 공유하거나 검토하기 위해 어떤 절차를 따라야합니까?
일부 중소기업의 경우 중요한 문서 작성에 관한 유일한 점은 다양한 비즈니스 문서의 템플리트가있는 위치와 사용 방법에 있습니다. 그러나 비즈니스 내에서 문서를 작성하는 데 여러 사람이 공동 작업하여 문서를 검토하거나 업데이트하는 경우 효율성과 일관성을 보장하기 위해 이러한 작업을 수행하는 방법을 결정하는 데 시간을 투자해야합니다.
우리는 어떻게 문서를 저장할 것인가?
이 질문에는 실제로 두 가지 측면이 있습니다.
첫 번째는 스토리지의 물리적 측면을 포함합니다. 소기업이 파일 캐비닛에 문서를 보관하는 경우에도 저장과 관련된 비용이 있습니다. 파일 캐비닛 자체의 비용뿐만 아니라 직원 및 / 또는 직원이 문서를 제출하거나 문서를 검색하는 데 드는 시간 비용. 실제로 대부분의 중소기업에서 스토리지와 관련된 최대 비용은 아마도 사람들이 문서를 찾을 때 낭비되는 시간 비용 일 것입니다.
문서 저장의 두 번째 측면은 조직적입니다. 서류는 어떻게 제출됩니까? 문서를 작성하는 핵심은 훌륭한 파일 관리 방법을 따르는 것입니다.
또한 문서를 보관하는 방법을 알아야합니다. 문서 관리 시스템에서 오래된 파일이거나 이전 버너로 옮길 준비가 된 파일은 어떻게 처리합니까?
예를 들어, 매년 초에 필자는 컴퓨터의 다양한 업무 관련 파일을 검토하여 더 이상 최신 파일을 제거하고 연도 및 / 또는 제목으로 레이블이 지정된 새 폴더를 만들고 필요에 따라 파일을 이동합니다.
종이 파일에서도 동일한 작업을 수행 할 수 있습니다. 파일 폴더와 레이블에서 오래된 문서를 제거하고 제목에 "Old"라는 새로운 파일을 만드는 것은 어렵지 않습니다. 일부 소프트웨어는 자동 보관 옵션을 제공합니다. 예를 들어, Microsoft Outlook을 사용하면 이전 전자 메일을 보관할 수 있습니다.
문서를 검색하는 것이 어떻게 단순화 될 수 있습니까?
이 질문은 귀하의 문서 관리 시스템의 핵심입니다. 캐나다 Xerox 사의 Leger Marketing이 실시한 설문 조사에서 캐나다 중소기업 소유자 및 관리자는 문서 관리 및 저장에 평균 2,152 달러가 소요되며 하루에 약 1 시간이 문서 (globandandmail.com)를 검색하는 데 드는 것으로 나타났습니다.
다시 한 번 말하지만 좋은 파일링 관행은 문제를 해결하기 위해 먼 길을 갈 수 있습니다. 이 사이트에서 데이터 관리 기사를 탐색하면 시작할 수 있습니다. 예를 들어 엄격한 명명 규칙 을 일관되게 따르는 등의 작업을 수행하면 문서를 훨씬 쉽게 찾을 수 있습니다.
그리고 당신이 독점적 으로 일하는 유일한 소유주 이건 종업원이 있는 비즈니스 소유주 이건간에 파일 위치 목록을 작성하여 특정 유형의 파일이있는 위치와 특정 문서를 찾을 수있는 위치를 알려줍니다. 비즈니스가 가장 좋아하는 경우 파일이 컴퓨터 시스템, 사내 서버, 클라우드 또는 서류 캐비닛과 같은 물리적 위치에 서류 형태로 보관되는지 여부를 포함시켜야합니다. 예를 들어, 내 비즈니스에서 이미지, 비디오 또는 종이 사진을 사용한다고 가정합니다. 파일 위치 목록의 항목은 다음과 같습니다.
디지털 이미지 / 비디오 : 컴퓨터 (또는 서버) - 드라이브 E : / photos - 해당 제목 폴더의 파일
종이 사진 : 파일 캐비닛 3 - 사진 - 제목 별 알파
공유 네트워크 또는 클라우드 드라이브에는 캐비닛 서랍과 같이 내용물에 따라 레이블을 부착해야합니다.
우리는 어떻게 문서를 안전하게 보관 / 보관할 수 있습니까?
문서 보안을위한 첫 번째 방어선은 사업장 자체를 물리적으로 안전하게 보호하는 것입니다. 모든 사업체에는 경보 시스템과 같은 보안 시스템이 설치되어야합니다.
기업은 창 바 / 그릴, 보안 카메라 및 / 또는 순찰 서비스와 같은 다른 보안 장치를 필요로하거나 투자 할 수도 있습니다. 전자 파일을 보호하기 위해 암호를 만들고 파일을 암호화하는 데 항상 시간을 할애 할 수 있지만 누군가가 컴퓨터와 하드 드라이브를 훔쳐 갈 수 있다면별로 중요하지 않습니다.
모든 파일 캐비닛은 잠글 수 있어야하며 업무 시간 후에 잠겨 있어야합니다 (신뢰할 수있는 사람이 가까이 있지 않으면 점심 시간에 잠근다).
전자 문서의 일반적인 보안 절차에는 정기적으로 문서를 백업하고 원본 문서가있는 동일한 하드 드라이브가 아닌 문서 백업을 유지하는 작업이 포함됩니다. 외부 사이트는 자연 재해로 인해 비즈니스 데이터가 삭제되는 것을 방지하는 것이 가장 좋습니다. 클라우드가 비즈니스에 이상적인 또 다른 이유 입니다 .
동료 나 직원이 동일한 컴퓨터 네트워크를 공유하는 중소기업은 일부 사용자의 액세스를 제한하여 네트워크 리소스 중 일부만 사용하거나 볼 수 있도록 할 수 있습니다. 예를 들어 관리 전용으로 액세스 권한이있는 "Accounting"이라는 네트워크 또는 클라우드 공유 디렉토리가있을 수 있습니다. 사용자가 응용 프로그램과 같은 자원에 액세스하도록 허용 된 경우에도 특정 문서를 암호로 보호 할 수 있습니다. 문서의 내용도 암호화 할 수 있으므로 필요한 암호화 키를 가진 사람 만 액세스 할 수 있습니다.
직원 도용은 데이터 보안에 대한 또 다른 위협입니다. 직원이있는 중소기업은 이력서를 작성하고 직원들에 대한 배경 조사를 정책으로 받아야합니다.
문서 관리 시스템 구현
위 질문에 답하여 문서 관리 계획을 작성한 후에는 모든 직원이 비즈니스 문서 관리 시스템의 세부 사항을 알고 문서를 작성, 저장 및 검색 할 때 적절한 절차를 따르고 있는지 확인하여 구현할 준비가되었습니다.
또한 조직 내에서 문서에 액세스하고 사용하는 모든 사람이 문서의 이름을 지정하고 적절하게 저장하는 등의 작업을 수행해야합니다. 특정 파일을 쉽게 찾을 수 있는지 테스트하고 잘못 파일링을 방지 할 수 있는지 정기적으로 확인합니다.
하루에 문서 관리 시스템을 설정할 수 있지만 시간이 지남에 따라 일관되게 구현하면 성공의 열쇠가됩니다. 보상은 거대합니다. 원하는 때에 찾을 수 있고 마음이 편안 할 때 찾을 수 있습니다.