W-4, I-9, 직업 신청서, 주정부 등록증 등
신입 사원을위한 서류 및 규정에 대한 귀하의 첫 번째 책임은 고용 직후입니다. 직원이 일을 시작하고 첫 월급을 받으면 직원에게 완료해야하는 양식이 있습니다. 이 양식은 연방 및 주 법률에 따라 모든 직원이 작성해야합니다.
대부분의 경우 양식을 누구에게나 반환 할 필요는 없지만 보관해야합니다. 이 양식이 완성되면 직원을 볼 수있는 다른 사람들이 볼 수있는 특정 위치에 보관해야합니다. 미국 노동부 (임금 및 시간 과급)는 모든 직원에게 유지되어야하는 급여 및 인사 기록에 대한 특정 요구 사항을 가지고 있습니다.
연방, 주 및 지방 정부 기관은 또한 여러 가지 이유로 직원 기록을 감사 할 수 있으므로 기록을 유지하는 것이 중요합니다.
01 - 연방 소득세 원천 징수를위한 W-4 양식
모든 신입 사원 은 첫 번째 월급을 받기 전에 Form W-4를 작성해야합니다. 이 양식에는 결혼 상태, 부양 가족 수 및 지정된 추가 원천 징수액 정보가 포함됩니다. 연방 소득세에 대한 원천 징수 계산에 사용됩니다. 가장 최근의 W-4 양식을 모두 보관할 필요는 없습니다.
고용주는 직원에게이 양식을 작성하는 방법에 대한 조언을해서는 안되지만,이 양식을 작성하는 데 도움이되는 IRS 기사로 안내 할 수 있습니다.
W-4 양식의 최신 버전을 사용하십시오. 2017 년 감세 및 고용 법 (Tax Cuts and Jobs Act)은 원천 징수 표를 현저히 변경 시켰으며 직원들은 월급에서 너무 많은 세금을 면제하기 위해 원천 징수를 변경할 수 있습니다. 신입 사원과 자신의 양식을 변경하고자하는 직원에게는 2018 W-4 양식 을 사용해야합니다.
직원들은 W-4 양식을 원하는대로 자주 변경할 수 있습니다. 예를 들어, 직원이 보너스를 받고 원천 징수를 변경하려고 할 수 있습니다. 고용주가 최신 변경 사항을 추적하고 직원 급여가 근로자가 원천 징수하고자하는 바램을 반영하도록하는 것은 귀하의 책임입니다.
02 - I-9 양식 및 고용 자격을위한 E-Verify 시스템
고용주로서, 신입 사원이 미국에서 일할 수있는 자격을 문서화해야합니다. 사용해야하는 서류는 신규 채용 시마다 완료해야하는 F orm I-9 , Employment Eligibility Verification입니다. 신입 사원은 (a) 신원 및 (b) 취업 자격에 관한 서류를 제출해야합니다.
I-9 과정에는 두 단계가 있습니다. 첫째, 직원은 양식을 작성하고 신분 확인 및 취업 자격 서류가 사용될 것임을 명시합니다. 그런 다음 고용주는 그러한 서류를보고 적절하고 적절한 지 확인해야합니다.
직원의 기록에이 서식을 보관해야하지만 다른 사람에게 보낼 필요는 없습니다. 출입국 관리 담당관이 귀사에 다가 가거나 직원 서류를 검사하기를 원한다면, 그 양식은 직원의 업무 적합성을 확인한 증거가됩니다.
더 많은 고용주 (많은 직원이있는)는 E-Verify 시스템 에 가입하여 신입 사원 이 미국에서 일할 수있는 자격 을 확인하는 데 사용할 수 있습니다.이 시스템은 I-9 양식 의 정보를 사용하여 연방 데이터베이스와 비교합니다.
03 - 구직 신청서
이 신입 사원이 이미 해당 직책에 대한 이력서를 제출 한 경우에도 각 신입 사원은 채용 신청서를 작성해야합니다. 구직 신청서에는 이전 고용주와 교육원처럼 신원 정보를 확인할 수있는 정보가 포함되어 있습니다. 또한 신청자가 서명해야하는 몇 가지 진술이 포함되어 있습니다.
신청서 양식 중 하나의 진술서는 신청서의 정보가 진실이고 정확하다는 것을 입증하는 반면, 다른 진술은 고용주가 참조 점검 및 배경 조사를 수행 할 수 있도록합니다.
모든 직원을위한 신청서가 있으면 신청자가 고용주로서 사기성 주장을하는 것을 방지 할 수 있으며 신청서 양식이 정확하지 않은 경우 조치를 취할 수 있습니다.
04 - 주 원천 징수 및 등록
고용주는 신입 사원을 주정부의 새로운 고용 통보 시스템에 등록해야합니다. 이 등록은 주정부가 이들 직원들로부터 아동 양육비를 징수 할 수있게합니다. 상태 알림 시스템 목록은이 기사에 포함되어 있습니다.
소득세를 징수하는 각 주에는 고용주가 그 세금을보고하고 납부해야하는 요건이 있습니다. 주 내 고용주로 등록하는 방법에 대한 정보는 주정부 수입 (또는 이에 상응하는 금액)에 문의하십시오. 이 주정부 기관은 원천보고 및 지불 금액에 대한 원천 징수 양식 및 요구 사항에 대한 정보도 제공합니다.
소득세가있는 주에서는 근로자 월급에서이 세금을 공제하고 해당 주 정부에 보세 세금을 보내야합니다.
05 - 신입 사원 채용 점검표
새로운 채용 프로세스에 대한 12 단계 체크리스트 가 있으므로 잊지 마십시오. 세금 신고 및 지불을 위해 국세청에 등록하는 고용주 ID 번호 (연방 고용주 식별 번호)를 받고, 주 소득세 법인 (주 소득세가 필요한 경우)에 등록하는 것을 포함합니다. 기타 등록 및 요구 사항도 나열되어 있습니다.
06 - One More Thing - 직원 핸드북
귀사에 여러 직원이있는 경우 직원 안내서 또는 정책 및 절차 설명서가 있어야합니다. 핸드북에는 정책과 절차 외에도 작업 과정 설명과 혜택이 포함될 수 있습니다.) 모든 신입 사원에게는이 핸드북 사본을 받아야하며 읽고 사용하는 사람에게 서명해야합니다.
직원 핸드북은 귀하와 귀하의 직원 모두를위한 법적 구속력이있는 문서가됩니다. 직원이 직원 핸드북을 읽게되면 불만을 가진 직원, 충족되지 않은 기대 및 가능한 소송을 예방할 수 있습니다.