연방법에 따라 월급 기록 및 기타 서류를 보관해야 함
고용주는 어떤 봉급 기록을 유지해야합니까?
일반적으로 사업을 진행하는 과정에서 법률에 의해 요구되는 대부분의 기록을 보관할 것이므로, 준수는 추가 단계 나 작업의 방식을 많이 차지하지 않아야합니다.
IRS 및 FLSA 요구 사항에 부합하는지 확인하기 위해 이미 작성한 기록을 검토하십시오.
기록은 전자적으로 포함하여 어떤 형태로든 유지 될 수 있습니다. 모든 비 면제 직원 및 최저 임금 요건이 적용되는 직원 은 다음 사항을 준수해야합니다.
- 19 세 미만인 경우 직원의 이름, 집 주소, 직업, 성별 및 생년월일을 포함한 개인 정보
- 일주일에 일주일이 시작됩니다.
- 각 근무 시간과 각 주당 근무 시간
- 총 일일 또는 주간 순익
- 초과 근무 시간이있는 주당 시간당 임금
- 근무 주간 총 초과 근무 수당
- 각 급여 기간에 지불 된 총 임금
- 지불 날짜 및 지불 기간.
비 면제 직원 은 최저 임금 이상을 지불해야하며 일주일에 40 시간 이상 근무하는 경우 초과 근무 수당을 받아야합니다. 직원이 월급 기준으로 적어도 455 달러를 지불 받고 특정 직무, 일반적으로 행정, 행정 또는 경영을 수행하는 경우 면제 될 수 있습니다.
스트레이트 타임 급여는 일주일에 처음 40 시간 동안 벌었습니다.
면제 된 직원에게 요구되는 기록은 비 면제 근로자의 기록과 다르며, 가계 직원, 비상용 임금 근로자, 숙박 시설 또는 기타 시설이 제공된 직원 및 교정 교육을받는 직원에 대한 특별 정보가 필요합니다.
귀하의 근로자가이 범주에 속하면 변호사와 상담하십시오.
반드시 보관해야하는 양식
봉급 수표 기록 외에도 각 직원을 위해 몇 가지 다른 문서를 보관해야합니다.
- 연방 원천 징수를 보여주는 W-4 양식 의 서명 된 사본. 이 양식은 여러 번 변경 될 수 있으므로 가장 최근 양식을 맨 위에 붙여야합니다.
- 고용인이 유나이티드 웨이 (United Way) 또는 기타 자선 단체와 같은 특별 기부금 및 급여 공제를 승인 한 양식 사본
- 직원의 원본 신청서 사본과 이력서 또는 성적 증명서와 같은 지원 서류.
- 승진이나 강등을 포함한 임금 수준의 변화와 이러한 행동의 이유에 대한 기록.
월급 기록을 유지하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까?
모든 근로 시간을 기록하는 것, 임금 상태 및 임금 인상률 변경을 포함하는 봉급 기록은 별도의 파일에 보관해야합니다.
또한 직원의 동의를 포함하여 직원의 급여 및 복리 후생에 대한 모든 변경 사항을 기록해야합니다. FICA의 세금 및 압류를 제외하고 직원의 임금에서 공제 한 금액에 대한 서면 동의서가 있어야합니다.
인적 자원 전문가 인 Susan Heathfield는 직원의 인사 파일에 보관해야하는 내용에 대한 자세한 정보를 제공합니다.
직원 기록을 볼 수있는 사람은 누구입니까?
대부분의 비즈니스는 직원 기록을 제한된 영역에 보관하고 고용 순위 또는 직책으로 인해 기록을보아야하는 개인에게만 액세스를 허용합니다. 직원 기록은 기록실에서 절대로 제거해서는 안됩니다. 직원이 몇 명 이상인 경우 인사 담당자가 요청에 응답하는 방법을 알 수 있도록 인사 파일 액세스 정책을 설정해야 할 수 있습니다.
- 직원들은 자신의 기록을 볼 수 있어야합니다. 직원이 자신의 기록을 보면서 직원과 함께 방에 머무르게 할 수 있습니다.
- 직원이 직원 기록을 볼 수있는 회사를 지정하십시오. 일반적으로 액세스는 특정 수준 이상의 인사 부서 및 관리자와 임원의 직원으로 제한됩니다.
- 다양한 연방 및 주 감사관 은 감사의 목적으로 직원 기록에 액세스 할 수 있습니다. 감사인이 직원 기록에 액세스 할 수있게하기 전에 영장을 요청할 수 있습니다.
- 소송에서 직원을 대표하는 변호사는 특정 경우에 액세스 권한을 부여받을 수 있습니다. 최고 수준의 공무원이나 회사의 변호사는 기록을 볼 수있게하기 전에 변호사의 요청을 확인해야합니다.