고객 및 다른 발신자를 존중하도록하십시오.
음성 메일은 모든 비즈니스 급 전화 시스템 의 표준 부분이되었습니다. 전문 음성 메일 전화 메시지를 남기는 방법을 아는 것이 회사에 긍정적으로 반영 될뿐만 아니라 전문 이미지 에도 중요합니다.
직업의 일부로 전화를 사용하는 모든 직원은 전문적인 전화 메시지를 남기는 방법을 알아야합니다. 새롭거나 미숙 한 직원이 반환 할 전문적이고 정중 한 전화 메시지를 남길 수있는 몇 가지 팁을 소개합니다.
01 - Think First
02 - 자신 소개
자신을 소개하여 모든 음성 메일 메시지를 시작하십시오. 그러면 수신자는 누가 바로 전화하는지 알 수 있습니다. 귀하의 성명과 회사 명을 포함해야합니다. 예 : "귀하의 계정에 대해 Suzy Jones의 X 회사에서 전화하는 Jane Doe입니다." 당신이 부르는 사람의 이름을 발음하는 법을 알고 있는지 확인하십시오. 당신이 그들과 이야기하기도 전에 그들을 모욕하고 싶지는 않습니다.
03 - 느리게 말하기
메시지를받는 사람이 모든 단어를들을 수 있도록 천천히 말하십시오. 다른 사람이 너무 빨리 말하면서 이해할 수 있다는 것을 알기 위해 메시지를 검색하기 만하면 매우 실망합니다. 콜백 번호를 남겨두면 두 번 반복하여 사람이 그 번호를 적어 둘 수 있는지 확인하십시오.
04 - 명확하게 말하기
명확하고 적절하게 변조 된 음성으로 전화기의 마우스 피스에 직접 대고 말하십시오. 마우스 피스가 목에 걸리도록 뺨과 어깨 사이에 전화기를 잡지 마십시오. 전화를 걸거나 전화가 다른 쪽에서 울리면 괜찮지 만 연결되면 안됩니다.
05 - 짧게 지켜라.
음성 메일 메시지의 모든 세부 사항을 남겨 둘 필요는 없습니다. 대부분의 회사 전화 시스템은 통화를 종료하기 전에 메시지에 대해 1 ~ 2 분의 시간 제한을두고 있습니다. 통화의 원인에 대한 간략한 설명을 남기고 콜백 요청과 함께 종료하십시오.
06 - 전문적으로 끝내라.
전문 비즈니스 서신처럼 연락처 정보를 제공하십시오. 그 사람이 당신에게 익숙하지 않거나 당신을 배치하는데 어려움을 겪는다면, 당신에게 연락하는 가장 좋은 방법과 함께 당신의 이름과 회사를 반복하십시오. 이미 강한 관계를 유지하고 있다면 이름을 반복하지 않아도되지만 다시 전화 할 수있는 번호와 시간대를 알려줄 수 있습니다.
07 - 전화가 끊어 졌습니까?
작업을 끝내기 전에 음성 메일 시스템에서 음성 메일 메시지가 삭제되었다고 생각되면 다시 전화를 걸어 이전 메시지가 삭제되었다고 생각하는 사람에게 말하십시오. 그것을 간결하게 유지하십시오; 당신은 해충으로오고 싶지 않습니다. 이름을 다시 말하고 전화 번호를 남겨주세요. 예를 들어 "나는 단지 당신이 내 메시지를 받았는지, 우리가 연결이 끊어진 것처럼 들렸습니다. 감사합니다!"와 같은 인사말을 남깁니다.
08 - 연습하고 자신을 테스트하십시오.
확실하지 않거나 비즈니스 메시지를 남기는 것에 대해 불안한 경우 친구 나 동료와 연습하십시오. 그들에게 샘플 음성 메일 메시지를 남기고 비평을 요청하십시오 : 당신은 너무 빨리 말하고 있습니까? 그렇지 않으면 이해하기가 어렵습니까? 자신의 음성을들을 수있는 음성 메일을 남겨 둘 가치가 있습니다.