매년 고용주는 직원에게 총 임금 및 공제액을 보여주는 보고서를 제출해야하므로 직원은 소득세 신고서에 해당 정보를 포함시킬 수 있습니다. 보고서는 또한 사회 보장국에 제출해야합니다. 이 보고서는 W-2 형식입니다.
W-2 양식을 작성하여 직원 및 사회 보장국에 제출하기 전에 다음 단계에 따라 모든 것이 원활하게 진행되는지 확인하십시오.
01 - 근로자를 직원으로 정확히 분류했는지 확인하십시오.
근로자 는 고용주의 지시에 따라 업무를 수행하는 근로자입니다. 일반적으로 조직을 위해 서비스를 수행하는 사람은 조직이 수행 할 작업과 수행 방법을 제어 할 수있는 직원입니다.
다른 한편으로, 독립적 인 계약자 는 다른 개인이나 사업체에 서비스를 제공하는 개인 또는 사업체입니다. 독립 계약자는 별도의 사업체이며 직원으로 간주되지 않습니다. 독립 계약자의 예로 컨설턴트, 에이전트 또는 중개인이 있습니다. 독립적 인 계약자의 업무는 부수적 인 것이거나 비즈니스에 필수적이지 않은 경우가 많습니다. 예 : 청소 서비스, 급여 처리기 또는 IT 서비스.
근로자를 종업원 또는 독립 계약자로 분류 하고 고용 변호사에게 도움을 요청하는 방법에 대해 자세히 알아보십시오.
02 - 현재 연도의 배포 및 제출 날짜 확인
W-2 프로세스에는 두 단계가 포함됩니다. 첫 번째 단계는 직원에게 W-2 양식을 배포하는 것입니다. 두 번째 단계는이 양식을 사회 보장국에 제출하는 것입니다. (SSA)
종업원에게 배포하고 SSA에 제출하는 마감일은 다음 해 1 월 31 일입니다. 이는 세금 사기를 피할 수 있도록 SSA 신고가 새롭게 마감되기까지였습니다. W-2 및 1099 기한 에 대해 자세히 알아보십시오 .
직원들이 1 월 초에 양식을 제출하도록하십시오. 그러면 오류를 방지하기 위해 검토 할 시간이 있습니다.
03 - 직원 W-4 양식 확인
고용주는 모든 직원을 위해 항상 W-4 양식 을 제출해야합니다. W-4 양식에는 결혼 상태, 부양 가족 수 및 보류 될 추가 금액을 사용하여 직원의 연방 소득세 원천 징수액을 결정하는 데 필요한 정보가 포함되어 있습니다.
W-4 양식은 고용인이 언제든지 변경을 원할 때 완료해야합니다. 직원의 개인 정보 (결혼 상태 및 부양 가족 수 포함)가 변경되거나 직원의 주소가 변경되면 직원은 W-4 양식을 변경해야합니다. 직원은 원천 징수 금액을 변경하기 위해 언제든지 W-4 양식을 변경할 수 있습니다 .
연말이되기 전에 고용주는 모든 직원에게 W-4 양식을 검토하여 개인 정보가 정확한지 확인해야합니다.
직원들이 W-4 양식에 관한 정확하고 최신의 정보를 제공하면 W-2 양식을 준비하고 배포하는 데 도움이됩니다.
04 - W-2 양식에 대한 급여 정보 수집
먼저 모든 W-2 양식에 대해 회사에 대한 기본 정보가 필요합니다.
- 회사의 고용주 ID 번호
- 업체의 이름, 주소 및 우편 번호
- 그리고 회사의 주 세금 식별 번호
그런 다음 개인 정보 및 급여 정보와 같은 각 직원에 대한 정보를 수집해야합니다.
- 직원 이름과 주소, 사회 보장 번호 또는 기타 과세 ID 번호
- 해당 직원에게 지불 한 금액 : 총 임금, 팁 및 기타 보상
- 원천 징수 된 연방 소득세 금액
- 사회 보장 임금 ( 사회 보장 최대 한도)
- 고소득 근로자를위한 추가 Medicare 세금 을 포함하여 Medicare 임금 및 팁 및 Medicare 세금 보류.
- 할당 된 직원 팁 할당
- 부양 가족 보호 혜택 및 기타 직원에게 과세되는 혜택
- 근로자가 근무한 각 주마다 주 정부의 임금과 팁 및 소득세 원천 징수
- 지방 임금 및 팁 지불 및 지방 소득세 원천 징수.
05 - W-2 처리 검토 - W-2 작성 방법은 무엇입니까?
귀사가 급여 처리를 처음 사용하는 경우 또는 급여 상황이 최근에 변경된 경우 직원에게 연말 보고서를 발급, 완료 및 배포하는 프로세스를 검토하는 것이 좋습니다. 사무용품 판매점, CPA, 세금 또는 회계 소프트웨어 또는 IRS로부터 W-2 양식 을 받을 수 있습니다.
참고 : IRS 또는 인터넷의 다른 곳에서 W-2 양식을 다운로드 할 수 없습니다. W-2 양식의 사본 A는 특정 색상의 빨간색 잉크로 복제 할 수 없습니다. 사회 보장국 (Copying A)의 특정 국세청 (IRS) 양식을 사회 보장국 (Social Security Administration)에 제출해야합니다 (2 월 말에 사회 보장국에 보관하고 보관하는 사본입니다).
다음은 W-2 양식 준비를위한 몇 가지 옵션입니다.
- 회계 소프트웨어 사용 . 직원이 거의없고 회계 소프트웨어를 사용하는 경우이 소프트웨어를 사용하여 W-2 양식을 준비하기 위해 추가 기능을 구입할 수 있습니다.
- 세금 준비 소프트웨어 사용. 온라인 또는 데스크톱 버전의 일반적인 세금 준비 소프트웨어 프로그램 중 하나를 사용하고이 소프트웨어의 비즈니스 버전을 구입 한 경우 W-2 처리가 포함되어 있는지 확인하십시오. Shirley Elmblad, 재무 소프트웨어 안내서, 세금 소프트웨어 리뷰에 대한 기사가 있습니다.
- 구입 한 W-2 양식 사용 . 주요 사무용품 회사는 W-2 양식을 미리 인쇄하여 CD에있는 소프트웨어와 함께 사용할 수 있습니다.이 양식을 사용하면 이러한 양식의 정보를 수동으로 입력하고 프린터에서 인쇄 할 수 있습니다.
W-2 양식을 완성하고 인쇄하는 데 사용하는 방법은 W-3 전송 양식을 사용해야 합니다 .
06 - W-2 양식을 직원에게 배포하는 방법 결정
W-2 양식을 작성한 후 다음 결정은 직원에게 양식을 배포하는 방법입니다. W-2 양식을 직원에게 배포하는 마감 기한은 과세 연도 다음 해 1 월 31 일입니다. 예를 들어, 2016 년 과세 연도 W-2를 배포해야하는 고용주는 2017 년 1 월 31 일까지 배포해야합니다.
인쇄 된 W-2 양식을 직원에게 우편 발송하거나 직접 직원에게 배포하는 두 가지 옵션이 있습니다. 직원이 직접 W-2 양식을 픽업하는 경우,이 작업이 수행되었는지 여부에 대한 질문을 피하기 위해 양식이 선택되었다는 사인을 직원에게 보내고 싶을 수 있습니다.
07 - 직원에게 W-2 양식을 보내기 전에 오류 확인
문제를 최소화하고 W-2 양식을 다시 보내야하는 경우이 체크리스트를 사용하여 W-2 양식의 오류를 확인하십시오. 일반적인 W-2 오류 에는 잘못된 연도 양식 사용, 정보 포함 실패, 잘못된 상자에 정보 유출 실패 및 사회 보장 보류 중단 중단 실패 등이 포함됩니다.
08 - 중복 된 W-2 양식에 대한 직원 요청 처리
직원들은 W-2 양식을 잘못 읽거나 잃어 버리며 급료 부서에서 W-2 양식의 사본을 요청할 수 있습니다. W-2 양식을 배포하기 전에 다음 요청을 처리하는 방법을 고려하십시오.
- 양식을 내부적으로 인쇄 한 경우 W-2 양식을 다시 인쇄하여 제공하거나 직원에게 우편으로 보낼 수 있습니다.
- 양식이 외부 급여 서비스에 의해 준비된 경우 서식을 다시 인쇄하고 우송하는 비용을 청구 할 수 있습니다. 직원에게 첫 번째 중복 양식이나 1 년 후에 두 번째 중복 된 대금을 청구 할 수 있습니다.
결정한 사항에 관계없이 중복 양식과 관련된 정책을 직원에게 알리는 것이 좋습니다. 중복 양식에 대한 요금은 극단적 인 것처럼 보일 수 있지만 처리해야하는 양식 분실 횟수를 줄일 수 있습니다.
09 - 사회 보장국과 W-2 및 W-3 양식 제출
W-2 양식 준비 방법을 결정하고 이러한 양식을 근로자에게 (과세 연도 다음 연도의 1 월 31 일까지) 배포 한 후에는 다음 양식을 Social Security Administration (SSA)에 제출하는 방법을 결정해야합니다. .
모든 W-2 양식은 반드시 W-3 양식 과 함께 사회 보장국에 제출해야합니다. 이 양식을 제출하기위한 두 가지 옵션 :
- 사회 보장 웹 사이트의 비즈니스 서비스 온라인 섹션에서 온라인으로 신청할 수 있습니다. 먼저 등록한 다음 온라인으로 해당 양식을 작성해야합니다. BSO로 온라인으로 신청하는 경우 W-3 양식을 포함 할 필요가 없습니다.
- 완성 된 W-2 양식을 W-3 양식과 함께 사회 보장국에 우편으로 보낼 수도 있습니다.
10 - W-2 양식 배포에 대한 주 규정 확인
한 직원에 대해 W-2 양식을 작성하면 해당 양식의 한 부분 (사본 1)이 직원이 근무하는 주에 제출되도록 지정됩니다. 직원이 둘 이상의 주에서 근무하는 경우 W-2 양식 사본을 각 주에 제출해야합니다.
각 주마다 W-2 양식 및 모든 송달 양식 제출 요구 사항이 다릅니다. 주정부의 세무 당국 또는 주 세무 부서에 문의하여 주정부의 요구 사항을 확인하십시오.
업데이트 : 많은 주에서는 SSA와 함께 W-2를 제출하기위한 새로운 마감일 인 1 월 31 일 마감일을 준수합니다.