이 샘플 회의 의제로 회의가 조직되어 있습니다.
귀하는 자문위원 회의 를 통해 얻고 자하는 바램에 대해 이미 많은 생각을 해 왔으며 귀하의 자문위원이 관리 , 마케팅 , 회계 , 재무 관리 등과 같이 비즈니스의 다양한 측면에서 제공 할 수있는 조언과 전문 지식을 기대합니다. 직원 배치 , 고객 서비스 , 기술 등
따라서이 첫 번째 회의에서 귀하가 자문위원회 위원들에게 기여하도록하십시오.
문제 또는 토론 주제에 관한 회의 계획
따라서 첫 번째 회의는 모든 자문 이사회 회의와 마찬가지로 질문이나 문제를 중심으로 계획을 세워야합니다. 문제를 목표 로 진술하는 것이 가장 쉽습니다. 예를 들어 "우리는 다음 분기에 매출 을 25 % 늘리고 싶습니다 . 어떻게해야할까요?" 또는 토론 주제를 더 일반적으로 " 사업 비용을 어떻게 줄일 수 있습니까?"라고 말할 수도 있습니다. 또는 "어떻게 하면 생산성 을 높이 거나 고객 서비스를 향상시킬 수 있습니까?"
관련 배경 자료 수집
토론 주제를 결정한 후에는 자문위원이 필요로하는 자료를 수집해야합니다.
이것이 첫 번째 자문위원 회의이기 때문에, 토론 주제에 대한 배경을 보여주는 차트, 그래프 및 사실 자료와 같은 토론 주제와 관련된 비즈니스 계획 및 기타 문서를 포함시켜야합니다.
가능하다면,이 문서의 사본을 2 주 전에 모든 의안 자문단에게 사본과 함께 보내야합니다.
회의 일정 작성
다음은 첫 번째 자문 이사회 회의에 사용할 수있는 의제 (회의를 효율적으로 운영하기위한 의견이 있음)의 예입니다.
각 의제 항목의 시간이 정해져 있는지 확인하십시오. 회의 일정을 짜고 회의 일정을 지키면 회의가 막히지 않고 주제에 관한 논의가 이루어집니다.
회의록 기록을위한 준비를하십시오.
또한 회의록을 녹음하기위한 준비를 원할 것입니다. 이 일을 직접 해보지 마십시오. 당신은 완전히 참여할 수 있어야하고 청취하고 공헌하는 것이 풀 타임 일입니다. 비서로 참석하고 봉사 할 수있는 사람이 없다면 자문위원의 동의를 받아 회의를 기록하십시오.
리프레시를 사용 가능하게 만들기
다과를 준비하는 것이 좋습니다. 커피, 차, 물, 주스, 과일이나 머핀과 같은 건강에 좋은 간식 은 좋은 만남이며 항상 회의에서 환영 받는다. 첫 번째 회의가 끝나면 음료수 및 스낵에 대한 참석자의 선호도를 파악할 수있게되며 다음 모임을 계획 할 수 있습니다.
편하게 하다!
무엇보다도 프레젠테이션에 대해 걱정하지 마십시오. 귀하는 귀하의 회사에 대한 귀하 의 비전 과 희망을 공유 하고 조언을 구하며 멀티미디어 프리젠 테이션 효과를 가진 사람을 감동시키지 않습니다.
귀하의 장기 목표는 귀하의 자문위원과 신뢰 관계를 구축하는 것입니다. 자문위원이 자신의 의견을 듣고 회사의 경영에 기여했다고 생각하는 것에 집중하십시오 - 이사회의 다음 회의를 기대합니다.
회의 진행 과정을 안내하기 위해이 샘플 자문위원회 회의 의제에 의견을 포함 시켰습니다. 이 아젠다를 인쇄하여 필요에 맞게 수정하십시오. 텍스트를 선택하고 복사 / 붙여 넣기를 사용하여 Word, Excel 또는 유사한 오피스 문서에 직접 복사 할 수 있습니다 (Windows를 사용하여 마우스로 선택한 텍스트 개요 CTRL-C를 눌러 복사하고 CTRL-V를 눌러 붙여 넣기).
귀하의 회사 명 - (기입)
비망록
날짜 - (채우기)
위치 - (채우기)
| 시작 / 종료 시간 | 활동 |
| 10 : 00 ~ 10 : 05 | 소개 (귀하의 자문위원이 만난 적이 없다고 가정하고, 이사회 멤버 전체를 소개하고, 그들의 전문성에 대한 간략한 개요를 제공하십시오.) |
| 10:05 - 10:10 am | 왜 자문위원회인가? (자문위원 운영 및 자문위원회가 귀사에 제공 할 수있는 기부금을 보는 방법에 대한 간략한 설명. 이사회가 얼마나 자주 만날 것인지 등의 세부 사항 포함) |
| 10:10 - 10:20 am | 질문들 (있는 경우) 이사회 멤버가없는 경우, 이사회 멤버에게 자문 이사회 운영 방법 및 기여 방법을 문의하십시오. |
| 토의 주제 : (여기에 당신의 질문 / 문제 성명서를 기입하십시오.) | |
| 10:20 - 10:25 am | 토론 주제 프레젠테이션 (주제의 역사에 대한 개요와 그것이 현재 회사에 어떻게 영향을 미치는지, 현재 시점에서 의견 / 해결책을 제공하지 마십시오.) |
| 10:25 - 11:35 am | 토론 (이 단계에서 아이디어를 계속 전달하려면이 단계에서 아이디어를 거부하거나 무시하지 말고 아이디어 / 견해에 기여하십시오.) |
| 11:35 - 11:50 am | 제안 / 결의안 (그룹이 들었던 아이디어를 평가하고 최상의 "솔루션"을 선택하십시오.) |
| 11:50 - 11:55 am | 개요 (토픽, 토론 및 그룹 결과를 요약하고 어떻게 할 것인지 알려주십시오.) |
| 오전 11:55 | 연기 |
다음 회의 날짜 - (채우기)
이 시간표를 사용하면 자문위원을 좋은 점심 식사 시간에 데려 올 수있는 좋은 기회입니다 (특히 회의 중 간식을 제공하지 않은 경우). 회의가 끝났으며 점심 식사는 주로 사교 모임이어야한다는 것을 기억하십시오!
회의를 짧게 지키십시오.
2 시간 이상 실행되는 자문위원 회의를 가질 수 없습니다. 2 시간은 대부분의 사람들이 당면 과제에 전적으로 집중할만큼 충분히 길다.
이전 토론 주제 검토를 통해 미래 회의 시작
차기 회의에서는 마지막 회의에서 논의 된 주제에 대해 수행 한 작업을 검토하고 자문위원의 의견을 귀하의 회사 활동에 초대해야합니다.
"만나고 인사하기"가 방해가되기 때문에 자문위원회의 향후 회의에서 두 가지 토픽을 갖고 싶을 수도 있습니다. 2 시간짜리 형식으로 편안하게 들어갈 수 있다고 생각하면 세 개일 수도 있습니다. 그러나 당신은 3 명을 초과해서는 안됩니다.