인보이스 (판매 인보이스라고도 함) 는 제품 또는 서비스 제공 업체가 구매자에게 보낸 문서입니다. 송장은 구매자가 지불해야 할 채권을 생성하는 의무를 설정합니다. 즉, 청구서는 물품 또는 서비스의 매수인과 매수인 간의 합의에 대한 서면 검증입니다.
인보이스는 판매 거래를 기록하기 때문에 비즈니스의 부기 및 회계 기록 보관 시스템에서 중요한 부분입니다.
송장에는 무엇이 포함됩니까?
송장의 일반적인 섹션은 다음과 같습니다.
- 송장을 생성 한 날짜 . 이걸 잊지 마! 인보이스의 날짜는 고객의 시계를 시작합니다. 조건 (지불 기한 제한)이있는 경우 지불 기한이 언제인지 알 수 있도록 날짜를 포함시키고 자합니다.
- 고객 및 공급 업체의 이름과 주소 . 회계 소프트웨어에 인보이스를 작성하는 경우 고객의 전자 메일 주소 만 필요할 수 있지만 실제 편지 나 문서를 보내야하는 경우를 대비하여 실제 주소를 수집하여 포함시키는 것이 좋습니다.
- 두 사업체의 개인 (또는 사업체 및 개인)에게 연락하십시오. 철자가 정확한지 확인하는 것은 좋은 고객 관계 규칙입니다.
- 제품 및 서비스 ( 가격 및 수량 포함) 구매 품목에 대한 설명 . 종종 표준 품목 설명과 재고 번호를 갖게됩니다. 그러나 송장을 생성 할 때 최대한 상세하고 구체적으로 작성하십시오. 이렇게하면 혼동을 피하고 "알지 못했습니다."라는 이슈를 피할 수 있습니다.
- 지불 조건. 예를 들어, 제공자는 "net 30 days"를 지정할 수 있습니다. 이는 30 일 이내에 전체 금액을 납부해야 함을 의미합니다.
고객에게 송장을 보내는 방법
온라인 비즈니스 회계 소프트웨어를 사용 하고 있거나 미리 작성한 송장을 사용하고 있습니다. 프로세스는 두 송장 처리 모두에 대해 동일한 방식으로 작동합니다.
제품 또는 서비스를 고객에게 선적 또는 인도 한 후에 만 송장을 준비합니다.
- 고객 을 식별하여 시작하십시오. 경우에 따라 해당 고객 파일 내의 하위 고객 또는 작업을 식별 할 수도 있습니다.
- 구매 주문서, 판매 계약서 또는 견적서를 포함하여이 판매와 관련된 이전 문서 번호 를 포함하십시오.
- 판매되고 배달 된 품목을 확인하십시오. 대개 제품 또는 서비스의 이름, 수량 (또는 서비스 시간) 및 요율 (항목 또는 시간당)을 포함합니다. 온라인 소프트웨어를 사용하는 경우 각 항목의 합계가 계산됩니다. 이 항목은 항목을 ' 다시 주문한 '것으로 분류해야 할 수도 있습니다.
- 각 항목은 고유 한 행을 가지며 모든 행의 합계가 추가됩니다.
- 다음으로, 고객이 이미 입금 한 정보 또는이 송장에 적용된 할인 정보가 포함됩니다.
- 고객에게 다양한 지불 방법을 제공하여 현금 지불에 대한 할인을 제공 할 수 있습니다.
- 배송 된 제품의 배송 조건 을 포함하십시오. FOB 배송 지점 또는 FOB 목적지의 두 가지 유형이 있습니다. (FOB는 선상에서 무료입니다. ) 조건이 FOB 배송 지점 인 경우 배송 업체 (판매자)가 배송비를 지불합니다. 조건이 FOB 목적지 인 경우 구매자가 운송비를 지불합니다. 고객이받은 항목에 대해 질문이있는 경우에 대비하여 고객이 항목을 가져 왔는지 여부를 기록하는 것도 좋은 생각입니다.
- 판매 조건을 포함하십시오 . 즉, 언제 당신은 구매자에게 지불하기를 원합니까? 그리고 조기 지불에 대해 할인을 해주겠습니까? 용어는 2/10 Net / 30과 같이 표현됩니다. 즉, 10 일 이내에 지불을 받고 30 일 이내에 전체 잔고가 만기가되면 2 % 할인을 제공합니다.
청구서는 고객에게 우편 또는 이메일로 보내거나 팩스로 보낼 수 있습니다.
고객이 비용을 지불 할 때 송장 번호는 판매 영수증에 기록되어야하고 회계 소프트웨어의 판매 영수증과 일치해야하므로 송장이 지불 되었음이 분명합니다. 지불금은 미수금 계정에서 미 지불 금액을 취합니다.
인보이스와 구매 주문 비교
송장과 구매 주문이 혼동되는 경우가 있습니다. 구매 오더 (PO)는 거래 전이며 인보이스는 거래 후입니다. 구매 주문서는 고객이 주문을 공급 업체 또는 공급 업체에 기록합니다.
반면 인보이스는 제품 또는 서비스의 영수증을 기록하고 위에 명시된 바와 같이 지불 조건을 기록합니다. 구매 주문은 승인 프로세스의 일부로 많은 회사에서 사용됩니다. 일부 회사는 특정 금액 이상의 제품 또는 서비스에 대한 구매 주문서를 요구합니다.
청구서 대 청구서
송장과 계산서의 차이점은 초점과 관점입니다. 청구서는 공급자가 작성하며, 지불해야하는 금액을 포함하여 고객에게 생산되어 인도 된 서비스 또는 제품에 대한 설명입니다. 인보이스는 제품 또는 서비스를 받기 전후에 생성 될 수 있습니다. 인보이스가 배달되는 제품에 포함되는 것이 일반적이므로 수취인은 항목이 모두 있는지 확인하기 위해 항목을 체크 아웃 할 수 있습니다.
청구서는 지불 요청입니다. 일반적으로 청구서는 고객 입장에서 고려됩니다. 인보이스 없이도 레스토랑이나 소매점처럼 청구서를받는 것이 일반적입니다. 청구서는 보통 즉시 지불을 기대하면서 주어집니다.
송장의 몇 가지 예
이 샘플 송장 에는 캐나다 정보가 포함되어 있지만 인보이스에 포함 된 정보를 제공합니다 .
다음은 인보이스 작성을위한 단계별 지침입니다 .