세미나 계획 점검표

01 - 이벤트 목적 확인

• 청중은 누구입니까?
• 세미나의 주제는 무엇입니까?
• 어디에 위치해야합니까?
• 왜 사람들은 참석할 것인가?
• 세미나의 일정은 무엇입니까?

02 - Apex 이벤트 사양 가이드 검토

컨벤션 산업 협의회 (Convention Industry Council) 는 이벤트 나 미팅 플래너가 이벤트 계획을위한 세부 사항을 추적하는 데 도움이되는 우수 사례의 훌륭한 출처로 여겨 져야하는 일련의 도구를 수립했습니다. 무료 다운로드 도구를 사용하면 모든 이벤트 플래너가 관련 세부 정보의 목록을 만들 수 있습니다. 이는 다음을 포함하지만 이에 국한되지 않습니다.

• 이벤트 프로필 (날짜, 시간, 위치, 연락처 등)
• 이벤트 주최자 / 호스트 연락처 정보
• 공급 업체 연락처 정보
• 참석자 프로필
• 필요한 공간
• 음식 및 음료
• A / V 요구 사항
• 기능 / 실내 설정

03 - 이벤트 프로파일 만들기

플래너가 행사에 관한 기본적인 질문을 받으면 가능한 회의 장소를 조사해야합니다. 행사 주최자 / 주최자와 긴밀히 협력하여 장소 유형을 결정하고 세미나가 주최자와 게스트 모두에게 가장 편리 할 수있는 위치 (아이디어 목록은 무한 할 수 있음)를 결정하는 것이 중요합니다.

• 지역 호텔
• 지역 회의 시설
• 전용 레스토랑 공간
• 사립 클럽 박물관 / 미술관

04 - 세미나 요구 사항 및 Reqeuest Venue 제안 개요.

대부분의 장소에서 가능한 세미나에 대한 견적을 제공하게되어 기쁩니다. 취사 또는 판매 담당자는 다음 BEO 정보가 필요합니다.

• 이벤트에 대한 가능한 날짜
• 참석자 수
• 강의실 스타일 설정 (강의실, U 자형 등)
• 이벤트 시간 (설정 / 해체를위한 계정)
• 음식 및 음료 요구 사항
• A / V 요구 사항 (스크린, 마이크 등 포함)
• 객실 설정

팁 : A / V 기술자를 고용하여 호텔에서 이벤트에 헌신하십시오.

05 - 아젠다 확인 및 / 또는 개발

이벤트 플래너가 이벤트 주최자 / 호스트와 긴밀히 협력하는 것이 중요합니다. 이벤트 일정 담당자가 초기 대화에서 이벤트의 실제 날짜로 자주 변경되기 때문입니다. 이벤트 기획자는 계획을 조정할 준비가되어 있어야하며 모든 것이 원활하게 실행되도록 현장과 긴밀히 협력해야합니다.

06 - BEO 계약 확인

플래너가 목표 참석자 수와 세미나 물류 요구 사항을 알고 나면 이벤트 공간 및 관련 요구 사항을 확보해야합니다. 대부분의 협약은 플래너가 행사 전 특정 일수까지 식량 및 음료수 요구량을 줄이거 나 늘릴 수있는 기회를 제공해야합니다. 그러나 많은 협약들은 그룹이 얼마나 많은 양을 감축 할 수 있도록 허용 할 것인가에 달려있다.

07 - 이벤트 커뮤니케이션 및 자료 작성

이것은 일부 계획가들이 참여할 수있는 항목이지만 그렇지 않은 항목 일 수 있습니다. 기본적으로 일부 회의 계획 담당자는 다음 각 사항에 대한 책임을집니다.

• 일정 초대장 만들기
• 의제 및 기타 자료 인쇄
• 참석자 선물 / 추첨 확보
• 이름 배지 제작
• 이벤트 간판 및 디스플레이 배송

08 - 이벤트 호스트와 긴밀히 협력하여 물류 완결

이벤트 이전에 회의 플래너가 이벤트 전에 완료하는 몇 가지 중요한 단계가 있습니다. 여기에는 다음 사항이 포함됩니다.

• 이벤트 연사
• 이벤트 A / V 요구 사항
• 이벤트 참석자 수
• 주인 역할 및 책임
• 이벤트 자료 필요 (여러 번 확인)

09 - 이벤트 설정

이벤트 설정을 위해 BEO 일정에 시간을 허용해야하며 이벤트가 시작되기 약 2 시간 전에 도착하는 것이 좋습니다.

팁 : 오전에 세미나 일정이 잡히면 장소 판매 담당자에게 문의하여 그룹이 밤을 설정하도록하십시오 (그러나 공개 사이트에는 아무 것도 남겨 두지 마십시오).

모든 행사 자료, 유인물, 간판, 전시물, 선물, 등록 표 , 명찰 등이 행사 준비를 마쳐야합니다.

경고 : 발표자는 전날 밤 슬라이드를 변경하고 이벤트 10 분 전에 파워 포인트에 추가해야하는 새로운 프레젠테이션을 제공하기도합니다.

10 - 이벤트 실행

준비가 끝난 후, 세미나가 시작됩니다. 다음을 기대하십시오.

• 일부 참석자는 항상 일찍 도착합니다.
• 일부 참석자는 항상 늦게 도착합니다.
• 흔히 기술적 인 결함이 있습니다.