완벽한 이벤트 장소를 찾는 단계
이미 계획중인 이벤트 유형과 그 목적을 파악했다고 가정하고, 장소 선택 프로세스를 시작할 때 고려해야 할 다른 많은 요소가 있습니다.
다음 로드맵은 완벽한 이벤트 공간을 선택하는 단계를 안내합니다.
타겟 고객 파악 및 게스트 목록 파악
이벤트 개최지 계획을 할 때, 알아 두어야 할 가장 중요한 정보 중 하나는 참석자 와 참석 예정자 수입니다. 이벤트 유형이 장소 선택을 확실히 알리는 동안, 이벤트 공간의 가장 큰 제한 요소 중 하나는 용량입니다. 손님 수의 정확한 추정치 (범위 일 수도 있음)를 알고 있는지 확인하십시오. 즉, 귀하의 장소 옵션을 즉시 제한 할 수 있습니다. 잠재 고객을 고려해야합니다. 행사장은 행사 자체뿐만 아니라 손님의 취향과 기대도 반영해야합니다.
이벤트 날짜 확인
타이밍은 선택 장소를 포함한 많은 결정에 영향을 줄 수 있으므로 캘린더를 확인하십시오. 참석자 명단 다음에 이벤트 날짜가 다음 제한 요소가됩니다.
어떤 유형의 이벤트를 계획 하느냐에 따라, 원하는 장소를 얻으려면 이벤트 날짜와 융통성이 필요하거나 원하는 날짜를 얻으려면 장소 선택에 유연성을 가져야합니다. 귀하 또는 귀하의 고객이 융통성이있는 곳을 아는 장소 계획을 시작해야합니다.
다음은 고려해야 할 몇 가지 질문입니다.
- 귀하의 손님은 언제 그들의 스케줄에 따라 참석할 수 있습니까?
- 그 장소에 적절한 공간이 있습니까?
- 경영진이 행사를 개최하기에 가장 좋은시기는 언제입니까?
예산 계산
자유로운 예산으로 누구나 멋진 이벤트를 계획하고 무한한 장소 선택을 할 수 있습니다. 그러나 귀하의 재정적 자원 은 제한적일뿐 아니라 재정적 한계가있는 시점부터 알 수 있어야합니다. 이벤트 예산이 단순한 대략적인 예상치 또는 범위 일지라도. 이벤트 플래너는 합리적인 예산 내에서 항상 훌륭한 이벤트를 계획 할 수 있습니다.
- 장소가 공간, 기술 및 음식 비용에 대한 예산 매개 변수에 속합니까?
- 서비스에 유리한 가격을 협상하고 역할의 가치를 입증 했습니까?
- 광고 항목 비용이 계획을 초과하는 경우 예산에 유연성을 허용 했습니까?
다른 위치 범위
게스트 목록 번호와 가능한 이벤트 날짜가 좁혀지면 이벤트를 개최 할 수있는 위치를 식별하는 것이 중요합니다. 호텔 및 이벤트 또는 컨퍼런스 센터는 기업 이벤트 및 결혼식 피로연에서 가장 인기있는 이벤트 공간 중 일부이지만 유일한 옵션은 아닙니다.
이것은 당신의 사고에서 창조적 인 시간입니다. 다음을 고려하세요:
- 회의 주제를 토대로 세 가지 최고의 위치를 생각해보십시오.
- 귀하의 손님은이 회의에 어디에서 참석하는 것을 선호합니까?
- 손님에게 가장 편리한 것은 무엇입니까?
- 호텔 이외의 예기치 않은 위치로 인해 회송 환율이 올라갈 수 있습니까?
이벤트 공간의 올바른 유형 찾기
선택한 장소에는 계획중인 이벤트 유형에 적절한 공간이 있어야합니다. 행사에 댄스 플로어가 필요합니까? PA 시스템이 필요합니까? 연사의 연단이나 프로젝터 스크린은 어떻습니까? 어떤 종류의 테이블 설정이 필요합니까? 이러한 종류의 질문을 고려하는 것 외에도 다음과 같은 질문을하는 것이 가장 중요합니다.
- 이벤트 장소가 프로그램이나 이벤트의 특수 기준을 충족합니까?
- 현장에서 제작, 엔터테인먼트, A / V, 사운드 및 기타 기술적 요구 사항을 수용 할 수 있습니까?
- 시설의 상태가 조직의 높은 기준을 반영합니까?
장소 서비스 및 제한 고려
적합한 유형의 이벤트 공간을 찾는 것 외에도, 장소에서 제공하는 다른 유형의 서비스를 살펴보고 이벤트에 대한 가치를 결정할 수 있습니다. 일부 장소에는 다른 서비스의 공급 업체 또는 공급 업체를 찾기 위해 노력해야하는 선호 공급 업체 목록도 있습니다. 다른 경기장은 경기 자체에 대한 장식이나 기타 측면에 제한이 있습니다. 몇 가지 질문 사항은 다음과 같습니다.
- 이 장소는 훌륭한 주차 옵션이나 주차 대행 서비스를 제공합니까?
- 이 장소가 보안을 제공합니까?
- 이 장소는 음식 제공, 꽃꽂이, 린넨 및 테이블 대여 등과 같은 추가 서비스를 제공합니까?
- 이 장소에 설치가되어 있고 청소원이 있습니까?
- 이 장소에서 다른 공급 업체와 함께 작업하는 것을 제한합니까?
- 이 장소에는 음식 및 음료 최저가가 있습니까?
장소 명성을 고려하십시오.
개최지의 서비스에 대한 평판은 매우 중요합니다. 이것은 종종 훌륭한 이벤트를 개최하고 훌륭한 이벤트를 만드는 것의 차이입니다. 장소가 시설, 직원 및 고객을 관리하는 방식은 항상 기억 될 것입니다. 장소의 평판 가치에 대한 감각을 얻으려면 다음 질문을 고려하십시오.
- 컨퍼런스 매니저, 취사 매니저 또는 수석 주방장의 임기는 무엇입니까?
- 경영진이 귀사를 귀빈 클라이언트처럼 취급합니까, 아니면 여러 프로그램 중 하나로 취급합니까?
- 장소가 당신에게 얼마나 확장 될 의향이 있습니까?
- 그들은 사용 후기 나 리뷰가 있습니까?
- 장소에서 귀하의 것과 유사한 사건의 사진을 제공합니까?
장소 방문 일정
물류 및 시간이 절대적으로 그것을 방지하지 않는 한 모든 이벤트 플래너는 모든 장소를 계약하기 전에 현장 검사를 수행해야합니다. 그림은 매우 유용 할 수 있지만 직접 평가할 수있는 많은 측면이 있습니다. 주차장에서 입구 및 이벤트 공간에서부터 욕실에 이르기까지 모든 장소를 둘러 본다. 당신이 기뻐하실 겁니다!
클라이언트 환경 설정 통합
이벤트 기획자는 하루가 끝나면 회사 임원, 경영진 또는 외부 고객과 같은 내부 고객이든 고객 에게든 장소 권장 사항을 제시하고 승인을 받아야합니다. 개최지 계획 단계에서 고객과 관련하여 자문해야 할 유일한 질문은 고객이 내 추천을 승인하는 것입니까? 그 질문에 대해 확신을 가지고 대답 할 수 있으려면 처음부터 고객의 기대와 선호도를 이해해야합니다.