제도 세부 사항
비즈니스 프로젝트처럼 첫 번째 단계는 보유하고있는 모든 정보를 정리하고 가장 긴급한 문제를 파악하는 것입니다.
장소를 선택하거나 연사를 고용 하기 전에 이벤트의 기본 매개 변수를 알아야합니다. 다림질 된 세부 사항이 많아 질 때까지 제 3 자와 세부 사항 및 비용을 이야기하는 것은 거의 불가능합니다. 다음은 외부 공급 업체에 문의하기 전에 정의해야하는 주요 세부 사항입니다.
날짜
귀하의 특별 이벤트가 시작된 날을 기점으로 모든 일이 이루어집니다. 이상적으로는 3 가지 잠재적 인 날짜를 염두에 두어 가용성과 가격을 전체적으로 비교할 수 있습니다. 최대한의 유연성을 위해 다른 요일을 포함 시키십시오.
시간 프레임
단 한 시간의 차이만으로도 계획에 영향을 미칠 수 있으므로 예상 시간에 대해 구체적으로 파악해야합니다. 예를 들어, 오전 8시 대신 오전 10시에 시작하면 아침 예산을 할당 할 필요가 없음을 의미합니다.
출석 번호
그것은 생산적인 협상을 위해 너무 광범위하게 평가되는 한 가지 세부 사항이다. 출석 예측을 현실적으로하십시오. 스프레드 시트에 함께 투사를 초대하고 초대 할 사람을 미리 논의하십시오. 출석률과 예산은 직접적으로 연관되어 있기 때문에 출석 할 것으로 생각되는 사람들의 수를 무작정 추측하지 마십시오.
소규모 세션
저녁 식사를 주최하는 경우 연회장이 하나만 필요하지만 본격적인 회의에는 추가 소규모 회의실 및 전시 공간이 필요할 수 있습니다. 다시 한 번 필요한 공간을 정의 할 때까지 비용을 측정 할 수 없습니다. 컨퍼런스의 경우 가장 좋은 방법은 첫 회의에서 모의 일정을 계획하는 것입니다. 아이디어를 공유하고 종이에 함께 결합하면 다음 계획 결정을 안내 할 수 있습니다.
예산 대 비용
개최지 및 음식 가격을 알기 전에 예산을 책정하는 것은 비현실적이지만, 이렇게하면 모든 공급 업체 제안을 측정 할 수있는 벤치 마크가됩니다. 수익원으로 시작하십시오. 출석 비용은 얼마입니까? 비용을 상쇄하기 위해 스폰서를 요청합니까? 참가 업체는 참가비를 어떻게 지불합니까? 수익은 궁극적으로 예산을 결정하므로 처음부터 보호해야합니다.
마케팅
수익원을 확인한 후에는 다음 단계로 마케팅 계획에 대해 간략하게 설명합니다. 수익 창출 도구에 도달하고 참여시키는 가장 좋은 방법은 무엇입니까? 아마 당신은 고용주 또는 회원 협회로서 잠재적 인 참석자 목록을 가지고있을 것입니다. 그것은 분명히 도움이 될 것입니다. 그러나 후원자와 전시자는 어떻습니까?
20 개 이상의 출품 업체를 유치 할 계획이라면 그 고객에게 다가 갈 수 있어야합니다. 표적으로 한 시장 활동 은 돈에 의하여 요하고, 그것은 당신의 수익으로 삭감한다.
교통 및 숙박
지역 회의를 운영하는 것은 일반적으로 운송에 대한 우려를 없애줍니다. 그러나 연사, 전시자 및 특별 손님을 위해 숙박을해야합니다. 일부 호텔에서는 충분한 공간을 예약 할 경우 회의 공간 할인을 제공합니다. 이를 활용할 수있는 유일한 방법은 사전에 숙박 요건을 알고 있어야합니다. 출석 데이터로 돌아가서 귀하의 지역 밖에서 얼마나 많은 손님이 있는지 계획하십시오.
이제 이것 모두는 아마도 많은 정보를 수집하는 것처럼 보일 것입니다. 그러나 이것이 계획 과정에서 다른 모든 것에 영향을주는 세부 사항이라는 것을 명심하십시오.
처음에는 사이트 방문 및 메뉴 계획과 같은보다 "매력적인"작업에 매료 될 수 있습니다. 그들의 시간이 올 것이라는 것을 기억하십시오. 그러나 지금은 사실에 초점을 두어 나중에 최상의 결정을 내릴 수 있도록하십시오.