주제 및 위치 선택
이 단계는 잠재 고객이 이전에 알아야 할 두 가지 변수를 나타냅니다.
회의의 "장소와 이유"는 초대 대상자와 참석 여부에 즉시 영향을 미칩니다.
선택한 장소 는 전체 회의에 영향을 미치며 이벤트를 계획 할 때 사용자가 결정해야하는 다른 결정에 영향을 미칩니다.
참가자 식별
집중적이고 생산적인 회의를 운영하는 데있어서 큰 부분은 산만 함을 피하는 것이며, 이는 최고 의사 결정권자에게 초대를 제한하는 것을 의미합니다. 기업 문화에는 모든 관련 당사자가 커뮤니케이션에 참여하는 경향이 있지만, 중요하지 않은 토론으로 인해 진도를 늦출 수있는 동료를 제거함으로써 생산을 늘릴 수 있습니다. 투표권이없는 참가자를 초대하는 대신 주요 참석자가 회의에 오기 전에 부하 직원과 이야기하도록 권장하십시오.
세 가지 날짜와 시간 제공
각 참석자의 사용 가능 여부에 대해 문의하는 방법에주의하십시오. 회의에서 상호 유익한 날짜를 계획 할 때 "판도라의 상자"문제를 쉽게 열 수 있습니다.
이것을 피하는 한 가지 방법은 몇 가지 날짜와 시간을 제공 한 다음 가장 잘 작동하는 각 사람에게 물어 보는 것입니다. 운이 좋으면 날짜 중 하나가 모든 사람과 일치합니다. 그렇지 않다면 대다수를 수용하기 위해 일정을 조정할 수 있는지 궁금한 점을 물어 보는 것을 두려워하지 마십시오.
여행 일정 만들기
회의의 각 부문을 이끌어 갈 주제와 함께 논의 될 주제에 대한 일정을 정하는 것이 중요합니다.
기획자는 여행 일정을 정확하게 작성하기 위해 최고 경영진으로부터 조언을 구해야 할 수도 있습니다. 첫 번째 초안이 완성되면 승인을 위해 그룹에 제출해야합니다.
프레젠테이션 요구 사항 논의
그룹에 아이디어를 제공 할 수있는 다양한 방법이 있으며, 각각의 예정된 강연자는 자신의 취향을 가질 것입니다. PowerPoint 기능, 인터넷 액세스 및 화이트 보드는 사용자가 준비해야 할 구성 요소의 일부입니다. 이러한 세부 사항을 요청할 때 사전 대책을 세우고 회의가 있기 며칠 전에 확인하십시오.
케이터링 일정
소규모 모임을위한 음식 주문 의 핵심은 메뉴 기능을 유지하는 것입니다. 당신은 요식업이 당면한 사업의 어떤 측면을 방해하기를 원하지 않으므로 가능하면 지나치게 정식 식사를 피하십시오. 앉아서 점심 식사를 요청한 경우 참석자가 최대한 빨리 모임에 다시 돌아올 수 있도록 식사를 위해 인접한 방을 예약하십시오.
최종 세부 정보 보내기
약 7 일 전에 행사 일정 및 세부 사항의 최종 사본을 각 참가자에게 보내려합니다. 여기에는 하루 동안 주문한 모든 것이 포함되어야합니다. 길 찾기, 주차 정보, 객실 번호 및 비상 연락처도 포함하십시오.
임원과 함께 일하는 경우 이메일에 관리자 보조자를 복사하십시오.
회의의 날
회의 플래너로서 이벤트가 성공적으로 시작되도록하는 것이 귀하의 임무입니다. 물론 일찍 현장에 와서 음식 제공 업체 및 A / V 코디네이터와 만나기를 원할 것입니다. 위치에 따라, 모든 사람들이 방으로가는 길을 찾도록 간판 을 게시 하고 싶을 수도 있습니다.
성공적인 회의를 계획하는 데 비교적 간단한 8 단계를 거쳐야합니다.
각 단계를 실행하면 분명히 시간과 노력이 필요하지만 참석자에게 계획을 전달하는 것이 전투의 절반입니다. 더 많은 사람들이 회의에서 무엇을 기대해야하는지 알수록 더 준비가되어 사업에 나설 것입니다.