이벤트 성공을위한이 귀중한 도구를 간과하지 마십시오.
이벤트 기획 사업을 시작한 사람 이건 노련한 이벤트 플래너 이건 관계없이 이벤트 계획 수립 체크리스트에 익숙하거나 이벤트 계획 과정이나 업계 모임 중에 참조 된 내용을 적어도 들어 보았습니다. 그 이유가 있습니다. 이벤트 플래닝 체크리스트는 플래너의 가장 친한 친구로, 이벤트를 성공적으로 관리 할 수있는 귀중한 도구입니다.
참고 : 이벤트 계획 체크리스트는 워크백 일정 또는 중요 경로라고도합니다.
이벤트 기획은 모두 계획에 관한 것입니다. 그것이 잘 계획되고 실행되지 않는다면 가장 창의적인 이벤트 아이디어조차도 실패 할 것입니다. 여기에 이벤트 점검표가 들어 있습니다. 성공적인 이벤트를 계획 할 때 무수히 많은 책임과 여러 가지 세부 사항을 다루기 위해 계획대로 또는 일정에 맞추기위한 가이드입니다. 여러 이벤트를 관리 할 때 특히 유용합니다. 하나의 작은 과제를 잊어 버리거나 하나의 기한을 넘기면 도미노 효과가 발생할 수 있습니다. 겉으로보기에는 관계가없는 다른 측면이 하나씩 붕괴되기 시작할 수 있습니다.
따라서 기억력, 스티커 메모 또는 낙서에 의존하지 말고 이벤트 계획 사업을 원활하게 운영하십시오. 효과적인 이벤트 계획 체크리스트를 작성하는 방법을 배우면 곧 새로운 가장 친한 친구가 될 것입니다.
시작하기 전에
시작하려면 일정에서 일정을 잡아 계획중인 이벤트에 집중하십시오.
다음, 당신의 마음을 비우십시오. 진지하게. 전화 나 이메일에 응답 할 필요가 없습니다. 중단되거나 산만 함없이 처음부터 끝까지이 이벤트를 구상해야하므로 완료해야하는 모든 작업을 효과적으로 계획 할 수 있습니다.
준비해
계획중인 이벤트에 대해 생각하고 확인 된 모든 세부 정보 (고객 이름 및 연락처 정보, 이벤트 날짜, 위치, 참석자 수 등)를 적어 두십시오.
캘린더를 꺼내고이 캘린더의 이벤트 날짜를 굵은 글씨로 표시하십시오. 이 이벤트의 일부인 다른 관련 자료 - 장소 사진, 연락 할 연회 주숙자 목록 -을 모으십시오.
뒤로 이동
이벤트 계획 점검표 작성을 시작하는 방법은 거꾸로 작업하는 것입니다.
손님께서는 하루 만에 또는 며칠간에 걸쳐 모든 일을 한자리에 모아서 경험할 수 있습니다. 무대에 등장하고 아름답게 실행되는 라이브 공연과 같습니다. 이벤트 기획자는 사건을 일련의 작은 이벤트로보고 최종 이벤트에서 최고점에 달하는 퍼즐 조각을 만듭니다. 그래서 플래너로서 우리는 처음부터 시작합니다. 실제 사건이 일어나기 몇 주 또는 몇 달 전입니다.
시작에서 시작
이벤트 기획 체크리스트를 작성할 때 어디서부터 시작해야할지 결정할 때, 이벤트에 대한 탄탄한 토대를 마련하는 것에 대해 생각해보십시오. 색 구성표를 선택하고 꽃을 주문하기 전에 기본 사항을 다뤄야합니다. 계약서 체결부터 방의 협상에 이르기까지, 규모에 상관없이 모든 것을 체크리스트에 써야합니다. 열쇠는 이벤트 날짜에 더 가깝게 발생하는 수행 할 항목에 대한 일정에 더 많은 시간을 허용하기 위해 사전에 완료 할 수있는 모든 작업을 먼저 처리하는 것입니다.
이벤트 플래너 체크리스트에 포함 할 항목의 예 :
- 계약서에 서명하십시오 (고객, 장소, 공급 업체 등).
- 장소와 날짜 및 시간 확인
- 엔터테인먼트 대여 (밴드, 스피커 등)
- 안전한 호텔 블록
- 메일 초대장
- 메뉴 선택
- 직원 대기
- 손님 수를 확인하십시오.
- 걸음 걸이
- 회의실 설정 확인
추가 시간 허용
이벤트 체크리스트의 모든 항목에 추가 시간을 추가하십시오. 실제로 초대장을 우편으로 보내는 날짜가 3 월 15 일이면 1 주일 전에 3 월 8 일 우편 발송 준비가 된 목록에 항목을 넣으십시오. 초대장을 가지고 뭔가 잘못 될 경우 또는 다른 이유로 예정보다 늦은 경우 시간이 좀 남습니다.
체크리스트에 미리 알림 포함
체크리스트에 "출장 요리사와 함께 계약서"를 작성한 다음 완료되면 확인란을 선택하는 것으로는 충분하지 않습니다.
연회 주선 담당자가 계약서 사본을 받았는지 확인하고 서명 한 사본을 귀하에게 돌려 주어야합니다. 따라서 체크리스트에 추가하는 모든 큰 항목에 미리 알림을 포함하십시오. 예를 들어, "Caterer re : contract."에서 "Caterer에서 서명 한 계약서를 받았습니다"라는 나중에 알리미를 추가하십시오. 과제를 해결하고 그것이 실제로 당신의 편에서만 완료되었을 때 그것이 끝났다고 생각하는 것은 드문 일이 아닙니다.