시카고 시장과 일리노이 레스토랑 협회의 특별 이벤트 사무소는이 연례 식품 축제 를 기획하고 실행하기 위해 협력합니다.
지역 사회 음식 축제 기획
시카고 테이스트 (Taste of Chicago)와 같은 대규모 음식 축제 또는 이와 유사한 것의 더 작은 버전이든간에, 지역 사회 축제를 기획하는 것은 지방 자치 단체 및 지방 자치 단체 행사 기획자에게 중요한 책임입니다. The Taste of Chicago는 비슷한 프로그램을 고려한 지역 사회를위한 훌륭한 사례 연구입니다. 지역 사회 음식 축제의 주요 기능 영역에는 다음이 포함됩니다.
- 운영
- 식품 공급 업체
- 프로그램 작성
- 후원
- 마케팅 / 홍보
- 회계 / 계약 관리
우리는 각 분야에 대해 더 깊이 파고 들겠지 만, 먼저 Taste of Chicago의 실제 계획을 사용하여 타임 라인에 대한 느낌과 그러한 이벤트의 일반적인 관리를 해봅시다.
지역 사회 음식 축제 기획 일정
이 유형의 행사에 처음으로 다가 가거나 이미 기존 축제로 확장하려는 사람들에게는 행사 최소 1 년 전에 계획을 세우는 것이 중요합니다.
명백한 예를 들면, 시장의 특별 이벤트 사무소는 매년 시카고의 맛에 대해 다음과 같은 대략적인 일정을 따릅니다.
- 12 개월 : 축제지도의 위치, 날짜 및 대략적인 스케치를 확인하십시오. 관련 도시 기관을 매 단계마다 관여 시키십시오.
- 9 개월 : 축제지도 업데이트 및 기능 영역 RFP 시작
- 6 개월 : 공급 업체, 스폰서, 프로그래밍 및 공급 업체 확인
- 4 개월 : 엔터테인먼트 완료 및 기능 영역 재확인
- 3 개월 : 축제 마케팅 자료 제작
- 1 주 : 운영로드 인 관리
- 1 일 : 공급 업체로드 인 관리
- 이벤트 결론 : 운영로드 아웃 관리
- 1 주일 후 : 후 처리 모임을 개최하고 추천을하십시오.
일반 커뮤니티 페스티벌 매니지먼트
정부 기관인 시애틀 테스타 (Chicago Taste of Chicago)와 시카고의 호숫가, 이웃 축제 및 기타 지역을 따라 펼쳐지는 다른 이벤트에 대한 긴리스트가 특별 행사장에서 제공됩니다. 시식은 무료 이벤트이기 때문에 시카고 고유의 맛이지만, 맛에서 얻은 수익은 사무실에서 관리하는 다른 모든 이벤트의 대부분을 지불합니다.
1980 년으로 거슬러 올라간 음식 축제 관리 경험으로, 시장 특별 행사 및 일리노이 레스토랑 협회 사무국의 기능 팀 대부분은 해당 분야에서 풍부한 경험을 갖고 있습니다. 이를 통해 Taste of Chicago의 총책임자는 관련된 모든 관계자의 기획 및 집행 노력에 집중하고 행사를 계속 진행할 수 있습니다.
사무실 구성원뿐만 아니라 본부장은 다음을 포함하여 (그러나 이에 국한되지는 않음) 적어도 20 개의 다른시 사무소 및 대행사와 협력합니다.
- 경찰서
- 소방국
- 보건부
- 거리와 위생
- 파크 디스트릭트
- 긴급 관리 통신 사무실
시장 특별 행사장의 또 다른 중요한 기능 영역은 회계 / 계약 관리입니다. 정부 행사이기 때문에 조달 절차가 매우 체계적이며 모든 계약은 도시 지침을 따라야합니다.
이벤트 계획 타임 라인 및 일반 이벤트 관리가 확보되면 이제 이벤트의 주요 기능 영역을 각각 살펴볼 수 있습니다.
Taste of Chicago 이벤트의 역사를 소개하고 사례 연구로 계획 및 실행을 사용하여 이벤트의 주요 기능 영역 각각을 조금 더 깊이 파고들 준비가되었습니다.
운영
운영 영역은 사이트 준비, 무대 및 제작, 이벤트 지원, 보안 등을 담당합니다.
운영을 위해서는 사전 이벤트 모임이 많이 필요하며 운영 팀은 이벤트 맵의 레이아웃과 밀접하게 관련되어 있습니다.
Taste of Chicago의 운영 관리자에 따르면,이 과정 초기에 모든 도시 기관을 참여시키는 것이 큰 차이가 있습니다. 운영 팀은 다음과 같은 프로세스를 관리합니다.
- 사전 이벤트로드 인 (설정)
- 행사 중 운영
- 사후 이벤트로드 아웃 (Tear Down)
이러한 프로세스에는 도로 폐쇄, 건물 텐트, 지게차 운전사, 목수, 전기 기사, 유지 보수 장비 및 직원, 보안, 공급 트럭의 물류, 관리 트레일러 등이 포함됩니다. 운영 팀이 스스로 처리하고 이벤트에 대해 계약 할 대상을 고려하십시오. 팀과 협력해야하는 다른 기관은 무엇입니까? 가능한 빨리 연락하십시오.
레스토랑 / 공급 업체
시카고의 맛과 같은 음식 축제의 복잡성과 크기를 감안할 때, 일리노이 레스토랑 협회는 연례 행사에 참가하는 식품 업체 관리에 앞장서고 있습니다. 시카고의 2015 Taste 이벤트는 시카고의 독특한 지역을 대표하는 19 개 이상의 레스토랑을 포함하여 60 개 이상의 식품 공급 업체와 파트너 관계를 맺었습니다. 물론 시카고에서는 피자, 갈비, 아이스크림, 치즈 케이크와 같은 특정 식품 공급 업체에서 항상 특정 품목을 찾을 수 있습니다. 지역 사회 음식 축제에는 전통 음식도있을 것입니다.
이 특정 음식 축제에 참여하는 레스토랑 공급 업체로 선정되는 탐낼 장소이며 참가자는 시카고의 이웃을 반영하는 지역 레스토랑이어야합니다. 또한, 그들은 볼륨을 처리하고 도시와 완전히 깨끗한 상태를 유지할 수 있어야합니다. 참여 레스토랑은 다음과 같은 과정과 점검을 거칩니다.
- 일리노이 레스토랑 협회 여름 축제 위생 증명서 과정 수료
- 시카고 보건부는 매일 세 차례 부스를 방문합니다.
- 부스와 냉장 트럭 사이의 재고 흐름을 관리합니다.
지역 사회 행사에 관해서는 참여하는 식품 공급 업체에 대해 어떤 기준을 갖고 있는지, 얼마나 많이 갖고 싶은지 생각해보십시오. 첫 해는 어려울 수 있지만, 매년 성공하면 점점 더 기꺼이 참여하는 사람을 찾을 수 있습니다.
프로그램 작성
시카고의 맛은 일반적인 공동체 행사입니다. 즉, "음식"이 사람들을 끌어 모으는 동안, 사람들을 거기에서 지키는 다른 활동입니다. 수년 동안 프로그래밍 팀은 다음과 같은 요소 중 많은 부분을 전체 프로그램에 통합했습니다.
- 다단계 무료 콘서트 (전국 및 지역 연예인)
- 최고 요리사 및 요리 책 작가와 데모 관 전시관 요리하기
- 어린이 무대를 포함한 패밀리 빌리지
- "녹색"교육을위한 환경 천막
- 피트니스 팁이있는 스포츠 파빌리온
- 국제 관 (쇼핑)
- 2 마일 걷기
- 식품 공급 업체
- 버드 와이저 Clydesdales 및 그들의 달마 시안 동행자
- 놀이기구
- 불꽃 놀이 프로그램
- 개회식
음식 축제에 어떤 프로그램과 활동을 포함시킬 수 있는지 생각해보십시오.
후원
Taste of Chicago는 후원을 위한 몇 가지 범주를 포함하는데 이는 자금 조달의 주요 원천이며 현물 지원입니다. 기업 마케터와 기업 행사 기획자는 Taste와 같은 커뮤니티 행사에 참여하여 브랜드를 강화하고 노출을 얻는 경향이 있습니다.
접대는 후원자 중 일부가 패키지에 포함하는 요소로서 후원자가 일부 좌석 공간 및 개인 텐트에 유리한 접근을 허용하여 자체 고객 이벤트를 주최 할 수 있도록합니다.
맛에 후원자의 유형은 뒤에 오는 것 포함했다 :
- 셀룰러 통신
- 식료품 점 체인
- 음료수 회사
- 소매점 및 은행
- 항공사 및 호텔
- 미디어
- 자동차 제조업체
- 식품 공급 업체
- 레스토랑
- 피트니스 및 건강 관리 단체
- 도시 공원 및 대중 교통
지역 기업 후원자가 귀하의 지역 사회 행사에 대한 자금 지원에 관심이있는 것을 고려하고 스폰서에게 제공 할 수있는 패키지 및 특전의 종류에 대해 생각하십시오.
마케팅 / 홍보
시카고의 Taste에서 일하는 마케팅 담당자 는 시카고와 다른 지역에서 미디어 관심을 자동으로 끌어 당기는 이벤트 유형이기 때문에 부러워할만한 위치에 있습니다. 더 나아가 미디어 후원자는 또한 맛을 홍보하는 데 도움이됩니다. 즉, 특별 이벤트 시장 사무국은 단어를 전파 하고 이벤트를 홍보하기 위해 전통적인 형태의 광고에 너무 많은 시간을 소비하지 않아도된다는 의미입니다.
마케팅 담당자는 이벤트의 각 영역에 전용 보도 자료를 작성하고 이벤트 웹 사이트를 유지 관리하며 이벤트 팜플렛을 제작하여 이벤트를 홍보합니다. 이러한 항목은 스케줄링 및 컨텐츠 변경이 발생할 때이를 문서화하기 위해 다른 모든 기능 영역과 긴밀하게 협력해야합니다.
처음에는 지역 음식 축제가 Taste of Chicago 가나처럼 크고 유명한 행사에 대한 노출을 얻기가 어려울 수 있습니다. 그러나 자유 언론을 위해 어떤 언론 매체에 문의 할 수 있는지 생각해보고 마케팅 팀이 웹 사이트, 전단지 및 팜플렛처럼 다루는 마케팅 자료를 계획하십시오.