직업적인 비즈니스 이메일을 보내는 것은 분명하고 간결하며 적절한 의사 소통에 초점을 맞춘 습관을 만드는 것입니다.
1. 비즈니스 이메일 주소 사용
회사를 대표하여 비즈니스를 수행하는 비즈니스 소유자 인 경우 비즈니스 이메일 주소를 사용하고 있는지 확인하십시오. 이상적으로는 모든 비즈니스 의사 소통을 위해 사용하는 사업장 주소 (예 : yourname@yourbusiness.com)가 있음을 의미합니다.
그렇게 할 수 없다면 업체명 (예 : yourbusinessname@gmail.com)이 포함 된 무료 이메일 주소를 만들 수 있습니다. 귀하의 비즈니스와 분명히 무관 한 개인 이메일 주소를 사용하면 최악의 경우 귀하의 전문성이 손상 될 수 있으며 많은 경우에 심각하게 받아 들여지지 않을 수 있습니다.
2. 메시지를 짧고 달콤하게 유지하십시오.
아주 자세히 설명하는 것은 잘못된 것이 아닙니다. 그것은 명확성을 제공하고 오해를 줄일 수 있습니다. 그러나 전자 메일 메시지가 소설처럼 보이기 시작하면받는 사람의주의를 잃어 버리고 관련 정보와 혼동을 일으킬 수 있습니다. 이를 방지하려면 이메일 당 하나의 주제를 고수하고 더 많은 정보를 포함해야하는 경우 굵게 표시된 하위 제목을 사용하면 가장 중요한 세부 정보가 명확 해집니다.
3. 기술 주제 줄 사용
주제에 따라 전자 메일 메시지를 열어 본 적이 있습니까? 완전히 혼란스럽고 완전히 다른 것을 생각하면 약간 짜증이 났습니까? 이미 작성한 각 이메일을 위의 팁에 따라 하나의 제목으로 제한하고 있으므로 제목 줄에 그 주제뿐 아니라 다른 내용도 반영해야합니다.
이렇게하면받는 사람을 도울 수있을뿐만 아니라 자신의 전자 메일받은 편지함 을 쉽게 관리 할 수 있습니다 .
4. 톤 다운
컴퓨터 화면으로 보호받는 것처럼 느껴질 수 있기 때문에 이메일을 보낼 때 문제가 쉽게 발생하지만 일부 대화는 이메일에서 쉽게 오해 할 수 있습니다. 사실, 당신이 보내고있는 메시지를 부드럽게하는 구두로 의사 소통 단서없이, 모든 이메일은 잘못된 길을 갈 수 있습니다. 의문의 여지가있는 메시지를 보내는 경우에는 보내기 전에 다시 읽으십시오. 여전히 확실하지 않으면 전화를받는 것이 좋습니다.
5. 귀하의 이메일 서명을 유용하게 만드십시오.
전자 메일 서명의 인용문, 판촉 및 뉴스 레터 가입은 일부 상황에서는 효과적 일 수 있지만 해당 항목은 전자 메일 서명을 사용하여 사용 목적에 맞게 절대로 사용해서는 안됩니다. 즉, 연락처 정보를 제공해야합니다. 귀하의 초기 이메일 또는 회신에는 최소한 귀하의 성명, 회사 및 URL이 포함 된 이메일 서명이 포함되어야합니다. 전화 번호, 직함 및 이메일 주소를 다시 써도 상처를주지 않습니다.
6. 철자 및 교정본 확인
철자 검사가 쉽습니다. 모든 메시지를 보내기 전에 전자 메일 클라이언트의 기본 설정으로 확인하십시오.
이메일은 좀 더 비공식적이고 맞춤법 및 문법 오류에 대한 관대가 조금 있지만, 오류가있는 메시지를 보내려면 무서운 것처럼 보입니다. 마지막으로 원하는 것은 전자 메일을 보내려하고 철자 및 문법 검사를 생략 했으므로 나쁜 인상을 남기는 것입니다.
전자 메일은 비즈니스에서 의사 소통의 중요한 방법입니다 (첫 번째 기본 설정이 아닐지라도). 이러한 비즈니스 이메일 모범 사례를 따르면 이메일 커뮤니케이션을 전문적이고 생산적으로 유지하는 데 도움이되며 만드는 인상을 자신있게 할 수 있습니다.