아래의 팁은 의사 소통 기술을 세밀하게 조정할 수 있도록 도와 주므로 중소기업에서 이루어지는 모든 상호 작용에서 효과적으로 의사 소통을함으로써 시간을 절약하고 스트레스를 줄이며 생산성을 높일 수 있습니다.
집중력을 제한하고 들어라.
듣기가 효과적인 의사 소통의 열쇠이지만 항상 쉬운 것은 아닙니다. 더 나은 청취자가되는 한 가지 방법은 대화 중에 산만 함을 제한하여 다른 사람들이 말하는 것을 듣고 흡수하는 것을 어렵게하는 것입니다. 즉, 이메일 클라이언트를 닫거나 전화 걸기를 끄거나 사무실 문을 닫을 수도 있습니다. 이러한 작은 일을함으로써 당신이 말하는 사람이 당신의 모든 관심을 갖도록합니다.
또한 내부주의 산만, 즉 마음 속에있는 모든 일들을 제한하는 것이 중요합니다. 모임이나 대화 중에 여러 가지 주제가있을 때 아이디어를 모두 얻으려고 서두르다가 유혹을 느낄 수는 있지만 혼란을 야기하고 상대방의 의견이 중요하지 않은 것처럼 느끼게 할 수 있습니다.
통신이 양방향 거리라는 것을 천천히 기억하십시오. 양당이 그들의 말을 할 수있게하는주고 받기를 확립하십시오.
반응이 좋다
분쟁이 발생하거나 귀하의 비즈니스, 제품, 서비스 등에 대해 불만을 가진 사람이있을 때 할 수있는 최악의 경우 중 하나는 무시됩니다. 대부분의 경우, 어떤 종류의 응답은 문제를 조사 할 간단한 진술 일지라도 즉시 발행해야합니다.
불행한 당사자에게 다가 가기 전에 필요한 모든 정보를 얻을 때까지 기다리면 결국 불행하게 될뿐만 아니라 화를 내게됩니다. 최대한 신속하게 대응하고 사람들이 자신에게 문제가되는 것이 중요하다고 느끼도록하여 모든 상황에서 의사 소통의 장을 열어 놓으십시오.
올바른 질문을하십시오.
통신의 상당 부분은 필요한 정보를 얻는 데 의존하며, 여러 번 올바른 질문을해야합니다. 자신이 갖고있는 대화의 모든 부분에서 어떤 질문을해야하는지에 대한 단서가 있습니다. 당신은 그 단서를 듣고 제로에 들어가서 필요한 질문을 풀어 낼 질문이 무엇인지 알아낼 수 있어야합니다.
목표를 달성하지 못하고 일반적으로 직장에서 불만을 가진 직원의 경우를 생각해보십시오. 올바른 질문을하지 않으면 개인적인 문제에서부터 도전에 이르기까지 문제의 근원에 도달하지 못할 수도 있습니다.
회의를 최대한 활용하십시오.
회의가 잘 계획되고 철저히 조직되지 않는다면 회의는 시간 낭비 자로 악명이 높습니다. 주최자 인 경우 모든 사람의 시간을 존중하고 최대한 효율적으로 회의를 진행하기 위해해야 할 일은 사전에 일정을 계획하는 것입니다.
그런 다음, 초점 포인트를 요약하고 회의를위한 구조를 설정하는 의제를 준비하는 데 시간을 가지십시오.
다음은 회의가 생산성을 높이는 데 도움이되는 몇 가지 스마트 회의 팁입니다.
- 회의 1-2 일 전에 해당 시간대의 회의 시간을 확인하십시오.
- 회의를 관리하는 회의 중재자를 지정하고 참여자가 일정에 충실하도록하십시오.
- 회의에 참여한 모든 사람들의 의견 및 질문을 장려하십시오.
- 메모를하거나 다른 사람에게 메모를 남기고 회의의 중요한 세부 사항을 캡처하십시오.
통신 방법 결합
대면 또는 음성 통화는 이메일과 함께 자주 발생하는 문제를 해결하는 데 유용합니다. 그러나 관련된 모든 당사자가 같은 페이지에 없다면 더 많은 질문과 혼란을 야기 할 수 있습니다.
대부분의 의사 소통이 전화 나 네트워킹 이벤트를 통해 이루어 지더라도 토론 된 내용, 다음 단계는 무엇이며 누구에게 책임이 있는지 요약하는 요약 전자 메일을 만들 수 있습니다. 더 효과적인 (그리고 혼란스럽지 않은) 순방향 이동 통신을 위해 다른 통신 방법을 결합하는 좋은 방법이 될 수 있습니다.
고객 서비스에 중점을 둡니다.
훌륭한 고객 서비스 는 양방향 커뮤니케이션에 달려 있습니다. 종종 고객과의 갈등이 발생할 때 해결책의 핵심은 문제를 밝히기 위해 의사 소통을하고 해결책이 식별 될 때까지 계속 의사 소통하는 것입니다.
고객과의 장기적인 관계를 유지하는 한 가지 방법은 열린 커뮤니케이션을 유지하는 것입니다. 그것은 당신이 제공하는 제품과 서비스에 대해 어떻게되고 있는지, 어떻게 느끼는지에 대한 정보를 요구하는 것을 의미합니다. 프로젝트가 끝날 때나 일상적인 대화 나 포커스 그룹 또는 공식 설문 조사를 통해 수행 할 수 있습니다.
수신 한 피드백 사용
이미 고객과 소통하고 있다면 공식적인 방법으로 요청하지 않아도 정기적으로 의견을받을 수 있습니다. 귀사의 비즈니스, 제품 및 서비스가 고객 및 잠재 고객에 의해 어떻게 감지되는지에 대한 유용한 정보를 제공하는 금광이 될 수 있습니다. 그러나 효과적이기 위해서는이 데이터를 사용하여 프로세스를 변경하고 개선해야합니다. 한 곳에서받는 피드백을 수집하는 프로세스를 만든 다음 매월 또는 두 달 동안 데이터를 분석하고 개선 사항을 구현 및 추적하기위한 계획을 수립하십시오.
궁극적으로 효과적인 의사 소통은 비즈니스에서 사용하는 가장 중요한 기술 중 하나입니다. 의사 소통 기술에 약간의 조정이 필요할 경우 의사 소통 방법과 의사 소통 결과를 분석 할 시간이 필요합니다. 그런 다음 시간이 지남에 따라 개선 할 수있는 방법에 집중하십시오. 직원, 고객 및 동료와의 관계가 얼마나 잘 변했는지 놀라실 수도 있습니다.