나가는 전화를 더 생산적으로 만들고 시간을 절약하는 방법
그러나 우리가 말하고 싶었던 사람들에게 전화해서 이야기 할 수 있다면, 우리가하고 싶은 말을하고 앞으로 나아갈 수 있을까요?
우리가 얼마나 더 생산적 일 수 있는지 그리고 우리가 다른 일을해야 할 시간이 얼마나되는지 상상해보십시오.
음, 우리는 할 수 있습니다 - 그리고 모든 준비는 미리 약간의 준비입니다.
발신 통화를위한 시간 관리 전화 팁
- 공급 업체 , 일반 고객 또는 계약 업체 이건간에 우리 중 많은 사람들은 동일한 사람들을 반복적으로 호출합니다. 연락처 정보 를 시간을 절약하는 세부 정보로 업데이트 하여 사용하지 못하는 사람들에게 다가 가기 위해 시간을 낭비하지 않아야합니다.
예를 들어, 도착하려는 특정 사람이 매일 오후 1 시부 터 2 시까 지 점심을 먹는 것을 알면이 시간 동안 그녀에게 전화 하느라 시간을 낭비해야합니까? - 전화로 정기적으로 전화하는 사람들의 번호를 프로그램하십시오. 나는 이것을하지 않는 사람들이 놀랐다. 숫자를보고 펀치를 치지 않을 때의 시간이 똑같이 놀라운 것이기 때문에.
- 나가는 전화를 계획하십시오. 전화하기 전에 통화의 주요 목표 와 다루고 싶은 요점을 적어 두십시오. 이것은 당신이 전화를 할 때의 시점을 고수하고 커버하고자하는 모든 것을 커버 할 수있게 해주 며, 통화 중 시간 을 절약 하고 잊어 버렸기 때문에 다시 전화하지 않아도됩니다.
- 연락처 데이터베이스에 입력 된 사람에게 전화하는 경우 전화 를 걸 때 상대방에 대한 모든 정보를 제공하십시오. 데스크톱 컴퓨터, 모바일 장치 또는 Rolodex를 사용하든 관계없이이 기능은 통화 중 큰 도움이됩니다. 또한 고객의 남편 이름과 같은 것을 찾아 볼 필요가 없다면 통화 중에 메모를 작성하여 시간을 절약 할 수 있습니다.
- 물론 통화 중에 메모를하려면 (또는 전화 통화 중 다른 작업을 수행하려는 경우) 좋은 스피커폰 또는 헤드셋이 필수적입니다. 손을 뗄 때 많은 시간을 할애 할 수 있습니다.
- 다른 사람의 자동 응답기 또는 음성 메일에 연결 하는 경우 전화 번호를 두 번주고 전화를 건 이유를 설명하는 전체 메시지를 남겨 두십시오 . 예를 들어, "(전화 번호)의 Susan Ward입니다. 귀하의 프로젝트 견적에 대해 의논하겠습니다. 오늘 오후에 (전화 번호)에 연락 할 수 있습니다."
전화 번호를 두 번 입력하면받는 사람이 메시지를 제대로 읽지 않고 메시지를 재생하지 않고 적어 둘 수 있습니다. - 전화 강요에 굴복하지 마십시오 . 당신이 누군가와 연락하려고 시도하고 있지 않을 때, 아마도 30 분마다 다시 전화하는 것이 유혹입니다! 그러나 적절한 메시지를 보내면 반복되는 메시지를 남기고 (사람의 자동 응답기 나 음성 메일을 채우는 데) 시간을 낭비 할 필요가 없습니다. 다음 영업일과 같이 전화를 걸려는 사람에게 합리적인 시간을 알려주십시오.
- 가능하다면 전화 통화 일정을 정하고 한 번에 모두 함께하십시오. 우리 중 대부분은 멀티 태스킹에 능숙하지 않으며 한 작업에서 다른 작업으로 앞뒤로 뒤집을 때 많은 생산성을 잃어 버립니다. 특정 날짜에 12 건의 전화를 걸면 하나 또는 두 가지를 만드는 것보다 한 시간 안에 모든 전화를 걸고 나서 한 시간에 세 번 더 전화를 걸거나 그 다음 45 분 후에 두 번 더 세 번 전화를하는 것이 더 효율적입니다.
- 가능한 경우 발신 통화를 예약하십시오. 빠른 전화가 아니거나 처음 전화를 걸 때 자신을 소개하고 전화하는 이유를 말한 다음 대화를 나눌 수있는 편리한 시간인지 또는 토론 할 시간을 예약하고 싶은지 물어보십시오. . 그 때 그녀에게 전화 할 것을 준비하십시오. 이것은 현장에서 시간을 절약 할 수있을뿐만 아니라 원래 전화했던 문제에 관해 토론 할 준비가되어 있기 때문에 그 사람에게 다시 전화 할 때 시간을 절약 할 수 있습니다.
- 가능하다면 "주요한 시간"에 발신 전화를하십시오. 연구에 따르면 아침 일찍 사무실에 더 많은 사람들이 있으며 오전 8시에서 11시 사이에 더 많은 사람들이 도달 할 수 있습니다.