많은 호텔들이 회의 및 컨퍼런스 서비스 기능을 홍보하기 위해 Conventionplanit.com 및 sabrehotelrfp.com과 같은 온라인 호텔 RFP (Request for Proposals) 사이트에 의존해 왔습니다. 그들은 또한 자신의 온라인 RFP 양식을 개발했습니다.
그러나 많은 계획가는 제 3 자 검색 엔진을 통해 호텔 RFP를 전송하는 것을 꺼립니다. 많은 기획자는 호텔 및 컨퍼런스 센터에 직접 호텔 입찰 요청을 제출하는 것을 선호합니다.
호텔 RFP에는 어떤 정보가 포함되어 있습니까?
기획자가 호텔 입찰 및 기타 이벤트 요구 사항에 맞는 양식을 개발하는 데 도움이되는 훌륭한 도구는 컨벤션 산업 협의회 (Convention Industry Council)에서 개최되는 이벤트 수락 관행 입니다.
호텔 RFP의 기본 요소는 다음을 포함해야합니다.
- 요청자의 기본 연락처 정보 (이름, 직위, 조직, 주소, 전화 번호, 이메일 등)
- 일정 날짜 (적어도 두 가지 옵션 제공)
- 필요한 룸 블록 (객실의 날짜와 수)
- 회의실 요청 (날짜, 객실 크기, 수량)
- 음식 및 음료 요구 사항
- 접근성 요구 사항
- 배송 및 수령 요구 사항
- 기타 관련 정보
RFP 도구 활용하기
또한 글로벌 비즈니스 여행 협회 (GBTA)는 이벤트 플래너가 고려해야 할 광범위한 호텔 RFP 도구를 회원들에게 제공합니다.
GBTA 호텔 RFP의 요소는 다음과 같습니다.
- 호텔 시설 개요 정보
- RFP 요청자 개요 정보
- 객실 계약 세부 정보
- 호텔의 전체 회의 공간 크기
- 총 회의실 수
- 호텔에서 가장 큰 볼룸 또는 회의실의 크기
- 가장 큰 볼룸 또는 회의실의 천장 높이
- 호텔에 영구 회의실이 설치되어 있습니까?
- 회의실은 몇 명이나됩니까?
- 호텔에는 전용 전시 공간이 있습니까?
- 전시 공간의 크기는 얼마입니까?
- 지역 컨벤션 센터까지의 거리는 얼마입니까?
- 컨벤션 센터 이름은 무엇입니까?
- 음식과 음료에 대한 세금 비율은 얼마입니까?
- 연회 서비스 요금은 얼마입니까?
- 연회 서비스 요금이 과세됩니까?
- 호텔에서 시청각 (A / V) 서비스를 제공합니까?
- 호텔에서 자체 A / V 서비스에 대한 할인을 제공합니까?
- 호텔에서 고객이 외부 A / V 공급 업체를 반입 할 수 있습니까?
- 얼마나 많은 회의실에 무선 초고속 인터넷이 포함되어 있습니까?
- 회의실에는 화상 회의가 어떻게 포함될 수 있습니까?
- 자체 A / V 공급 업체 사용료가 있습니까?
- 호텔에서 지불을 위해 기업의 "회의 카드"를 수령합니까?
- 호텔에서 회의 패키지 요금을 제공합니까?
또한 호스팅하는 이벤트 유형을 호텔 판매와 공유하는 것이 도움이됩니다. 이것은 회의에있을 수있는 목표에 대한 통찰력을 제공합니다.
호텔과 협력하는 데 대한 좋은 소식은 비슷한 이벤트를 함께 할 때 가장 많이 경험해야하며 훌륭한 판매 또는 케이터링 매니저가 이벤트 플래너가 목표를 달성하는 데 도움이되는 방법에 대해 더 자세한 정보를 공유 할 수 있다는 것입니다.