많은 기업에서, 미지급금 부서는 문제가 발생하지 않는 한 많은 관심을받지 못합니다. 그러나 잘 운영되는 채무 부서로부터 많은 것을 얻을 수 있습니다. 반대로, 단지 절뚝 거리는 것에서 오는 많은 문제가 있습니다. 이 부서는 종종 비즈니스의 현금 흐름 에 막대한 영향을 미치며 공급 업체와의 지불 계약을 활용하여 얻거나 잃을 수있는 기회가 있습니다.
잘 실행되는 미수금 부서는 대량 할인 및 조기 지불 할인 혜택을 누릴 수있을뿐 아니라 다른 비용 및 투자를 위해 가장 많은 현금을 비즈니스에 제공 할 수있는 최선의 방법을 결정할 수 있어야합니다. 이 부서는 공급 업체가 계약 및 계약을 기반으로 의무를 이행 하도록 보장 할 수 있어야하므로 대량 또는 품질 표준이 충족되지 않으면 문제가 해결되고 적절한 시정 조치가 취해집니다.
공통 계정 채무 문제
비용을 절감하고 현금을 확보 할 수있는 많은 기회가 있지만 이러한 목표를 달성하려고 할 때 기업이 직면하는 많은 장애물이 있습니다. Canon의 2014 년 IMF (Accountable Payable Optimization) 연구는 종이 처리가 많은 조직에서 가장 큰 문제의 원인 중 하나였으며 종이 청구가 가장 큰 문제가되는 데 걸리는 시간을 보았습니다.
다른 주요 관심사는 다음과 같습니다.
- 결제가 제 시간에 이루어 지도록 보장
- 송장 승인 프로세스 간소화
- 공급 업체와 최상의 지불 조건을 얻고 양쪽 모두의 의무가 충족되도록합니다.
- 다양한 공급 업체 회계 및 인보이스 발행 시스템 다루기
- 데이터 및 트랜잭션의 보안 기록 및 검증
나열된 문제 중 많은 부분이 종이 인보이스에 의존하여 악화되거나 생성됩니다. 잃어버린 서류 작업은 많은 조직에서 빈번한 문제로 늦거나 지불하지 못하게됩니다. 또한 많은 기업들이 서류 업무에 대한 디지털화에 관심을 가지고 있지만 대부분의 공급 업체는 여전히 우편 종이 청구서를 보내거나 팩스로 보내고 있습니다.
대부분의 중소기업은 자체 채무 서류를 처리하며 대부분이 수동으로 처리됩니다. 대부분의 공급 업체는 전자 청구로 전환 한 공급 업체가 거의 없으므로 수동으로 데이터를 입력하고 문서의 디지털 사본을 만드는 데 많은 인력을 투입하고 있습니다.
종이 문서를 사용하면 사본을 작성하여 검토를 위해 해당 관리 위원에게 전달해야하기 때문에 인보이스 승인 프로세스가 종종 느려집니다. 서류가 디지털 형식으로 쉽게 접근 할 수 없거나 이용할 수없는 경우, 데이터를 분석하고 최상의 지불 계약이 성립되고 의무가 충족되는지 확인하는 것은 어려운 일입니다. 기업이 필요할 때 지불 할 수 없으면 시간과 조기 지불 할인 계약이 쉽게 손실 될 수 있으므로 서류 관련 문제는 많은 비용이 소요될 수 있습니다.
개선 및 최적화
지급 계정 부서의 적절한 운영과 관련된 여러 가지 문제가 동일한 근본 원인에서 비롯 되었기 때문에 조직이 여러 가지 문제를 동시에 처리 할 수있는 조정 사항이 있습니다. 기업이 채무 부서 프로세스를 간소화 할 수있는 가장 효과적인 세 가지 방법은 다음과 같습니다.
- 문서 문자를 디지털화하기 위해 객체 문자 인식 사용
- 공급 업체가 액세스 할 수있는 온라인 포털 활용
- 관리 워크 플로 만들기
OCR
많은 기업들이 정기적으로 스캐너를 활용하여 서류 작업의 디지털 사본을 작성하지만, 일반적으로 컴퓨터에 저장된 문서 이미지 만 작성하면됩니다. 즉, 여전히 정보를 데이터베이스에 수동으로 입력해야하므로 레코드 손실은 문제가되지 않지만 여전히 많은 시간이 걸립니다.
객체 문자 인식 또는 OCR은 문서를 스캔하고 문서에서 데이터를 검색하는 작업을 포함합니다. 이 데이터는 데이터베이스 또는 스프레드 시트에 자동으로 추가 될 수 있습니다. OCR 프로세스는 수동 데이터 입력 오류 문제를 줄이고 서류가 접수되는 즉시 정보를 입력하도록합니다. OCR은 직원이 이미지 파일을 만들기 위해 문서를 스캔하는 데 거의 같은 시간이 걸리며 일반적으로 추가 단계가 필요하지 않습니다. 가트너 (Gartner)에는 직원이 직접 참여하지 않고도 인보이스 중 80 % 이상을 게시 할 수있는 조직이 있습니다.
공급 업체 포털
중앙화 된 시스템에 송장 및 데이터를 입력하는 프로세스를 간소화하면 비즈니스 포탈과 온라인 공급 업체가 주문을 추적하고 청구서를보고 지불시기를 확인할 수있는 온라인 포털을 만들거나 활용할 수 있습니다. 이 데이터를 조직의 여러 개인이 사용할 수있게하면 채무 부서가 적절한 감독을받을 수 있으며 인보이스 승인에 소요되는 시간을 단축하는 데 도움이됩니다. 공급 업체가 포털에 액세스하도록 허용하면 이러한 비즈니스는 송장 제출 및 지불 추적을 비롯하여 수령 한 보급품이나 인보이스 발행 관련 문제를 인식 할 수 있습니다.
워크 플로 및 프로세스 구축
그러나 조직이 데이터 관리 노력을 처리하기로 결정한 경우 계정 및 지불 관리를위한 적절한 프로세스가 마련되어 있어야합니다. 이를 통해 기업은 업무가 원활하게 진행되고 오류가 있거나 지연 될 경우 대안을 찾아 낼 수 있습니다. Deloitte에 따르면이 프로세스는 송장을 수령 할 때 지불 부서가 수행하는 업무, 데이터가 입력되고 공유되는 방법 및 승인 된 송장 승인 프로세스가 무엇인지를 상세하게 설명해야합니다. 또한 다양한 유형의 공급자에게 지불하는 최선의 방법을 결정하기위한 지침이 있어야합니다.
많은 공급 업체가 30 일 또는 90 일 이내에 지불 할인을 제공하지만 그렇게하면 조직의 현금 흐름을 저해하는 경우 할인 할만한 가치가 없을 수 있습니다. 회사와 공급 업체가 모두 계약 또는 계약 처방을 충족하고 있는지 확인하는 방법이 필요합니다. 이러한 문제를 처리하기위한 워크 플로를 수립하면 조직에서 올바른 선택을 할 수 있습니다.
공급 업체가 제 시간에 충분한 양 또는 적절한 재고를 제공하지 않으면 회사는 이러한 문제가 해결 될 때까지 인보이스를 지불하기를 원하지 않을 수 있습니다. 워크 플로는 이러한 문제가 발생할 때 수행해야 할 작업을 결정하는 데 중요 할 수 있습니다. 또한 공급 업체에 대한 지불은 할인을 잃지 않거나 연체료에 대한 벌금을 부과하지 않도록 적시에 완료해야합니다. 사안이 변경됨에 따라 각 공급 업체 계약을 문서화하고 업데이트해야하며 프로세스는 각 계정이 적절하게 처리되도록해야합니다.
워크 플로를 만드는 것도 회사를 도울 수 있습니다.
아웃소싱
기록을 디지털화하고, OCR을 구현하고, 공급 업체가 액세스 할 수있는 포털을 사용하는 것은 중소기업에 필요한 것이 아닐 수도 있지만 기업은 비용으로 인해 비즈니스가 비즈니스를 활용하지 못할 것이라고 가정해서는 안됩니다. 전자 시스템을 설치하고 유지하는 비용은 많은 중소 규모 조직에서 금지 될 수 있지만 사내에서 그렇게하는 것은 종종 필요하지 않습니다. 조직에서 이러한 작업을 아웃소싱 할 수있는 다양한 타사 제공 업체가 있습니다. 조직에서는 OCR 프로세스 설정에서부터 공급 업체 계약 분석을위한 워크 플로를 만드는 데 도움을주기 위해 아웃소싱 지원을받을 수 있습니다.
조직 에서는 다양한 IT 시스템 을 자체적으로 구현하는 데 드는 비용을 감당할 수 없지만 제 3 자 처리를 사용하면 대개 매우 저렴합니다. 기업은 외부 시스템을 개발하기 위해 외부 시스템을 사용하는 비용을 잠재적 인 저축 및 현금 확보의 가치와 비교할 필요가 있지만 아웃소싱을 사용하면 일반적으로 비용이 많이 드는 기술 및 시스템을 활용할 수 있습니다.
- 새 주문마다 구매 주문 이 생성되었는지 확인하십시오.
- 인보이스가받은 제품과 일치하는지 확인하고 계약서를 준수하십시오.
- 지불이 이루어지고, 제 시간에 이루어지며, 중복되지 않았는지 확인하기 위해 기록을 확인하십시오.
- 수수료를 줄이기 위해 전자 송금 (EFT) 또는 신용 카드를 통한 송장 지불 방법을 결정하십시오.