사무실 휴가 : 직원, 고객 및 공급 업체에 알립니다.
회사의 주요 이해 관계자에게 최소 2 ~ 4 주 전에 미리 알리십시오. 직원들은 월급에서 인서트를 사용하여 통보 / 알림을받을 수 있습니다. 고객은 웹 사이트 및 전화 시스템의 자동 전화 교환 메시지 를 통해 통보받을 수 있습니다. 공급 업체 (특히 반복되는 납기 일정이있는 업체)는 전자 메일 또는 일반 우편으로 통보받을 수 있습니다.
보안 담당자 / 서비스에 통지
마감일을 알려주는 보안 요원 또는 보안 서비스에 메모를 보냅니다. 긴급 연락처 목록에 중요한 직원 전화 번호가 있는지 확인하십시오.
자동 교환 원 인사말 변경
사무실이 닫힌 것을 반영하도록 전화 시스템에서 자동 전화 교환 인사말 을 예약하십시오. 사무실이 다시 열릴 때도 명시해야합니다. 응급 서비스 (예 : 난방 및 냉방, 배관 등)를 제공 하는 경우 종료하는 동안 발신자에게 자동 응답 서비스 또는 휴대 전화 연결 방법을 알려줘야합니다.
전화 응답 서비스
응답 서비스를 사용하는 경우 사무실이 종료 될 날짜를 알려주고 통화중인 직원 전화 번호로 연락처 목록이 최신인지 확인하십시오.
음성 메일 인사말 변경 및 자동 회신 전자 메일 만들기
전화 시스템에서 외부 전화가 직원의 책상에 직접 울리도록 허용하는 경우 발신자가 사무실에 없다는 것을 발신자가 알 수 있도록 임시 또는 "부재 중" 음성 메일 인사말을 사용해야합니다.
직원은 휴가를 위해 사무실을 닫은 상태에서 즉각적인 도움이 필요하면 다시 방문 할 때 무엇을해야 하는지를 발신자에게 알려야합니다. 또한 부재 중 이메일 자동 회신 을 만들어야합니다.
서모 스탯 줄이기
컴퓨터를 종료하는 동안 사무실 온도 조절기를 다시 설정 (또는 다시 프로그래밍)하여 에너지와 비용을 절약하십시오.
서버 백업
중요한 컴퓨터와 서버가있는 경우 종료 전후에 백업주기가 제대로 실행되는지 확인하십시오. 휴일 종료가 끝나기를 기다리는 대신 초기 백업을 위해 오프 사이트 백업을 예약하여 재해에 대한 노출을 줄이십시오.
사무용품 끄기
- 책상 조명
- 복사기
- 계산기
- 천장 조명
- 파쇄기
컴퓨터 및 주변 장치 끄기
- 컴퓨터
- 감시 장치
- 스캐너
- 인쇄기
끄지 마라.
- 팩스 기계
- 전화 시스템
- 서버 컴퓨터
- 열대어 탱크 용 히터 / 라이트