휴가를 위해 출발하기 전에해야 할 일
휴일 전에 사무실을 준비하려면주의 깊은 준비가 필요합니다. 적절한 메시징을 통해 고객, 공급 업체 및 직원이 시스템 종료를 계획 할 수 있으므로 휴식 전후에 많은 분노한 불만 사항을 처리 할 필요가 없습니다. 평온한 휴가와 충분한 휴식을 취해야합니다.
다음은 간단한 휴일 체크리스트입니다. 휴가 메시지를 설정하고 자동 온도 조절 장치를 재설정하는 것으로부터 휴가가 원활하고 수익성있게 마감됩니다.
01 - 직원, 고객 및 공급 업체에 알립니다.
웹 사이트 및 전화 시스템의 자동 전화 교환 메시지를 통해 고객에게 알릴 수 있습니다.
공급 업체 (특히 반복되는 납기 일정이있는 업체)는 전자 메일, 전화 또는 일반 우편으로 통보해야합니다.
02 - 보안 요원 또는 서비스에 통보
다가오는 마감 날짜에 대해 보안 요원 또는 보안 서비스에 알려주십시오. 보안 담당자가 귀하와 귀하의 핵심 직원을 위해 전화 번호를 포함한 연락처 정보가 포함 된 업데이트 된 긴급 연락처 목록을 가지고 있는지 확인하십시오. 그들은 업무용으로 사무실을 폐쇄 할 때 보안 문제가 발생할 경우 누구에게 연락해야하는지 알 수 있어야하며, 업무 중에는 건물에있을 수있는 권한이있는 사람을 알아야합니다.
03 - 자동화 된 교환 원 인사말 변경
마감 1 ~ 2 주 전에 전화 시스템에 자동 응답 전화 인사말 을 녹음하여 오피스가 장기간 폐쇄 될 것이라고 설명합니다. 마감 날짜와 재개 예정일을 포함하십시오. 퇴근하기 직전에 돌아 왔을 때, 그리고 적절한 경우 발신자가 부재 중 언제라도 문의해야하는 경우에 강조하는 두 번째 자동 인사말을 녹음하십시오.
난방 및 냉방, 배관 또는 기타 필수 고객 서비스와 같은 응급 서비스를 제공하는 경우 응급 상황 발생시 발신자에게 자동 응답 서비스 나 휴대 전화 연결 방법을 알려주십시오.
04 - 응답 서비스에 알림
사무실이 폐쇄 될 날짜를 응답 서비스 에 알리고 전화를 걸 직원의 전화 번호로 연락 목록을 업데이트하십시오. 특정 상황에서 연락 할 담당자를 알도록하십시오. 예를 들어 배달 문제가 발생할 경우 최상위 관리자에게 경고를 보내지 않으려 고합니다.
05 - 음성 메일 인사말 변경
전화 시스템이 직원들이 책상에서 외부 통화를 수신하도록 허용하는 경우 발신자에게 마감에 대한 필수 세부 정보를 제공하는 "휴무 중 휴일"메시지 또는 "부재 중"음성 메일 인사말을 녹음하도록 지시합니다. 직원은 사무실로 돌아갈 때 발신자에게 알리고 사무실이 닫혀있을 때 즉각적인 도움이 필요할 경우 어떻게해야하는지 알려야합니다. 대부분의 경우 직원이 개인 연락처 정보를 제공하지 않기를 원합니다.
06 - 서모 스탯 줄이기, 사무 기기 끄기
종료하는 동안 사무실 온도 조절 장치를 설정하거나 다시 프로그래밍하여 에너지와 비용을 절약하십시오. 당신은 당신이 얻을 수있는 비용 절감에 놀랄 것이고, 그것은 좋은 홍보 기회 일 수 있습니다; 귀하의 회사가 자원 보존에 전념하고 있음을 보여줍니다.
또한 책상 조명, 복사기, 프린터 및 컴퓨터와 같은 중요하지 않은 모든 사무용품을 끄면 에너지와 비용을 절약 할 수 있습니다.
07 - 백업 서버
컴퓨터와 서버가있는 경우 종료 전후에 백업주기가 제대로 실행되는지 확인하십시오. 비즈니스가 재개되기를 기다리는 대신 초기 백업을 위해 오프 사이트 백업을 예약하여 재해에 대한 노출을 줄이십시오. 문제가 발생했을 때 누구에게 연락해야하는지 명확하게 알고 싶으므로 응답 서비스에 정확하게 정보가 제공되는지 확인하십시오.
08 - 끄지 마라.
다음과 같이 차단하지 않아야하는 사무실 장비가 있습니다.
- 팩스 기계
- 전화 시스템
- 서버 및 백업 시스템
- 냉동 장치
- 보안 시스템