행사 및 회의 기획자 는 회의, 인센티브 여행 및 그들이 조직하는 기타 프로그램을위한 공식 초대장 및 자료에 기고하거나 기고해야합니다. 그것은 압도적 인 임무처럼 보이지는 않지만 적절한 안내 에티켓을 따르고 손님들에게 중요한 세부 사항을 놓치지 않도록 특정 단계를 따르는 것이 중요합니다.
방법은 다음과 같습니다.
이벤트 테마를 만듭니다. 공식 초대장 편지와 자료를 작성하기 전에 기획자는 그들이 프로그램에 대한 유혹적인 주제가 있는지 확인해야합니다. 다음 질문은 브레인 스토밍 과정을 시작하는 데 도움이 될 것입니다. 교육 컨퍼런스, 세미나 또는 인센티브 여행입니까? 어디에서 개최되고 있습니까? 해당 목적지 또는 장소에 대해 고유 한 점은 무엇입니까? 이벤트의 대략적인 일정은 무엇입니까? 프로그램의 목표는 무엇입니까? 왜 참석자는 참석하고 싶습니까? 이 질문은 훌륭한 이벤트 테마를 수립하는데 도움이 될 것입니다.
전자 초대장을 만드십시오. RSVP 과정에서 수집해야하는 중요한 이벤트 물류의 양 : 이름, 연락처 정보,식이 요구 사항, 장애 접근, 교통 요구 사항 등의 이유로 주요 공식 행사를위한 많은 공식 초대장 및 자료가 온라인 등록 시스템 으로 이전되었습니다. 프로그램 세부 정보, 활동 정보 등. 참고 : 덜 복잡한 이벤트는 이벤트 세부 정보 및 회신 요청을 전달하기 위해 전자 메일로 보낸 단일 웹 페이지 또는 그래픽 디자인 이미지를 사용할 수 있습니다.
인쇄 된 초대장을 만드십시오. 프로그램이나 행사의 성격에 따라 초청 에티켓은 공식 초대장과 메모를 써야 자신의 존재를 소중하게 생각한다는 것을 알 수 있습니다. 이것은 이벤트 자료와는 다릅니다. 호스트 및 그 / 그녀의 직책, 이벤트 주제, 날짜 및 / 또는 시간, 회신 요청을 포함하여 귀빈에게 귀중한 정보를 제공하는 간단한 초대 카드를 고려하십시오.
정식 이벤트 초대장 작성. 전자 초청의 일환으로 프로그램 및 이벤트에 대한 상위 수준의 정보를 설명해야합니다. 예를 들어 인센티브 여행 또는 다 일간 회의 인 경우 목적지, 주요 호텔 / 회의장, 주제, 스피커 (바이오스 포함), 일정, 활동, 물류 및 세부 정보를 포함해야합니다. 등록에 관하여. 초대장 및 자료는 손님에게 참석할 이유를 제공해야하며 항상 클릭 유도 문안을 포함해야합니다.
초청 에티켓은 목적지 / 장소 개요로 시작됩니다. 정식 초청장 및 자료를 작성할 때 아무도 프로그램을 주최하고있는 장소를 방문한 적이 없다고 가정하는 것이 가장 안전합니다. 즉, 프로그램이 개최되는 목적지 및 / 또는 호텔 / 시설 / 장소에 대한 간략한 개요를 작성해야합니다. 다중 일 이벤트를 계획하고 있다면이 정보를 가능한 한 높은 수준으로 유지하십시오. 그러나 손님에게 장소에 대한 고유 한 통찰력을 제공 할 수있는 충분한 정보가 있는지, 왜 그 장소에서 시간을 투자해야하는지.
초청 에티켓에는 일정표가 필요합니다. 인센티브 프로그램과 같은 여러 날 행사를 계획하는 경우 초대장 자료에는 최대한 많은 세부 사항이 포함되어 있어야 손님이 자신과의 시간을 적절하게 계획 할 수 있습니다. 귀하의 초청장에는 도착 방법 및 시간, 비즈니스 미팅 및 활동 (및 활동 선택), 식사 및 출발 정보에 대한 정보가 포함되어야합니다.
초청 에티켓에는 활동 설명이 필요합니다. 공식 초청장 및 서신을 작성할 때 손님이 자신의 관심 분야에 맞는 것을 더 잘 결정할 수 있도록 다양한 활동에 대한 개요를 제공하십시오. 골프 프로그램이 1/2 일 또는 하루 종일 행사입니까? 저 강 급류의 "계급"은 무엇입니까? 당신이 행사를 주최하고있는 해발 고도는 얼마이며, 산악 자전거 프로그램이 당신을 얼마나 높이 줄 것입니까? 페인팅 수업 시간은 얼마이며 무엇을 배울 것인가?
초청 에티켓에는 물류 관련 정보가 필요합니다. 다시 말하면, 다중 일간 프로그램을 진행하고 있다고 가정 할 때, 손님은 다음 각 항목에 대한 세부 사항을 제공 받아야합니다.
- 항공편 예약
- 이벤트 등록
- 객실 예약
- 공항 교통편
- 드레스 코드
- 날씨
- 체크인 절차
- 비 상환 가능한 품목
- 호스트 직원 연락처
최종 행사 일정을 수립하십시오. 이것은 초기 초대장 자료와 다르게 보일 것입니다. 그러나 도착시 또는 행사에 참석하기 직전에 초대 손님에게 제공되어야합니다. 언제 어디서 일정이 정해지는 지 한 시간 씩 (시간을 합치는 것이 좋습니다) 개요를 포함해야합니다. 동시에 여러 교육 트랙을 예약 한 경우 그룹에서 해당 트랙을 요약하면 참석자가 언제 어디서 어떤 일정의 주제가 예약되는지 알 수 있습니다.
이벤트 환영 편지를 작성하십시오. 많은 기획자들은 환영 편지에 포함시키지 말아야 할 정보에 대해 고심합니다. 가장 좋은 조언은 환영 메시지를 간단하게 유지하고 손님들에게 그들이 환영 받고 감사하다는 것을 알리는 것입니다. 초청 에티켓은 편지가 행사의 공식 호스트에 의해 서명되어야한다고 제안합니다.
가장 간과 된 이벤트 초대 항목 중 하나는 출발 통지입니다. 환영 편지와 도착 선물의 일부로 손님이 출발하는 방법에 대한 세부 정보를 첨부하는 것이 중요합니다.
메뉴 카드를 만듭니다. 아침 식사, 점심 식사 또는 저녁 식사를 계획하든 손님은 항상 식사 과정의 메뉴 항목을 설명하는 메뉴 카드를 보게되어 매우 좋습니다. 테이블에서 다른 사람들과 모임을 가질 때 이야기 할 내용을 알려주고 대기 직원이 손님의 메뉴 선택을 신속하게 얻을 수있게하여 일정을 계속 유지할 수 있도록합니다. 참고 : 테마 디저트와 같은 독창적 인 엔터테인먼트와 같이 식사 중에 특별한 놀라움을 계획하고 있다면 특수 효과를 향상시키기 위해 메뉴 카드에서 해당 항목을 지우는 것이 좋습니다.
감사 선물 노트 카드를 만듭니다. 도착 선물이든 베개 선물이든, 모든 감사 선물에는 기프트 카드가 있어야합니다. "감사합니다"메시지를 강화하고 손님들에게 특별한 특별한 느낌을 줄 수있는 기회입니다. 이벤트 자체의 테마를 반영하는 문구와 메시지를 통합하는 것이 좋습니다.
개별 출발 통지를 작성하십시오.
출발 전날 항공편 번호와 출발 시간을 포함하여 출발 시각을 상기시키는 객실로 안내문을 배달하십시오. 물류 스케줄링 중에 간과되었을 수있는 모든 최종 오류를 수정할 수있는 기회를 제공합니다.
팁 :
- 훌륭한 그래픽 디자이너와 온라인 등록 프로세스가 있는지 확인하십시오. 오늘날에도 여전히 많은 온라인 이벤트 등록 시스템이 존재하지만 많은 사용자 정의가 필요하거나 제 3 자 시스템 사용은 여전히 초대 당 비싼 것으로 간주됩니다. 그래서 많은 기획자들이 자국의 도구와 자원에 의존하고 있습니다.
- 멋진 문구 가게를 찾아보십시오. 조직이 점점 더 전자 형식의 커뮤니케이션을 사용하고 있지만 인쇄 된 초대 및 이벤트 자료가 제공하는 영향을 대체하지는 못합니다. 이벤트 테마를 보완하고 더 많은 관심과 드라마를 만들기 위해 종이 스타일과 크기를 다양하게하는 편지지를 찾아보십시오. 손님들은 그 노력을 알아 차릴 것입니다.
- 템플릿을 만들고 거기에서 복제하십시오. 기획자는 템플릿 초대장 문자 및 자료를 작성하고 이전 프로그램 및 이벤트의 템플릿에서 새 이벤트를 간단히 업데이트해야합니다. 물론, 새로운 편지지, 그래픽, 텍스트 등을 선택하여 사용해야하므로 매번 일정한 양의 사용자 정의가 필요합니다.