효과적인 매출 채권 관리 전략 수립은 성공적인 비즈니스를 운영하는 데있어 중요한 부분입니다. 그럼에도 불구하고, 우리는 일상적인 방법으로 상황에 접근하지 못하는 중소기업을 다루고 있으며, 그 중소 기업은 상황이 악화되고 있습니다. 미수금 프로세스를 개선하고 최적화하면 테이블에 많은 이점이 있으며 AR 자체에만 적용되는 것은 아닙니다. 능률적이고 효율적인 AR 프로세스는 또한 마케팅, 영업, 고객 서비스 및 전반적인 운영에 긍정적 인 영향을 미칩니다.
따라서, 그것을 향상시키는 데 시간과 노력을 기울일만한 가치가 있습니다.
미수금 최적화가 중요한 이유
많은 비즈니스 소유자와 마찬가지로 고객의 미수금 프로세스를 적극적으로 최적화함으로써 얻을 수있는 혜택을 즉시 보지 못할 수도 있습니다. 그러나 위에서 언급했듯이 그렇게하면 비즈니스의 여러 측면이 크게 향상 될 수 있습니다. 기존 자본이 낭비되는 것을 막아 유동성을 증가시킵니다. 결국 기업은 빚을 줄이고, 비용을 절감하며, 성장을 지원하고, 많은 경우 경쟁을 능가 할 수 있습니다.
미수금 프로세스를 최적화하는 데 중요한 부분은 프로세스를 일찍 시작하는 것에 대해 지속적으로해야한다는 것입니다. 너무 자주, 기업들은 매출 채권을 후순위로 간주하기 위해 판매를하기 위해 너무 열중하고 있습니다. 프로세스를 일찍 시작한다는 것은 고객 관계의 초기 단계에서 지불 조건과 같은 것을 논의하는 것을 의미합니다. 프로세스 초기에 전자 지불을 통해 신규 고객을 확보하는 것이 사전 대책을 취하는 또 다른 예입니다.
다른 일을하기 전에 가능한 한 초기 단계에서 미수금을 우선 처리하도록 회사에 맡기십시오.
일반 매출 채무 상응하는 함정
사업주는 종종 미수금을 후부 버너로 밀어냅니다. 그러나 AR이 제대로 수행되지 않으면 비즈니스에 여러 가지 문제가 발생합니다.
비정규 고객에 대한 크레딧 확대에서부터 적시에 마감 기한으로 후속 조치를 취하지 못함에 이르기까지 빈약 한 AR 사례는 비즈니스에서 시간, 비용 및 생산성을 낭비합니다. 그들은 종종 기업 운영의 거의 모든 측면에 영향을 미치는 파급 효과를냅니다. 최악의 부분은 많은 문제를 쉽게 피할 수 있다는 것입니다.
다른 일반적인 AR 관련 문제로는 부적절한 현금 지불의 적용 및 할당, 청구서 및 청구서의 정확성에주의를 기울이지 않는 것, 잠재적 인 문제에 대해 보고서를 생성하고 올바르게 사용하지 않는 것 등이 있습니다. 이 중 하나와 다른 실수로 인해 매우 성공적이고 수익성있는 비즈니스에서도 광범위한 문제가 발생할 수 있으므로 최대한 빨리 수정해야 할 가치가 있습니다.
개선 된 채권 처리를위한이 5 가지 활동 최적화
미수금 프로세스 최적화는 처음부터 매우 어려운 것처럼 보입니다. 그러나 상황에 체계적인 접근 방식을 취함으로써 상당히 빠르고 획기적으로 개선 될 수있는 변경 사항을 구현할 수 있습니다. 귀하의 편의를 위해 적절히 최적화 된 경우 미수금 프로세스의 전반적인 기능을 대폭 향상시키고 비즈니스 전반에 걸쳐 많은 흥미로운 혜택을 창출 할 수있는 다섯 가지 활동을 확인했습니다.
- 정확한 고객 데이터 유지 - 마스터 데이터 프로세스를 중앙 집중화하여 고객 계정 및 정보의 정확성이 효과적인 매출 채권 처리 프로세스를 수립하고 유지 관리하는 데 중요합니다. 예를 들어, 부정확 한 주소로 인해 잘못된 장소로 송장을 발송할 수 있으며 이로 인해 연체료가 발생합니다. 비정상적이거나 부적절한 지불 조건, 신용 한도, 할인 등과 같은 예외 사항을 확인하기 위해 고객 계정을 일관되게 감사해야합니다. 고객 데이터에 대한 변경 사항을 적절하게 문서화해야하며 권한이없는 사용자가 데이터에 액세스하거나 편집 할 수 없도록 제어해야합니다.
- 명확하고 간결한 신용 승인 프로세스 수립 - 영업을 증진시키기 위해 기업이 신용 상태 를 악용하는 경우가 너무 많습니다. 물론 이것은 궁극적으로 회사에 재앙이 될 수있는 악순환을 야기합니다. 신용 연장은 매우 좋은 일일 수 있지만 그렇게하기위한 분명한 절차가 수립되어야합니다. 신용 한도를 평가하고 재정의하는시기와 방법, 보류 된 계정을 보유 할시기 및 신청 절차가 어떻게 수행되는지에 관한 명확한 지침이 포함되어야합니다. 상황이 바뀌므로 신용 승인 절차에 대한 정기적 인 검토가 수행되어야합니다.
- 효율적인 청구 프로세스 수립 - 고객의 청구 및 송장 처리는 효과적이기 위해 정확하고 능률적이어야합니다. 가격 책정, 측정 단위 등의 오류는 심각한 혼란을 야기 할 수 있습니다. 또한 송장을 적시에 작성하여 보내야하며 송장 작성 방법이 일관되고 정의되어야합니다. 청구 및 인보이스를 개선하는 한 가지 방법은 가능한 한 최대한 자동화하는 것입니다. 따라서 여기 기술에 의존하는 것을 두려워하지 마십시오. 예외 보고서를 사용하여 문제가있는 계정을 찾아냅니다. 가능한 경우 고객 포털을 설정하여 일부 작업을 고객에게 전달하면서 자율성을 부여하십시오.
- Hash Cash 신청 절차 - 도착하면 지불이 올바르게 적용되어야합니다. 그들은 올바른 고객과 적절한 송장에 적용되어야합니다. 그렇지 않으면 분쟁이나 문제가 나중에 발생하면 초기 문제에 대해 제로 인하려는 것은 매우 어려울 것입니다. 지불은 또한 주어진 순간에 어떤 계정이 현재이고 만기가 지난지를 알 수 있도록 신속하게 적용되어야합니다. 프로세스를 최적화하는 한 가지 가능한 방법은 단순화를 위해 제한된 수의 지불 옵션을 제공하는 것입니다. 마감일 전 즉시 기고 항목을 게시하십시오. 가능하면 어디로 가야하는지 알아낼 때까지 현금을 계좌에 투기하지 마십시오.
- 수금 프로세스 최적화 - 수취 계정을 적절하게 최적화하면시기 적절하고 효과적인 방식으로 지불금을 훨씬 쉽게 수금 할 수 있습니다. 예를 들어, 지불이 적절하게 적용될 때 어떤 계좌가 부도가 날 가능성이 있는지 쉽게 판단 할 수 있습니다. 수집 노력은 일관되고 체계적이어야합니다. 지불 계획을 협상하기위한 명확하게 정의 된 프로세스는 회사의 전반적인 목표와 부합하는지 확인하기 위해 수립되어야합니다. 수동 입력으로 인한 오류 위험을 줄이기 위해 가능한 한 프로세스를 자동화해야합니다.
채권 프로세스 개선을위한 8 가지 베스트 프랙티스
American Productivity and Quality Center (APQC)는 Open Standards라는 일련의 표준을 수립했습니다. 미수금 처리에 대한 모범 사례를 설명하고 AR 프로세스를 개선하기 위해 노력할 때 귀중한 것으로 입증되어야합니다. 우리는 귀하의 편의를 위해 APQC 공개 표준에서 8 가지 가장 중요한 사항을 요약했습니다 :
- 지불금 수령 장애물 제거 - 예를 들어, 고객을 조사하여 어떤 지불 방법이 고객에게 가장 적합한 지 알아보십시오. 거기에서 고객이 제 시간에 인보이스를 쉽게 지불 할 수 있도록 다양한 지불 옵션을 제공하는 것을 고려해보십시오.
- 신용 관리 우선 순위 설정 - 판매를 막기 위해 신용을 넓혀서는 안됩니다. 이 전략은 장기적으로 역효과를 일으키며 신용 관리 프로세스가 열악한 상황에서 발생할 수있는 많은 잠재적 문제의 한 예일뿐입니다.
- 정기적으로 미수금 계산 - 미수금 상태를 모니터링하고 평가하기위한 특정 일정을 수립하십시오. 이상적으로는 최소한 일주일에 한 번해야합니다. 오류를 빨리 발견할수록 문제를 바로 잡을 수 있고 문제가 될 가능성이 적습니다.
- 계약 기간 단축 고려 - 모든 고객은 30 일 기준으로 지불해야한다는 법은 없습니다. 종종 더 짧은 지불 조건을 사용하면 느린 지불 고객이 적어도 조금 더 지불해야하므로 고려해 볼 가치가 있습니다.
- 청구 분쟁 해결 프로세스 만들기 - 청구 분쟁 처리를위한 특정 프로세스를 수립하십시오. 이렇게하면 프로세스가 합리화 될뿐 아니라 전반적인 고객 만족도가 향상됩니다. 팀에서 분쟁 발생시 취해야 할 조치를 정확하게 알 수 있기 때문입니다.
- 자동화 - 가능한 한 많은 미수금 프로세스를 자동화하기 위해 다양한 유형의 소프트웨어 및 기타 기술 형태를 조사하십시오. 인간 요소를 제거 할 수있는 것 이상으로, 전체 프로세스가보다 정확하고 신뢰할 수 있습니다. 많은 프로그램이 비용이 많이 들지만 오류가 적고 많은 경우 직원 생산성이 향상되므로 ROI는 상당합니다.
- 능동적 인 소장 절차 수립 - 명확하고 간결한 소장 전략을 수립함으로써 소장 업무를 최우선 과제로 삼고이를 집행합니다. 이상적으로 조기에 개입하는 것이 목표입니다. 계정이 연체 기한 칼럼에 들어가면 팀이 그 모든 것을 처리하고 무엇을해야하는지 알 것입니다.
- Bill Electronicically - 그렇게 할 수있는 방법이있는 경우 고객에게 전자 청구를 시작하십시오. 전자 인보이스와 지불을 지원할 수없는 사람들이 있지만, 요즘 대부분의 회사들이이 문제에 동참하고 있습니다. 처리해야하는 수표의 수를 줄이고 보내야하는 우편물이 적을수록 전체 과정이 더 쉽고 정확합니다.
보시다시피, 채권을 개선하고 최적화하기 위해 처음부터 다시 시작할 필요가 없습니다. 한 번에 하나의 영역을 차지하도록 선택하거나 전체 스팀을 뛰어 넘고 한 번에 모두 바꿀 수 있습니다. 어느 쪽이든, 귀하의 매출 채권을 최적화하기 위해 취하는 모든 조치는 장기적으로 훌륭하게 이루어집니다.