그것은 본질적으로 회의 전에 회의입니다.
회의를 자주 계획하지 않는 사람들을 위해 사전 회의는 "이벤트 재개"또는 "연회 이벤트 주문"과 같은 새로운 용어 나 언어가 포함될 수 있기 때문에 처음에는 불편하거나 어색한 것으로 보일 수 있습니다.
이벤트 기획자는 Pre-con에서 무엇을 기대해야합니까?
사전 협의회는 행사 나 프로그램이 개최 될 예정인 행사 공급 업체 및 공급 업체와 함께 개최되는 회의입니다. 일반적으로 실제 이벤트의 1 ~ 2 일 전에 개최되며 이벤트 당일 발생하는 워크 스루와 다릅니다.
어떤 사람들은 사전 협의 회의를 대규모 회의, 협약, 총회 및 인센티브 프로그램을 계획하는 것과 연관시킬 수 있습니다. 그러나 세미나 및 기타 특별 행사를 위해 사전 협의회를 갖는 것도 일반적입니다.
회의 전 회의에서 기대할 수있는 것
사전 협의회를 통해 이벤트 기획자는 프로그램에 참여한 공급 업체 관리 팀과 함께 주어진 프로그램의 모든 최종 물류 를 검토 할 수 있습니다.
일반적으로 사전 회의는 회의장의 회의 서비스 관리자가 조정하고 일정을 잡습니다. 그 또는 그녀는 행사와 관련된 여러 분야의 관리자를 초대하여 이벤트에 대한 특정 역할의 물류를 검토합니다.
회의 나 이벤트 플래너가 모든 사람들과의 관계를 형성 할 수있는 좋은 기회입니다.
사전 협의가 진행되는 동안 이벤트 플래너는 이벤트를 주최하는 조직에 대한 중요한 정보, 이벤트에서 전달되는 주요 메시지 및 중요한 VIP를 포함하여 이벤트의 주요 목표 중 일부를 강조하는 것이 적절합니다.
Pre-Con은 이벤트 이력서를 검토 할 적절한 시간인가?
이벤트 재개는 이벤트 스펙이라고도합니다. 여기에는 프로그램 자체에 대한 세부 정보를 포함하여 프로그램 또는 이벤트에 대한 모든 관련 정보가 포함됩니다. 이러한 항목에는 날짜, 시간, 연락처, 참석자 프로필, 긴급 연락처, 음식 및 음료, 운송, 운송 정보, 청구서 수신, 오디오 / 비디오 및 기타 특수 요구 사항 중 일부 또는 전부가 포함될 수 있습니다.
각 부서장은 관련 세부 사항 및 일반적인 운영 절차를 포함 하여 이벤트에 대한 이해를 검토합니다. 또한 연회 행사 주문서에서 이전에 공유 한 행사 계약 및 정보에 대한 이해를 검토합니다.
회의 및 이벤트 기획자는이 시간 동안 행사 내용과 관련된 상세한 질문 (예 : 인력 배치 수준 및 대표되는 모든 분야의 실제 행사 중 주요 담당자 이름 등)을 기억해야합니다. 사전 협의 토론의 핵심 요소는 다음을 검토 할 수 있습니다.
- 음식 및 음료 요구 사항
- 게스트 룸 요구 사항 (해당하는 경우)
- 회의 및 전시회 전시회 요구 사항
- 회의실 및 무역 박람회 공간 요구 사항 (평면도)
- 전기 및 통신과 같은 기술적 요구 사항
- 간판 배치에 대한 세부 정보
마지막 순간에 변경하기에 이상적인 시간입니다. 항상 좋아 보이지는 않을지라도 대부분의 공급 업체 및 공급 업체는 합리적인 (그리고 불합리한) 변경을 기대합니다. 물론, 설치가 진행되는 동안 사전 연락이 예정되어 있다면, 조기 검사를 통해 모든 것이 원활하게 돌아가고 있는지 확인하십시오.