적절한 비즈니스 전화 에티켓은 고객 및 고객에게 긍정적 인 인상을 줄 수 있습니다. 전화 통화를 전송하는 것은 전화 시스템에서 어떤 버튼을 누르는 지 아는 것이 아닙니다. 귀하와 귀하의 직원이 매일 사용하는 업무 전화 에티켓은 귀하의 회사를 직접 반영합니다. 전문적인 인상을 주거나 부족한 인상을 줄 수 있습니다. 직원이 최고 재무 책임자이든 상관없이 전화 응답으로 부과되는 임시 직원이든간에 회사의 모든 직원이 전문적으로 전화를 전환하는 방법을 최대한 빨리 고려해야합니다.
01 - 왜 전화를해야하는지 설명하십시오.
사람들은 많은 것을 용서할 수 있지만 직장에서의 무례 함은 그들 중 하나가 아닙니다. 호출자에게 왜 전화를 전송해야하는지 정중하게 설명하십시오. 발신자가 잘못된 부서 또는 올바른 부서의 잘못된 확장자에 도달했을 수 있습니다. 전화를 이전하는 또 다른 이유는 다른 부서에서만 질문에 응답 할 수 있거나 발신자가 찾는 결정을 내릴 수있는 권한이 충분하지 않기 때문일 수 있습니다. 그럼에도 불구하고 발신자가 통화가 전송되어야하는 이유를 정확하게 알고 있는지 확인하여 통화를 거절하는 것만 큼 생각하지 마십시오. 02 - 먼저 정보 제공
끊어진 경우를 대비하여 발신자에게 내 이름과 내선 번호를 항상 알려주십시오. 이를 통해 자신이 자신의 상황을 개인적으로 염려하고 있음을 알 수 있습니다. 또한 발신자의 연결이 끊어져 처음부터 다시 시작해야하는 상황을 방지하고 상황을 다른 회사 대표에게 설명해야합니다. 발신자에게 전송할 사람 또는 부서의 이름을 말하고 해당 내선 번호도 제공해야합니다. 당신이 속한 사업과 상관없이, 모든 사람들은 훌륭한 고객 서비스 사업에 종사하고 있습니다. 03 - 전송 시작 권한 요청
발신자와의 관계를 형성 한 후에는 발신자 에게 전송을 시작할 수있는 권한 을 요청하십시오 . 이 요청은 발신자에게 다른 질문을하거나 다른 걱정을 표현할 기회를 제공합니다. 또한 발신자는 발신자에게 더 많은 시간이있을 때 다시 전화 할 수있는 기회를 제공합니다. 때로는 발신자가 양도되기를 원치 않는 경우가 있습니다. 그렇다면 이유를 알아보십시오. 다음으로 이체를 통해 가능한 빨리 지원을받을 수 있다고 설명하십시오. 또한 다음 대표자에게 지금까지의 전화에 대한 모든 정보를 제공 할 것이며 자신의 상황을 다시 설명 할 필요가 없다고 설명하십시오.
04 - 답변을 기다리는 중
다른 전화벨 소리가 들리면 곧바로 통화를 호 전환하지 마십시오. 다른 사람이 대답 할 때까지 기다렸다가 통화가 이체되고있는 이유를 설명하십시오. 이 단계에서는 다음 직원에게 통화 준비 기회를 제공하고 발신자가 자신의 상황이나 문제를 다시 설명하지 못하게합니다. 05 - 소개
발신자에게 돌아가서 이름을 전하고 또는 부서를 알려주십시오. 전화를 건 사람에게 인내심을 가져 주셔서 감사 드리며 전화를 끊기 전에 다른 일을 할 수 있는지 물어보십시오. 발신자가 전 송되는 상대방의 성 또는 이름을 사용할 수 있으면 도움이됩니다. 이것은 당신이 설립 한 개인 연결을 강화하고 발신자가 잘 돌보고 있다는 느낌을 더 낳습니다. 06 - 전송 완료
발신자를 다른 사람 또는 부서와 연결하여 송금을 완료하십시오. 전화를 끊거나 헤드셋을 분리하여 연결을 종료하십시오. 전화 시스템은 특히 대기업에서 복잡 할 수 있으므로 전화를 완전히 끊기를 원합니다. 직장에 처음 온 사람이라면 실제로 전화를 걸기 전에 동료와 몇 번 실험 해 보는 것이 좋습니다. 발신자와 통화를 종료하면 전화를 끊을 수있는 몇 가지 이유가 있습니다. 그러나 합법적 인 관계없이 어떤 이유로 든 전문적인 방법으로 풀어야합니다. 전화를 끊는 가장 보편적 인 이유는 너무 오랜 시간을 소비하고 비즈니스에 대해 지키지 못하게하는 장황한 화자를 만났기 때문입니다. 덜 일반적인 이유는 호출자가 욕설적이고 위협적이거나 저속한 언어를 사용하고 있기 때문입니다. 불행히도 분노 관리 문제가있는 사람들은 낯선 사람, 특히 서비스 산업자 또는 서비스 직분에있는 사람들에 대한 적개심을 피할 수 있다고 생각합니다. 법적인 파급 효과를 피하기 위해 이러한 유형의 상황을 처리하는 방법에 대한 회사의 정책 및 절차를 참조하십시오. 기억해 두십시오. 당신이 조언을 구하는 동안 호출자를 보류 상태로 두는 것이 나중에 더 후회할만한 것을 말하는 것보다 항상 좋습니다.
전화 에티켓의 중요성
전화는 종종 고객 또는 고객이 비즈니스와 처음으로 접촉하는 곳입니다. 당신은 그 경험이 될 수있는 최선 이길 원합니다. 주로 고객이 전화를 끊고 경쟁 업체에 전화하는 것을 원하지 않으므로 적절한 전화 에티켓을 직원에게 교육 할 시간을 투자 할 가치가 있습니다.