장기 및 단기 보관 서류
기록을 남기는 4 가지 이유
- 세금을 신고하는 것이 훨씬 쉽습니다.
- 모든 것을 기록하면 돈을 절약 할 수 있습니다.
- 정확한 청구를 제출하는 데 도움이됩니다. 추측하는 대신 "계약자에게 1,000 달러를 지불했다고 생각합니다."스프레드 시트를 빠르게 가져 와서 7 월 17 일에 850 달러를 지불했다는 것을 알게됩니다.
- 귀하가 감사를 받거나 IRS가 세금 신고서 항목에 대해 질문이있는 경우 청구를 뒷받침 할 증거를 갖게됩니다. 이 문서가 없다면, 증명을 찾으려고 시간과 돈을 들일 것입니다. 더욱이 영수증을 제시 할 수 없다면 청구가 존중되지 않으며 세금 및 벌금을 추가로 내야 할 수도 있습니다.
어떤 기록을 추적해야합니까?
짧은 대답은 모든 것을 추적해야한다는 것입니다! 국세청은 중소기업 , 특히 연속해서 손실을 보이는 기업 을 감사하는 것으로 유명합니다. 또한 많은 IRS 요원은 부동산 투자자에게 적용되는 세금 뉘앙스를 이해하지 못하기 때문에 신고하는 데 문제가 생길 수 있습니다.
국세청이 귀하의 물품에 대해 질문을하거나 일상적인 업무 과정에서도 누군가가 지불에 대해 의문을 제기하는 경우 증거를 제시해야합니다.
보관해야하는 두 가지 유형의 기록은 영구 기록과 단기 기록입니다.
1. 영구 기록
이것들은 무한정 보관하고 싶은 문서입니다.
영구 기록의 예는 무엇입니까?
다음과 같은 현재 과세 연도를 넘어선 관련성이 높고 가치있는 서류입니다.
- 모든 임차인 임차.
- 어떤 종류의 법적 서류 - 벌금, 검사 보고서, 법원 출두.
- 재산에 대한 허가 유형.
- 당신이 감가 상할만한 것 - 재산이나 개선 등.
- 귀하의 회사가 LLC , LP , S Corporation 또는 기타로 통합 된 경우, 귀하는이 관련 모든 기록을 보관하고자합니다.
- 보험 정책.
- 대출 문서 - 모기지 등.
- 지난 해 세금.
- 부동산 소유권 / 증서.
2. 단기 기록
단기간에, 나는 두 달을 언급하지 않고있다. 최소 5 년간 세금을 청구 할만큼 중요한 서류를 보관하고 싶을 것입니다. 그 후 얼마 동안 당신의 안락 수준에 달려 있습니다. 귀하가 감사를 받거나 고소를 당했을 때 도움이 될 것입니다.
단기 기록의 예는 무엇입니까?
해당 과세 연도의 소득 또는 비용으로 계산되는 것 :
- 귀하의 비즈니스 또는 부동산에 대한 광고 비용.
- 엔터테인먼트 비용 - 현재 또는 잠재 고객을위한 저녁 식사 또는 점심 식사 등.
- 이자 사용은 사업용 모기지 및 신용 카드에 지급됩니다.
- 법률 / 전문 비용 - 회계사, 변호사, 보험 대리인, 부동산 중개인에게.
- 사무실 경비 - 사업용 인터넷, 두 번째 전화선, 사무용품, 주택 오피스 공제.
- 받은 임대료.
- 수행 된 수리.
- 보증금을 수령했습니다 .- 임차인의 임대가 끝나면 보증금에 계속 보관하면 소득으로 기록해야합니다. 수리 비용 중 일부를 지불하면 수리 비용은 비용으로 간주되어 세금을 공제 할 수 있습니다.
- 사업을위한 여행 경비 - 임대 활동을 위해 몰리는 마일 등.
- 유틸리티 비용 지불.
- 임금은 직원 또는 독립 계약자에게 지급됩니다.
내 기록을 어떻게 추적해야합니까?
모든 기록물에 대한 디지털 사본 (컴퓨터)과 인쇄본 (종이)을 보관해야합니다.
1. 디지털 복사
스프레드 시트 또는 Quicken Rental Property Manager 와 같은 프로그램을 사용하여 소득 및 지출을 추적하고 싶을 것입니다.
수입이 생기거나 비용이 발생하자마자이를해야합니다. 가능한 한 많은 상세 정보를 포함해야합니다.
- 날짜,
- 시각,
- 누가 돈을 지불했는지 또는 누가 당신에게 돈을 지불했는지,
- 수입 또는 지출의 본질
- 양.
- 지불 방법이나 지불 방법 (현금, 수표, 신용 카드, 우편환 등)도 포함시킬 수 있습니다.
세부 수준은 사용하거나 작성하는 소프트웨어에 따라 다릅니다. 일부 프로그램은 귀하의 은행 계좌로 직접 연결되며 귀하의 수입과 경비를 기록합니다.
덜 비싼 프로그램을 선택하거나 개인 스프레드 시트에 기록을 보관하는 경우에도 각 속성, 각 유형의 비용 및 별도의 소득 유형에 대해 별도의 기록을 설정해야합니다. 요점은 거래 당시에 가능한 한 많은 정보를 기록하여 미래에 재무 보고서를 쉽게 작성할 수 있도록하는 것입니다.
CD, 외장 하드 드라이브, 클라우드 및 종이 사본으로 항상 백업해야합니다. 매월 말 및 / 또는 연말에 인쇄해야합니다.
2. 하드 카피
가장 중요한 문서의 사본을 가지고 있는지 확인하고 싶을 것입니다. 가능하다면 일종의 난연성 서류 정리 시스템이나 금고에 보관하고 싶을 것입니다. 모든 파일에 대해 충분히 큰 파일을 찾을 수 없으면이 상자에있는 제목과 같은 가장 중요한 파일을 유지해야합니다. 일 년 단위로 모든 것을 분류 한 다음 파일을 알파벳 순으로 정렬하여 찾기 쉽게 만듭니다.