회사 기록 은 미국 국세청이 국세청 (Internal Revenue Service) 및 사업체가 법인화 된 국가의 법률 (기업 비즈니스 주체로 형성된)에서 요구하는 방식으로 기능하고 있음을 보여주기 위해 보관해야하는 기록입니다.
기업 기록이 필요한 이유는 무엇입니까?
국세청이 요구하는 바에 따라 법인이 적절하게 기능하고 있음을 보여주고 회사가 별도의 법인임을 입증하고 회사 방패 를 책임지지 않게 유지하기 위해 기업의 기록이 필요합니다.
회사 기록부 란 무엇입니까?
일부 기업에는 필요한 모든 문서가 들어있는 회사 레코드 "서적"이 있습니다. 다른 경우, 회사 기록은 온라인 또는 파일 캐비닛에 보관됩니다. 기록은 한 곳에 있어야하며 국세청 (Internal Revenue Service)이 귀하의 법인을 감사하는 경우 사용할 수 있어야합니다.
회사 기록을 "클라우드에 보관"할 수도 있지만 이러한 기록에는 기밀 정보 및 독점적 프로세스가 포함될 수 있으므로 서버가 안전한지 확인하십시오. Susan Ward, Small Business-Canada Expert에는이 프로젝트에 도움이되는 문서 관리 에 대한 훌륭한 기사가 있습니다.
회사 기록은 어떻게 작성됩니까? 누가 회사 기록을 유지합니까?
회사 기록은 귀하 회사의 이사회 가 생성합니다. 이사회는 귀하의 법인 정관 및 연례 보고서와 같은 서류를 작성합니다. 이사회는 이사회 회의 기간 중 동의 및 분과 같은 문서를 작성하고 편집합니다.
사무 총장은 일반적으로 모든 회사 기록을 보관하도록 지정됩니다. 물론 모든 기록에 서명해야하며 취해진 조치에는 문서가 있어야합니다. 회사 주식에 주식이있는 경우, 회사 총무 (보통이 개인의 사무실)는 주식 소유 기록을 추적합니다.
사무 총장은 각 이사회 회의에서 어떤 이사회 멤버가 참석했는지 부재하고 있는지를 지적합니다.
이사회 결의 기록 유지
기업 이사회는 전반적인 정책 및 결의안을 승인하고 의사 결정을 내리지 않고 일상적인 의사 결정에 관여하지 않습니다. 기업 이사회에서 가장 중요한 활동 중 하나는 결의안을 작성하는 것입니다. 결의안은 기본적으로 이사회 결정을 기록하는 문서입니다. 기업 결의안은 다음을 포함하여 많은 문제에 대해 이루어질 수 있습니다.
- 법인의 주요 거래 기록
- 계약서 승인
- 부동산 (토지 및 건물)의 매매 기록
- 많은 수의 직원 채용 또는 정리 해고
- 새로운 시장 또는 새로운 위치로 확장
이러한 모든 결정은 기록되어야합니다.
다른 레코드에는 무엇이 포함되어야합니까?
- 귀하 의 정관 및이 문서를 개정하는 모든 기사. 이 기사는 귀하의 주에 소장되어 있지만 원본과 모든 변경 사항의 사본이 필요합니다.
- 법인 세칙 . 조례는 법인 이사회의 업무를 관리하는 기본 원칙입니다. 세칙에는 임원 임무 , 연례회의에 관한 정보, 이사회가 정책 및 투표를 설정하는 방법이 포함됩니다.
- 연례 회의를 포함한 모든 주주 및 이사회 회의록
- 연례 보고서
- 주식 거래 및 주식 소유를 기록하기위한 주식 등록부.
- 기업 비즈니스 및 세금 결의
- 채용 및 임용 결의안
- 감독 이해 충돌 해결
- 법인 대출 및 회사 결의안
- 직원 복지 및 퇴직 계획에 관한 결의안
- 주식 배당 결의안
이사회 구성 및 기록 유지에 관한 주법 준수
귀하가 법인을 구성 할 때 귀하는 귀하의 법인을 조직하고 운영하기위한 주 지침을 따르고 있는지 확인하기 위해 귀하의 주를 확인해야합니다. 모든 주에는 법인을 규율하는 특정 규정이 있습니다. 더 자세한 정보 는 주 내무부 장관 이나 변호사에게 문의하십시오.
기업 기동 점검표로 돌아 가기