그러나 이벤트를 원활하게 진행하려면 이벤트 계획이 중요하지만 모든 노력에서 얻은 결과도 필요합니다.
그래서 귀하의 조직은 "호스트위원회"를 모집해야합니다.
호스트위원회 란 무엇인가?
"호스트위원회"는 전통적인 이벤트 기획위원회와는 다릅니다. 주최자위원회는 주간 또는 야간 행사를 적극적으로 계획, 일정 잡거나 세우는 사람들 대신 네트워크를 사용하여 해당 행사가 성공했는지 확인하는 팀입니다. 일부 호스트위원회 위원은 다음을 선택할 수 있습니다 :
- 친구, 가족 또는 동료가 티켓을 구입하도록 장려하십시오.
- 지역 비즈니스에서 경매 품목 수집
- 문 상 또는 이벤트 케이터링에 대한 공급 업체 연결 만들기
물론 호스트위원회가 귀하의 자선 행사를 그 어느 때보 다 개선 할 수있는 수많은 방법이 있습니다. 주최위원회를 당의 실제 호스트라고 생각하십시오. 최고의 손님을 초대하는 사람은 음식이나 장식을 요구할 사람을 알고 이벤트를 성공으로 이끄는 사람들과 당신을 연결할 수 있습니다.
주최위원회가 행사에서 수령 한 기금을 늘리거나 더 많은 언론의 주목을받을 수 있기 때문에 적합한 개인을 찾고 모집하는 것이 중요합니다.
호스트위원회를 선택할 사람
진정으로 유용한 호스트위원회에는 유료 마케터 나 이벤트 플래너가 포함되지 않습니다. 대신, 그들은 기존 팀, 기부자, 자원 봉사자들과 긴밀한 관계를 맺고 연락을 취하고 기꺼이 다가 가야합니다.
주최위원회는 수십 명에서 수십 명에 이르기까지 다양합니다.
위원회의 인원이 많을수록 이벤트 성공에 더 많은 영향을 줄 수 있습니다.
다음을 포함하여 거의 모든 곳에서 호스트위원회 회원을 찾을 수 있습니다.
- 조직 내의 이사회 멤버 또는 위원장
- 지역 사회에 적극적으로 참여하는 자원 봉사자
- 지역 비즈니스와 관련이있는 기증자
- 귀하의 이상적인 기증자 인구와 광범위한 접촉을 가진 기증자 또는 이사회 구성원
- 벤더 또는 장소 소유자를 아는 자원 봉사자
- 원인을 옹호하는 지역 또는 국가의 유명 인사
호스트위원회에 가입하고자하는 개인을 찾았 으면 호스트위원회에 가입하십시오. 그것들을 모집 할 때입니다.
호스트위원회 모집 방법
탁월한 호스트위원회 위원이 될 개인을 찾고 연결하십시오. 그러나 누군가 호스트위원회에 참석하라고 요청하지 마십시오. 정식 초청장은위원회 위원을 모집하는 가장 좋은 방법입니다.
호스트위원회 초청에서는 다음을 포함시키는 것이 중요합니다.
- 이벤트 및 조직에 대한 완벽한 정보 (날짜 및 위치)
- 이벤트의 목적에 대한 정보 (특정 원인에 대한 모금 활동)
- 호스트위원회 위원이 어떻게 기여할 수 있는지의 예
- 팀과 연락하거나 연락하는 날짜
- "고급"이라고 말하면 초대장을 보내 주셔서 감사합니다.
- 귀하의 이름 / 담당자 및 연락처 정보
잠재적 인 회원들이 그들의 참여가 인정되고 감사 를받을 것이며 그들이 합류함으로써 상당한 영향을 줄 수 있음을 확인하십시오.
호스트위원회 초청장을 작성하는 방법에 대해 궁금한 점이 있으시면 동료 비영리 웹 사이트에 많은 예제가 있습니다. 사용하기 쉬운 템플릿을 찾고 있다면 아래 템플릿을 복사하여 붙여 넣은 다음 각 괄호에 정보를 삽입하십시오.
[날짜]
[이름 입력]님께 :
[Your Organization Name]이 [City 삽입]에서 [Month]를 계획하고있는 흥미 진진한 이벤트에 대해 알려 드리고자합니다.
조직은 [원인 / 사회 문제 / 귀하의 조직에서 제기하는 문제]에 대한 인식을 높이고 [이벤트]에서 [이벤트 이름]을 [도시]로 가져오고 [월 + 년 (현재와 다른 경우) 프로그램 / 이니셔티브 / 노력].
[이벤트 / 목표 / 주제에 관한 관련 정보를 추가하십시오].
이벤트는 [날짜 및 시간]에 [이벤트 장소 (있는 경우)] [City]에서 개최됩니다.
[이름], 우리는이 행사와 다른 행사를 성공으로 이끄는 데 도움이 될 것입니다. 장래의 행사뿐만 아니라이 행사의 일원이되기를 원한다면 공식 초대장을 우리 호스트위원회의 일부로 받아들이는 것이 가장 감사 할 것입니다.
참여하는 몇 가지 간단한 방법이 있습니다.
- 호스트위원회 위원으로 귀하의 이름 또는 귀하의 조직 이름을 알려주십시오.
- 동료, 친구 및 이웃에게 우리의 이벤트에 [테이블 / 티켓]을 구매하도록 권유하십시오.
- 이벤트에 참여하십시오.
- [사람의 입상, 연결을 기반으로 특정 요청을 삽입하십시오.]
우리는 또한 자신의 테이블을 주최하고 친구들과 동료들을 즐거운 저녁 시간에 초대하는 것을 고려한다면 그것을 좋아할 것입니다. 당신의 관대 한지지는 우리가 [원인]에 대한 말씀을 전파하고 실제로 영향력을 행사하는 데 도움이 될 것입니다.
[조직]의 구성원이 귀하의 관심이 있다면 우리 호스트위원회의 세부 사항을 논의하고 귀하의 개입을 논의하기 위해 [기간 삽입] 시간에 귀하에게 연락 할 것입니다.
[이벤트 이름]과 미래의 이벤트를 성공적으로 만들기 위해 함께 노력하겠습니다! 귀하의 풍부한 관심과 지원에 감사드립니다.
진정으로,
[당신의 이름]
[조직 내의 직책]
[조직 이름]
[연락처 번호]
호스트위원회를 모집 한 후
선출 된위원회 위원을 초청하면 수락 서신이나 전화를 받게됩니다. 그러나 행사에 대한 세부 사항이나 귀하가 무엇을하기를 원하는지 알기 전에위원회와 짧은 회의 일정을 잡으십시오. 그들에게서 아무 것도 요구하지 않고,
- 서로 사귀어 라.
- 그들이 당신의 조직에 어떻게 참여하고 있는지 토론하십시오.
- 원인 / 작업에 대한 자료 또는 프레젠테이션 검토
- 그들이 어떻게 공헌하고 싶은지에 대한 아이디어 브레인 스토밍
거기에서 기금 모금 목표와 기부금 모금 방법을 알 수 있습니다 (연락처 초대 또는 경매 항목에 대한 문의). 당신이 큰 그룹을 가지고 있다면 그들은 또한 "소위원회"로 나눌 수 있습니다.
물론 호스트위원회만으로 귀하의 행사를 계획하고 실행할 수있는 것은 아닙니다. 호스트위원회는 자원 봉사자 또는 이벤트 기획위원회 와 협력 하여 티켓을 판매하고, 새로운 이벤트 스폰서 십이 청구되고, 경매 상품 이 풍부하며, 밤이 참석자에게 인기가 있음을 확인해야합니다.
호스트위원회의 노력을 인정한다.
행사가 끝나면 주최위원회 위원은 행사 첫날과 감사 의 날에 서면으로 감사의 인사를해야 합니다. 호스트위원회에 더 많이 참여할수록 앞으로 더 기꺼이 호스트하게 될 것입니다.
조직이나 커뮤니티에서 다음 행사를 주최 할 수있는 사람들을 찾습니다. 그들은 모금하는 금액과 지원할 수있는 프로그램에 큰 차이를 만들 수 있습니다.