일찍 시작하지 않음
꾸물 거리는 것이 당신의 적이됩니다. 이것은 피하는 가장 일반적인 이벤트 계획 실수 중 하나입니다.
이벤트 기획 프로세스를 초기에 시작하지 않으면 많은 문제가 발생할 수 있습니다. 날짜를 선택하고 행사 및 예산의 일반적인 범위를 확보하자마자 일하십시오. 호텔 및 기타 장소가 미리 예약되므로 가능한 한 빨리 확보하십시오. 그렇게하지 않으면 귀하의 장소 선택이 제한 될 것이며 불행하게도 이용 가능한 장소를 남겨 두게됩니다. 게스트 연사와 라이브 공연은 실제 행사 날짜보다 앞서 예약을합니다. 행사 날짜가 안전 해지면 연구 조사를 수행하고 선택한 연기자를 결정할 때 바로 계약서를 작성하십시오.
이벤트 계획 점검표를 사용하여 자신을 조직하는 것은 즉시 처리해야하는 또 다른 작업입니다. 이벤트 기획 프로세스의 모든 단계를 맵핑하고, 완료해야 할 시점을 결정하고, 각각의 시간표를 개발함으로써 시작하고 추적 할 수있는 귀중한 안내서를 얻을 수 있습니다.
너무 늦게 시작하는 것은 가장 일반적인 이벤트 계획 실수 중 하나입니다.
경쟁 이벤트를 확인하지 않음
같은 날에 다른 경쟁 이벤트가 있다는 것을 알기 위해서만 일정을 계획 했습니까? - 계획 프로세스가 시작되고 이벤트 날짜가 설정되면 배우십시오. 하나의 이벤트 만이 군중을 끌어들일 수 있으므로 기회를 놓치지 마시고 초대 된 사람들이 이벤트를 선택하게하십시오.
상황을 피하십시오.
너무 늦기 전에 실사를하고 사건이 있는지 확인하십시오. 업계 모임 (크고 작은 모임), 휴가와의 근접성, 주요 스포츠 이벤트 및 이벤트를 운전하는 사람들을 혼란스럽게 할 수있는 지역 모임에 대한 일정을 살펴보십시오. 행사 날짜를 결정한 후에는 손님에게 알리십시오. "Save the Date"알림 및 "다가오는 이벤트"목록은 관심있는 사람들에게 캘린더에 이벤트를 표시 할 수있는 기회를 제공합니다.
공급 업체 확인 안함
서명 된 공급 업체 계약 은 법적 구속력이있는 계약 이며 공급 업체 가 제공해야하는 서비스에 책임이있는 공급 업체를 서면으로 제공합니다. 그러나 이벤트가 발생했을 때 공급 업체가 표시되지 않는 것을 알게되면 아무 것도하지 않습니다. 이 이벤트 계약은 당신의 배고픈 손님에게 음식을 제공하지 않거나 테이블과 의자를 빈 무도장으로 배달하지 않습니다. 각 공급 업체와 한 번만 확인하고 두 번 확인하십시오. 네, 두 번요 . 계약 조건에 동의하는 시점에 계약서 영수증을 확인하십시오. 이벤트 자체 전에 다시 한 번 확인하십시오. 이것은 음식 배달이나 실내 장식에 관한 세부 사항에 관한 대화가 아닙니다. 이것은 특별히 귀하의 일정이 자신의 캘린더에 있는지 확인하기위한 후속 조치입니다.
이벤트 공급 업체는 여러 이벤트를 예약하므로 회사에서 다른 사람이 문서를 잘못 읽거나 잘못 작성하는 것은 매우 쉽습니다. 체크인을 위해 다시 돌아 서서 제공되는 날짜, 시간 및 서비스와 관련된 일정 및 세부 사항이 사실상 일정에 있는지 확인하여 문제가 발생하지 않도록하십시오. 그리고 해당 공급 업체 계약을 즉시 사용할 수 있도록하십시오.
"계획 B"가없는
비상 계획을 수립하는 것은 모든 행사의 필수 사항이지만 특히 야외에서 개최 예정인 행사의 경우 필수 항목입니다. 기상 조건은 예측할 수 없으며 허리케인, 과도한 바람 주의보 또는 괴물 우박이 이벤트를 취소하겠다고 위협하면 백업 계획을 세우십시오. 실외 행사 (또는 그 일부)를 실내로 옮겨야하는 경우 비 행사 날짜, 대체 행사 장소 및 수정 된 활동 일정이 모두 옵션입니다.
날씨의 불확실성을 준비하는 것 외에도 다른 이례적인 상황도 미리 해결할 수 있습니다. 현장에 발전기를 설치하여 정전을 줄일 수 있습니다. 오버플로 주차는 미리 정해진 다른 장소로 이동할 수 있습니다. 호텔 객실 가용성에 대한 문제는 호텔 구역 내에 몇 개의 여분의 객실을 예약하여 해결할 수 있습니다. 행사의 특성을 고려하고 발생하는 문제에 더 취약한 분야에 대해 생각해보십시오. 사전 계획을 세우고 대안 시나리오를 개발하면 비용이 많이 드는 이벤트 계획 실수 중 하나를 피할 수 있습니다.
충분한 도움을받지 못함
직원 채용과 관련하여 더 많은 것이 좋습니다. 그것은 당신에게 더 많은 돈이 들지만 당신의 사건을 구할 수 있습니다. 사진 설명 : 주차 승무원들이 미친 듯이 계속 노력하면서 주차장에 들어가기를 기다리는 자동차의 백업. 하나의 서버로 음료를 주문하기를 기다리는 좌절감을 느낀 고객의 라인은 수요를 따라 잡기 위해 고심하고 있습니다. 이벤트 등록 노동자들은 방금 도착한 많은 손님들에 의해 압도 당했고 지치지 않는 여행자들이 체크인하기에 너무 오래 기다렸습니다. 당신은 아이디어를 얻었습니다. 바쁜 시간에 도움을 줄 수있는 추가 이벤트 인력을 확보하고 도움이 필요한 분야에 대한 추가 서비스를 제공하고 문제를 해결하며, 질문이있는 도착한 게스트에게 환영받는 존재가되면 훌륭한 이벤트에서 훌륭한 이벤트로 이벤트가 향상 될 수 있습니다.
이벤트 스태프를 고용 할 때는 계획중인 이벤트 유형을 경험 한 경험이있는 스태프를 찾으십시오. 전문적이고 적극 추천 된 직원 만 고용하십시오. 행사에 관한 정보, 참석할 손님들, 기대 사항 및 질문이나 문제가있는 경우 연락 담당자를 교육하십시오. 이벤트 스태프는 외부 공급 업체에서 제공하는 경우에도 귀하와 귀하의 이벤트 계획 비즈니스를 대변합니다. 이벤트 스태프와의 부정적인 만남은 손님과 고객 모두를 기억하며 가장 잘 계획된 이벤트조차도 시큼해질 수 있습니다.