원본 문서에서 발견 된 주요 정보에 대해 알아보십시오.
소스 문서가 중요한 이유
원본 문서는 금융 거래가 발생한 증거이기 때문에 회계 및 회계 프로세스에 필수적입니다.
회사가 감사를 받으면 원본 문서는 회계 저널 과 총계정 원장 을 확실한 감사 추적 으로 백업합니다.
비즈니스를위한 소스 문서를 유지하는 것은 개인 세금에 대한 세금 공제 항목 영수증을 보관하는 것과 같습니다. 세금 감사를 받으면 구매 한 증거를 제공합니다. 귀하의 비즈니스에도 동일하게 적용되지만 사업에서는 세금 공제 비용 만 영수증에 보관하지 마십시오. 모든 금융 거래에 대해 원본 문서를 보관합니다.
출처 문서가 제공하는 것
원본 문서에는 트랜잭션의 양, 트랜잭션의 목적, 트랜잭션의 목적 및 트랜잭션 날짜와 같은 트랜잭션의 모든 기본 사실이 설명됩니다.
일반적인 소스 문서의 몇 가지 예는 다음과 같습니다.
- 취소 된 수표
- 송장
- 현금 영수증 영수증
- 컴퓨터 생성 영수증
- 고객 환급을위한 대변 메모
- 직원 시간표
- 예금 전표
- 구매 주문서
소스 문서를 다루는 방법
원본 문서는 거래 후 가능한 한 빨리 적절한 회계 업무 일지에 기록되어야합니다. 녹음 후 모든 소스 문서는 필요한 경우 언제든지 검색 할 수있는 일종의 시스템에 보관해야합니다.
어떤 경우에는 해당 원본 문서가 귀하의 통제하에 있음을 결정할 수 있도록 양육권 체인을 제공하는 것이 중요 할 수도 있습니다.
원본 문서 대 복사기
대부분의 경우 원본 문서의 사본은 법적으로 허용됩니다. 예를 들어, 국세청 (Internal Revenue Service)은 1997 년부터 영수증 사본을 수락했으며, 읽을 수있는 한 원본에있는 모든 정보를 포함하고 있으며 스캔 프로세스의 한계 내에서 해당 정보를 실물.
구입 한 물건과 지불 한 가격을 명시했지만 공급자 이름없이 스캔 한 영수증은 자격이 없습니다. 원본 영수증의 모든 정보를 제시했지만 Word 또는 Excel 형식으로 다시 입력 한 문서는 또한 자격이 없습니다.
완전하고 읽기 쉽고 원본을 정확하게 재현 한 IRS 표준은 많은 기업 및 정부 기관에서 사용되는 것과 동일한 표준입니다. 그러나 다른 기관들은 이러한 일반적인 요구 사항을 추가합니다.
예를 들어, 워싱턴 대학 (University of Washington)은 최소한 300 dpi (dots per inch)의 밀도로 스캔 한 원본 문서 사본을 PDF 또는 TIFF 형식으로 제공하기 만합니다. 그것은 JPEG 사진 복사를 허용하지 않습니다.
보관을 용이하게하기 위해 회계 또는 법률 문서를 스캔하려는 경우 관련 기관에 문의하여 사용하려는 형식으로 문서를 수락 할 것인지 확인하십시오.