왜 이사회 회의록을 가져 가야합니까?
실제로 기업 회의록을 찍고 기록하는 몇 가지 이유가 있습니다.
회의록을받는 가장 중요한 이유는 당신이 결정한 것에 대한 기록을 갖는 것입니다. 저는 몇 달 전에 이사회 결정을 기억하는 사람이없는 이사회 회의에 참석했습니다. 당신의 사업을 위해 서면으로 무언가를 가지고 있다면,
기업 이사회 회의의 두 번째 이유는 신탁 및 책임 문제 때문입니다. 이사회 구성원은 신뢰의 위치에 있습니다. 그들은 회사 주주들이 투자 한 돈에 대한 결정을 내리고 있으며, 회사의 이익을 위해 현명하게 행동하고, 이해 관계가 상충 되지 않았 음을 증명할 수 있어야합니다. 이사회 회의록을 갖는 것은 이사회가 선의로 행동했으며 자신의 행동에 대한 개인적인 책임 을 피할 수 있음을 증명합니다.
세 번째 이유는 세금 목적 때문입니다. 기업은 개별 주주와는 별도의 기업입니다. 귀하가 그러한 분리를 유지하고 있는지 확인하기 위해 이사회 회의록은 기록을 제공합니다.
그들없이 IRS 또는 주정부 기관은 사업의 과세 상태를 무효화 할 수 있습니다. 그것을 보이지 않는 회사는 소유자와 별도의 법인이 어려운 세금 상황을 만들 수있는 역할을합니다.
회원들이 시간을 낭비하는 길고도 목적이없는 이사회 회의에 반대하여 이사회 구성원이 의무를 지키고 보호 받고 있는지를 확인하는 것 사이에 균형을 유지해야하는 기업을위한 균형이 있습니다.
이 기사에서이 균형을 다룰 것입니다.
이제 이사회 회의록을 갖는 이유에 대해 논의 했으므로, 여기에 기업이 저지르는 몇 가지 실수와이를 수정하는 방법에 대한 생각이 있습니다.
회의 전에 의제 작성 및 배포 안 함
이사회에서 기업 이 한 또 다른 큰 실수는 회의 전에 안건을 설정하고 안건을 배포하지 않고 회의 전에 관련 문서를 작성하는 것이 아닙니다. 아젠다에는 각 항목의 일정에 특정 시간이 포함되어야합니다. 특정 의제를 가짐으로써보다 원활하게 회의를 진행할 수있을뿐만 아니라 이사회 (그리고 그 분을 나중에 읽는 사람)가 각 항목의 의제에서 상대적 중요성을 알 수 있습니다.
그렇다고해서 중요하고 긴급한 것이라면 무엇인가가 의제에 올 수 없다는 뜻은 아니지만 투표로 항목을 의제에 추가 할 수 있습니다. 그리고 긴급한 사항은 이사회가 아니라 임원이 처리해야합니다.
이사회 회의록의 중요한 부분 누락
이사회 회의록 템플릿에는 다음 내용이 포함되어야합니다.
- 그만큼 날짜, 시간 및 장소
- 일정의 특정 항목에 할당 된 시작 및 종료 시간 및 시간
- 이사회의 어떤 유형 - 정기, 특별 또는 연례 (모든 주에는 기업이 연례 회의를해야 함)
- 이사, 손님, 직원 및 이사회 멤버가 없었던 사람은 누구였습니까? 늦게 오는 사람들이나 일찍 떠나는 사람들의 이름을 적어 두어야합니다.
- 쿼럼 존재 여부 지정. 정족수는 보통 투표를하기 위해 부칙 에 의해 정해집니다 . 정족수 요구 사항은 일반적으로 구성원의 절반 이상입니다. (예를 들어, 9 명으로 구성된 이사회의 경우, 정족수에 5 명이 참석해야합니다.)
- 발표가위원회 나 다른 사람들에 의해 주어진다면, 발표자의 이름과 제목을 포함 시키십시오.
너무 구체적인 회의록
아마도 가장 큰 실수판은 토론 (때로는 논증)과 프로세스에 대한 자세한 정보를 요구하는 것입니다. 회의는 의사 결정 결과를 반영해야하며 토론에서 누가 무엇을 말한 것이 아닙니다. 이사회가 새로운 제품 라인을 판매하기로 동의한다고 가정 해 봅시다.
회의록에는 "새로운 향신료를 추가하는 운동, 동의가 초안되고 승인 된, 그렇게 반대 의견을 표명 한 것"이라고해야합니다. 그룹이 토론을했다면 토론의 길이를 기록하고 요약해야하지만 토론에 대해 자세히 설명 할 필요는 없습니다.
충분하지 않은 분
스펙트럼의 다른 쪽에서는 정보를 제공하고 회원이 문제를 일으키지 않을 정도로 분이 아닙니다. 결정이 만장일치가 아닌 경우, 이사회 구성원이 반대 한 기록, 기권 (기권이 잠재적 인 이해 상충으로 인한 것임을 기록)을 기록하십시오.
당신은 모든 토론의 타격을 기록 할 필요가 없으며, 누가 무엇을 말했는지 기록하지 않아도됩니다. 그러나 토론의 정신을 반영하기에 충분한 정보가 분 안에 있어야합니다.
이사회 회의가 너무 깁니다.
어느 누구도 긴 회의를 좋아하지 않지만 회의 및 회의록을 단축 할 수있는 몇 가지 방법이 있습니다. 동의 의제를 작성하여 이사회 회의 시간을 단축 할 수 있습니다. 기본적으로이 의제는 토론없이 신속하게 처리 할 수있는 문제 목록입니다. 목록에는 이전 회의록, 재무 및위원회 나 CEO의 보고서가 포함될 수 있습니다.
동의 의제 및 보고서 및 기타 정보는 회의 전에 배포되어야 회원이 읽을 수 있습니다. 그런 다음 회의에서 동의 의제는 회의 진행 과정의 일부입니다. 이사회 구성원은 동의 의사 일정에 관한 질문이나 우려를 제기 할 수 있지만 문제가없는 경우에는 한 번에 전체 동의 의제를 투표 할 수 있습니다.
잘못된 유형의 결정
기업 이사회는 전반적인 정책 결정을 내립니다. 일상적인 결정은 해당 정책에 따라 회사의 임원이 결정합니다. 때로는 이사회가 지나치게 넘어서고 경영진에게 가장 좋은 결정을 내리기도합니다.
회의록 승인 안함
이사회 회의의 번잡함 속에서는 회의록을 승인하는 것을 잊어 버리는 것이 유혹입니다. 그러나 회의록이 회의의 서신과 정신을 정확히 반영하는지 확인하는 것이 중요합니다. 회의록은 승인 될 때까지 "초안"으로 간주됩니다.
회의록 기록을 보관하지 않음
회사에 좋은 시간을 보내기 위해가는 모든 문제가 발생한 후에는 회사 회의록을 안전하게 보관하고 액세스 할 수 있도록하십시오. 회사 기록부 또는 "클라우드"에서 암호로 보호 된 파일로 분을 유지하는 프로세스를 설정하십시오.
기업 비서관의 역할을 인정하는 것을 잊어 버림
법인 분과 관련된 대부분의 업무는 회사의 비서 영역에 있습니다. 훌륭한 기업 비서가된다는 것은 예술이며 이러한 개인은 종종 인정받지 못합니다. 이 사람에게 정기적으로 "고맙습니다"라고 말하십시오.
이사회 고문 변호사를 제외하고
이 기사의 정보는 세금 또는 법적 조언이 아니며 저자는 변호사가 아닙니다. 귀하의 회사가 사적이든 공공이든간에 (공개적으로 거래되는 주식을 가지고 있든지), 귀하는 법인 회의록을받는 방법에 관해 조언하는 변호사와 중요한 이사회 회의에 참석하여 귀하와 이사회가 보호 받고 있는지 확인해야합니다.