정리 작업은 서류 더미를 깨끗하게하는 것보다 더 많은 것을 포함합니다. 조직에는 비즈니스의 모든 다른 부분에 대한 시스템 및 절차를 만드는 작업이 포함됩니다. 이것은 당신이 더 생산적이고 수익성있게 될 수있는 잠재력을 가지고 있습니다. 아래 아이디어는 중소 기업에서보다 체계화 될 수있는 최선의 방법을 포함합니다. 느리고 지속적인 개선을 위해 하나만 시도하거나 올해 귀하의 비즈니스에 매월 새로운 조직 프로세스를 통합 할 계획을 세우십시오.
01 - 논문 및 문서 관리
이제는 작업하는 문서의 유형에 대해 더 잘 알고 있으므로 이제는 Office 파일 시스템을 만들거나 개선 할 때입니다. Susan Ward 는 문서 관리 시스템 을 만드는 데 도움이되는 안내서를 작성 하여 종이 프로세스를 작성 또는 미세 조정하고 정리할 수 있도록 도와줍니다.
종이없는 사무실로 이동하기로 결정한 경우 ( 먼저 찬반 찬자를 읽으십시오), FreshBooks와 같은 온라인 인보이스 및 지불 서비스를 사용하여 영수증을 스캔하고 디지털화 한 다음 DocuSign과 같은 디지털 서명 프로그램으로 이동하십시오. 클라우드를 사용하여 데이터 백업 및 아카이빙을 수행합니다. 일년 중 이벤트에서 명함을 모으는 경우 명함 스캐너에 투자하는 것이 좋습니다. 그러면 연락처 정보를 즉시 디지털화하고 종이 카드를 버릴 수 있습니다.
02 - 올바른 생산성 도구 사용
- 담당자에게 문의하십시오. 네트워킹을하는 동안 고객을 파악하고 유지하는 사람들을 기억하는 것에서부터 모든 소기업은 연락처 정보를 관리하는 시스템이 필요합니다. Salesforce와 같은 포괄적 인 고객 관계 관리 (CRM) 시스템을 선택하거나 소규모 관리의 경우 기존의 연락처 응용 프로그램을 설정하여 비즈니스에 사용할 수 있습니다.
- 회의 및 의사 소통. 전화를 통해 또는 화상 채팅 서비스를 통해 직접 대면하여 회의를 진행하더라도 프로세스를보다 체계화 할 수있는 방법이 있습니다. Do와 같은 서비스를 사용하여 회의 전, 후 및 후에 회의를 조직화 할 수 있습니다.
- 회계 및 회계. Quickbooks Online, Xero 및 Wave와 같은 도구를 사용하여 송장 작성, 지불 및 현금 흐름 관리를 구성하고 간소화하십시오.
- 여행 및 경비 추적. Expedia 및 여행사와 같은 앱을 사용하여 여행 계획을보다 쉽게 만들 수 있습니다. 그런 다음, 일단 길을 가면 Expensify와 같은 응용 프로그램을 통해 지출을 추적하고 집에 돌아가서 정리할 때 보고서를 작성할 수 있습니다.
- 소셜 미디어 관리. 우리는 체계적이고 체계적인 방식으로 접근하지 않으면 소셜 미디어에서 얼마나 많은 시간을 낭비 할 수 있는지 알고 있습니다. 그렇기 때문에 Hootsuite 및 Buffer와 같은 도구는 중소 기업 소유자에게 매우 중요합니다.
- 이메일 관리. 중소 기업에서 Gmail을 사용하는 경우받은 편지함을 신속하게 구성 할 수있는 Google 확장 프로그램에 액세스 할 수 있습니다. 다른 이메일 앱을 사용하는 경우 자동 필터링, 알림 등을 위해 SaneBox를 사용해보세요.
- 프로젝트 관리. 좋은 프로젝트 관리 응용 프로그램은 작업을 추적하고, 파일을 공유하고, 팀원과 한 곳에서 공동 작업하는 데 도움이되며 작업을 체계화하는 데 사용할 수있는 최상의 도구 중 하나가 될 수 있습니다. 올인원 프로젝트 관리 솔루션으로 Basecamp 또는 Asana를 사용해보십시오.
생산성은 매우 개인적인 프로세스이며 필요한 응용 프로그램은 자신이하는 일과 자신이 일하는 방식에 따라 다릅니다. 프로세스에 새로운 도구를 통합하기 전에 사용자의 요구 사항을 탐색 할 시간을 가지십시오. 생각만큼 많은 것을 필요로하지 않을 수도 있습니다. 생산성 도구에 대한 영감을 더 얻으려면 101 개의 소규모 비즈니스 생산성 앱 으로이 기사를 읽고 27 가지 시간 절약형 앱을 탐색하십시오.
03 - 컴퓨터 구성
컴퓨터를 정리하고 작업 형태로 되돌리기 위해 지금 할 수있는 일들의 목록은 다음과 같습니다.
- 바탕 화면을 정리하십시오. 여기에 갈 수있는 몇 가지 방법이 있으며, 모두 작업 스타일과 컴퓨터 사용 방법에 따라 다릅니다. 휴지통을 제외한 모든 항목을 바탕 화면에서 제거 할 수 있습니다 (바탕 화면의 응용 프로그램 아이콘은 바로 가기 일 뿐이며 실제 응용 프로그램은 일반적으로 응용 프로그램 폴더에 있습니다). 또는 자주 사용하는 앱과 파일에 몇 가지 바로 가기를 추가 할 수 있습니다. 가능한 한 능률적 인 방법으로 진행되는 첫 번째 옵션을 잘못 이해하는 경향이 있지만 현재 데스크톱에서 사용중인 파일에 쉽게 액세스 할 수 있습니다. 그런 다음 나는 끝내면 영구적 인 집으로 옮깁니다.
- 디지털 파일링 시스템을 설치하십시오. 귀중한 문서를 영구적 인 가정이라고 할 때, 여기에서 귀하에게 완벽한 의미의 파일 시스템을 만들어 필요한 때에 필요할 때 문서를 찾을 수 있습니다. 파일 및 폴더 구성에 대한이 안내서는 시작하는 데 도움이되는 여러 가지 유용한 정보를 제공합니다.
- 소프트웨어 업데이트. 귀하의 컴퓨터가 자동으로 응용 프로그램 및 운영 체제 업데이 트를 설치하도록 설정된 경우 위대한. 수동 프로세스 인 경우 많은 사람들이 보안 패치를 포함하고 있기 때문에 최소 2 개월 이상 업데이트를 확인해야합니다. 그런 다음 1 년에 한 번 사용중인 소프트웨어의 현재 버전을 검토하고 업그레이드 할 시간이 있다면 결정하십시오.
- 바이러스 및 성능 문제를 검사하십시오. 당신이 가지고있는 컴퓨터의 종류에 관계없이, 그들 모두는 바이러스 나 악성 코드를 얻을 수 있습니다 (예, 심지어 Mac!). Windows 기반 컴퓨터를 사용하는 경우 PC 월드의 이러한 PC 유지 관리 팁을 통해 컴퓨터의 건강을 유지하고 원활하게 운영 할 수 있습니다.
- 데이터 백업의 무결성을 확인하십시오. 데이터를 백업하고 있습니까? 그렇지 않다면 당분간 다른 모든 것을 건너 뛰고 먼저이 작업을 수행하십시오. Carbonite, Backblaze 또는 CrashPlan과 같은 클라우드 기반 데이터 백업 서비스를 사용하거나 컴퓨터에 연결 한 외장 하드 드라이브를 사용할 수 있습니다 (둘 다 수행함). 두 가지 옵션 중 하나를 사용하면 자동 또는 수동 백업을 수행하도록 서비스 또는 드라이브를 구성하므로 수동으로 수행 할 필요가 없습니다. 그런 다음 1 년에 1-2 번 백업 서비스 또는 드라이브로 이동하여 복사본을 로컬 컴퓨터로 가져와야하는 경우 모든 것이 있는지 확인하십시오.
- 받은 편지함을 둘러싼 다. 많은 중소기업 소유자는 이메일 수신함과의 애정 관계가 있습니다. 그들은 매우 생산적이고 효율적인 커뮤니케이션 도구이기 때문에 그것을 좋아합니다. 그러나 그들은 그것이 불필요한 스트레스를 야기하는 통제를 빨리 벗어날 수 있기 때문에 그것을 싫어합니다. 자동화를 사용하거나, 매일 수신하는 내용을 간소화하고, 하루 동안 이메일을 확인하는 빈도를 제한하는 등받은 편지함을 계속 유지할 수있는 방법이 있습니다. 받은 편지함을 강력한 생산성 도구로 만들고 중요한 시간을 낭비하지 않도록하는 전자 메일 관리 팁 을 보려면이 문서를 읽으십시오.
위의 팁을 통해 중소기업을 즉시 조직화하는 데 도움이되지만 얼마나 빨리 통제 할 수 없는지 기억하십시오. 이러한 활동을 결의하여 한 달에 몇 번 종이, 생산성 도구 및 컴퓨터 상태를 빠르고 쉽게 검토 할 수 있으므로 조직에 머물러있어 사물이 압도적 인 수준의 무질서한 상황에 처하지 않도록 할 수 있습니다.