정말로 회의가 필요한지 결정하십시오.
먼저, 회의 계획이 정말로 필요한지 결정하십시오.
종종 공식적인 회의는 정보를 공유하거나 주제를 토론하는 가장 좋은 방법이라고 생각합니다. 그러나 귀하의 뉴스가 이메일이나 전화 회의를 통해 전달 될 수 있거나 15 분 동안 귀하의 사무실에서 소수의 사람들을 모아서 공식 회의를 건너 뛰면됩니다.
꼭 거기에있을 필요가있는 사람들 만 초대하십시오.
혹시 회의에 초대 받았고 중간에 궁금해하셨습니까? 왜 거기에 계십니까? 참석할 필요가없는 회의에 초대하여 사람들의 시간을 낭비하지 마십시오. 그것은 효과적인 회의가 아닙니다. 예산 질문에 답변하기 위해 회계에서 누군가가 회의에 참석해야합니까? 그런 다음 그 일에 적합한 회계사 한 명을 초대하십시오.
동료 또는 감독자가 회의에서 논의 된 내용을 알 필요가있는 경우 실제 회의에 초대 할 필요가 없습니다. 회의 요약서를 준비한 후 나중에 보내십시오. 그들은 시간을 절약 해 주실 것이며 귀하는 정보를 서면으로 작성했기 때문에 토론에 대한 충분한 정보를 얻고 있음을 확신 할 수 있습니다.
회의 미리 알림 보내기
인생은 바쁘고 일정은 예정된 활동으로 빠르게 예약됩니다. 회의 2 일 전에 후속 회의 알림을 보내십시오. 이렇게하면 출석에 응답 한 사람들이 확인되며 일정이 변경되고 주요 참석자가 예정된 모임 시간을 정할 수없는 경우 미리 알 수 있습니다.
의제가있다.
효과적인 회의를 계획하려면 먼저 논의 할 내용을 계획해야합니다. 회의의 목표는 무엇입니까? 성취하고자하는 것은 무엇입니까? 미리 회의 의제를 개발하여 참석자에게 배포하십시오. 시작 시간을 표시하고 해결할 주제의 짧은 목록을 포함하십시오. 길고, 지나치게 상세한 의제로 당신의 자신의 회의를 늪지 말라. 특정 지역에 대한보고를 담당 할 개인을 이름으로 표시하십시오.
기대에 대해 분명히해라.
처음으로 회의 알림을 발송할 때 그 목적과 기대에 대해 분명히하십시오. 회의가 프리젠 테이션을 중심으로 이루어지며 참석자는 메모를 준비해야합니까? 아니면 참석자가 아이디어와 제안을 제시 할 것으로 예상되는 브레인 스토밍 세션입니까?
일부 기업 문화권에서는 직원들만 모여서 작업장으로 돌아갑니다. 다른 회사에서는 직원들이 자유롭게 참여합니다. 오늘날의 협업 작업 환경에서 아이디어의 상호 작용 및 공유는 회의에서 환영받을뿐만 아니라, 종종 회의 자체의 목적입니다.
시간에 시작
일반적으로 시간에 맞추어 모임에 참석하는 사람이라면 사람들이 방안으로 들어가서 실제 회의가 15 분 동안 진행되지 않을 때 얼마나 불만 스러운지 이해할 수 있습니다.
필연적으로 일어나는 일은 모두가 회의가 정각에 시작되지 않는다는 것을 모든 사람이 알고 있으므로 모두 가 늦게 나타납니다. 회의를 담당하십시오. 주어진 시작 시간에 즉시 시작하십시오. 문을 닫고 시작하십시오. 그 낙오자들은 그들이 늦게 도착한다는 메시지를 빨리 받게 될 것이고 그들은 단지 그 실수를 한 번만해야 할 것입니다.
짧고 단순하게 유지하십시오.
대부분의 회의는 1 시간 동안 진행되며 대부분의 경우 30 분 또는 45 분이면 충분합니다. 너무 많은 시간이 할당되면, 일반적인 결과는 시간이 낭비된다는 것입니다. 모임이 끝난 후 사람들은 일정한 일정 항목에 너무 오래 머물러 있습니다. 회의를 짧고 핵심으로 유지하십시오.
주제에 머물러 라.
의제만으로는 회의를 효율적으로 운영하지 못합니다. 의제에 충실하고 토론이 접함에서 벗어나지 않도록하십시오.
다른 주제에 대한 질문이며, 다른 모임에 대한 주제이거나, 비공개로 다루어 질 것입니다. 아무도 회의의 목적이 다른 대화에 뒷자리를 가져간 도망자 회의를 좋아하지 않습니다.
회의실 외부의 소규모 회의 개최
동일한 익숙한 테이블에 모인 동일한 익숙한 회의실에 앉아있는 것만으로도 친숙합니다. 직원들이 상호 작용하고 창의적으로 사고하고 활발한 토론을하도록 장려하려면 회의실을 표준 회의실 밖에 두는 것을 고려하십시오.
경기장과 날씨가 좋으면 외부의 테이블에서 회의를 고려하십시오. 대형 컨퍼런스 테이블과 회전 의자 대신 소파가있는 공동의 공간에서 작은 테이블을 모아보십시오.
다른 접근법을 두려워하지 마라.
회의에 대한 접근 방식이 효과가 없다면 과정을 전환하는 것을 두려워하지 마십시오. 예를 들어, 브레인 스토밍 세션에서 대화가 거의없는 조용한 방이 나오면 방향을 바꿉니다. 융통성있게 행동하고 전반적인 회의가 어떻게 진행되고 있는지주의를 기울이십시오.
기술 사용
참석자들이 계속 참여할 수 있도록 기술을 사용할 계획을 세우십시오. 오늘날의 디지털 세상에서 대부분의 사람들은 듣는 단어를 지원하는 그래픽이나 비디오를 보는 데 익숙합니다. 그 사고 방식에 호소하고 회의를 계획 할 때 시청각 자료를 통합하십시오.
대형 화면에 투영 된 컴퓨터와 상호 작용을 장려하는 스마트 보드 프레젠테이션은 긴 표준 PowerPoint 프레젠테이션의 환영받는 변화입니다.
회의 요약 보내기
회의가 있은 다음 날 토론 된 내용에 대한 간략한 요약을 보내십시오. 참석자들과 회의에 참석할 수 없었던 사람들, 통보해야 할 사람들에게 이메일을 통해 배포하십시오. 또한 각 항목에 대한 책임자와 기한을 지정하는 작업 항목을 포함하십시오.