비극적 인 특별 이벤트를 피하기위한 필수 이벤트 계획 팁
그러나 이벤트 기획에 관해서, 유능한 이벤트 매니저는 사물이 헤이 와이어로 가고 그에 따라 계획 할 수있는 잠재 성을 인식함으로써 머피의 법칙을 완화하고자합니다.
이벤트 매니저로서, 고객의 특별 이벤트가 원활하게 진행될 수 있도록 그리고 인간적으로 가능한 한 적은 수의 발걸음을 남기는 것이 귀하의 책임입니다.
현실 세계에서는 모든 가능성을 다루는 것이 현실적이지는 않지만 모든 이벤트 관리자가 피해야하는 중요한 이벤트 계획 실수에 대해 알고 있어야합니다.
미리 경고하는 것이 좋습니다. 그러므로 다음에 계획 한 이벤트에서 피할 수없는 재앙을 피할 수 있도록 도움이되는 다섯 가지 필수 팁을 살펴 봅시다.
- 나쁜 의사 소통 - 경험이없는 이벤트 기획자가 가장 흔히 저지르는 실수이며 모든 희생을 피해야합니다. 나쁜 의사 소통 (의사 소통이 잘못되거나 의사 소통이없는 경우)은 재앙을 불러올 수 있습니다. 잘못된 의사 소통은 종종 세부 사항에 대한 관심 부족으로 인한 결과이며, 특히 이벤트 체크리스트의 경우에 그러합니다. 내부 이벤트 팀과 공급 업체 모두와 효과적으로 의사 소통하는 것이 절대적으로 중요합니다. 모든 사람을 미세 조정하고 싶지는 않지만 누가 무엇을하는지, 그리고 모든 사람이 자신에게 기대되는 것을 알고 자신이 지명 한 시간표를 지키고 있는지 확인해야합니다.
- 불량 계획이 불충분하거나 누락 된 경우 - 이벤트에 이르는 며칠이나 시간에 적어도 일부 문제가 잘못 될 가능성이 있습니다. 더 나쁜 것은 특별한 일이있을 때 어떤 일이 잘못 될 것입니다. 그것은 정상적이고 기대되는 것입니다. 전문 이벤트 기획자는 무엇이 잘못 될 수 있는지 파악하고 좋은 비상 계획을 수립합니다. 예를 들어, 이벤트 당일 등록 시스템이 오작동하는 경우 어떻게해야합니까? 여분의 사람들이 나타나서 음식이 부족하다면 어떨까요? 기조 연설자가 나타나지 않거나 늦게 도착하면 어떻게해야합니까? 이러한 일이 발생하면 대처할 수 있습니까? 다른 말로하면, 계획 B가 있습니까?
- 부적절한 교통 - 참석자들과 발표자들에게 이벤트를주고 받기 위해 준비한 교통편이 충분한 지 반드시 확신합니까? 행사 주간 및 행사 당일에는 모든 교통 요구 사항이 적절히 충족되는지 확인하십시오. 비상 사태에 관해 생각할 필요가 있습니다. 행사의 아침에 차량이 고장난 경우 어떻게됩니까? 대체 교통 수단을 사용할 수 있습니까?
- 명확한 간판이 부족합니다 - 다음 행사가 개최되는 곳을 혼란스럽게 생각하는 것보다 특별한 행사에 참석하는 사람들에게 더 실망스러운 것은 없습니다. 읽기 쉽고 이해하기 쉬운 적절한 신호를 표시하여이를 피하십시오. 위험한 참석자가 길을 잃거나 지시 사항을 계속 묻는 것보다 선상에 나가서 신호판을 너무 많이 사용하는 것이 좋습니다.
- 부적절한 직원 - 특별한 이벤트가있을 때 많은 수의 참석자를 다루게 될 것입니다. 대의원의 질문이나 우려 사항을 다루기 위해 단 한두 명의 개인에 의존하는 실수를 저 지르지 마십시오. 참석자 수와 이벤트 기획 팀과 공급 업체가 제공 한 직원 사이에 이벤트를 적절하게 수행 할 수 있는지 확인하십시오.
생각할 수있는 일에 대해 미리 생각하고 계획하는 것 외에도 원활하고 성공적인 이벤트를 보장하기 위해 최선의 정책은 항상 확인하고 다시 확인하는 것입니다.