비즈니스에서 이메일을 사용할 때의주의 사항
이메일은 너무 인기가있어 사람들이 전화보다 더 자주 사용하는 경우가 있습니다. 서면으로 된 단어가 너무 쉽게 오해 될 수 있기 때문에 비즈니스 환경에서는 적절한 이메일 에티켓을 이해하는 것이 필수적입니다.
유감스럽게도 많은 사람들은 전자 메일을 자신들의 이점으로 사용하는 방법을 이해하지 못하기 때문에 비즈니스에 제공 할 수있는 이점을 놓칠 수 있습니다. 다음 비즈니스 이메일 에티켓 규칙은 직원들이 효율적이고 효과적인 이메일을 작성할 수 있도록 도와줍니다.
01 - 명확하고 간결한 이메일 만 전송
02 - 항상 의미있는 제목 줄 사용
전자 메일의 제목 줄을 비워 두지 마십시오. 빈 제목 행은 귀하의 이메일을 스팸으로 신고하여 목적지에 도달하지 못하게 할 수 있습니다. 빈 제목이 포함 된 이메일은 간과하기도합니다. 특히 수신자가 특정 날짜에 많은 이메일을 수신하는 경우가 많습니다. 항상 귀하의 이메일 내용을 적절하게 반영하는 제목을 사용하십시오. 수신자가 전자 메일을보다 효율적으로 정렬하는 데 도움이되며 전자 메일에보다 신속하게 응답 할 수 있습니다.
03 - 사소한 형식의 이메일 피하기
전문적인 형식으로 이메일을 보내십시오. 여러 가지 글꼴과 배경을 피하십시오. 이러한 액세서리는 독자의주의를 산만하게하거나 읽지 못하게 할 수 있습니다. 추가 한 배경 이미지는 이메일의 파일 크기를 부 풀릴 수 있습니다. 이로 인해 연결 속도가 느린 수신자가 메시지를 다운로드하는 데 오랜 시간이 걸릴 수 있습니다. 추가 한 배경 이미지로 인해 이메일의 파일 크기가 늘어날 수 있습니다. 이로 인해 연결이 느린 수신자는 메시지를 다운로드하는 데 오랜 시간이 걸릴 수 있습니다.
귀하의 회사가 특정한 이메일 편지지를 사용하여 일관된 모양과 느낌을 계획한다면 그것을 활용하십시오. 회사 로고와 서명란은 전문 이미지를 이메일에 투사 할 수 있습니다.
04 - 적시에 답장 보내기
사람들이 적시에 이메일에 답장 할 때까지 기다리지 마십시오. 명확하고 간결한 메시지로 신속하게 응답하십시오. 대답을 연구하거나 더 많은 정보를 수집하는 데 더 많은 시간이 필요할 경우 전자 메일 발신자에게 회신을 보낼 수있는시기를 알려줍니다.
05 - 부재 중 회신 도구 사용
사무실을 벗어나서 이메일을 읽을 수없는 경우 이메일 시스템의 부재 중 도구를 사용하여 연락하려는 사람에게 자동으로 응답하십시오. 자동 회신을 통해 발신자는 응답을받을 것으로 예상되는시기를 알 수 있습니다.
06 - 우선 순위가 높은 플래그로 늑대를 울리지 마십시오.
대부분의 이메일 시스템에서는 이메일에 "우선 순위 높음"또는 "러쉬"플래그를 지정할 수 있습니다. 이것을 기본 이메일 플래그로 삼지 마십시오. 사용하지 마십시오. 그렇지 않으면 수신자가 우선 순위 플래그를 무시합니다. 마침내 진정으로 중요한 이메일을 보내면받을만한 관심을 끌지 못할 것입니다.
07 - "전체 답장"필요 여부 고려
여러 명의 보낸 사람이나받는 사람이있는 모든 전자 메일에 대해 본능적으로 "모두에게 응답"단추를 클릭하지 마십시오. 주제를 고려하고 누가 답장을 읽어야하는지 결정하십시오. 불필요하게 모든 사람에게 지속적으로 응답하면 "비즈니스 스패머"라는 명성을 얻게 될 것이며 사람들은 자신의 전자 메일을 모두 무시하기 시작할 수 있습니다.
08 - 별도의 비즈니스 및 개인 이메일 계정
비상 사태가 아닌 한, 개인적인 서신에 대해서는 비즈니스 이메일을 사용하지 마십시오. 자신의 비즈니스를 소유하고 있더라도 두 개의 이메일 계정을 별도로 보유하는 것이 좋습니다. 그것은 당신이 당신의 전자 우편을 우선 순위를 매길 수 있고 관계가없는 개인 메시지를 비즈니스 네트워크에서 지키게 할 것입니다.
09 - 전문 이메일 계정 이름 사용
비즈니스 이메일 주소의 일부로 자신의 이름을 사용하십시오. 예 : james.bucki@example.com 또는 jbucki@example.com. 별명, 핸들, 모니 커 또는 모호한 참조를 피하십시오. 예를 들어, soccer.mom@example.com 또는 baseball.nut@example.com을 사용하지 마십시오.
10 - 전자 메일은이 응답에 가장 적합합니까?
유일한 의사 소통 도구로 전자 메일을 사용하지 마십시오. 모든 메시지가 전자 메일에 적합한 것은 아니며 짧은 전화 또는 간단한 사무실 방문이 메시지를 전달하는보다 효과적인 방법이 될 수 있습니다. 전화로 회의를하거나 대화를 나누는 것은 인간 요소를 상호 작용에 도입 할 수 있으며, 무언가를 설명하려고 할 때 또는 다른 사람이 행동을 취하도록 설득하고자 할 때 모든 차이를 만들 수 있습니다.
11 - 민감하고 접근하기 쉬운 것
관계 또는 계약을 해지하기 위해 이메일을 사용하지 마십시오. 전문적인 비즈니스 서신에는 항상 연락 할 수있는 대체 방법을 제공하는 서명란이 포함됩니다. 예를 들어 사무실, 팩스 및 휴대폰 번호와 사무실 우편 주소를 포함 할 수 있습니다.
12 - 대규모 첨부 파일을 전자 메일로 보내지 마십시오.
수령인이 이메일에 액세스하는 방법 또는 위치를 알 수 없습니다. 휴대 기기는 다운로드를 확인하기 전에 파일 다운로드를 시작할 수 있습니다. 수신자가 지불해야하는 대역폭을 소비하는 데 오랜 시간이 걸릴 수 있습니다. 첨부 파일의 크기를 50MB 이하로 유지하십시오.
큰 파일을 보내야하는 경우 수신자에게 먼저 연락하여 파일 수신 방법을 문의하십시오. 또한 파일 전송 서비스를 사용하여 파일을 보냅니다.
13 - 이메일을 보내기 전에 생각하기
마지막으로 "보내기"버튼을 누르기 전에 작성한 내용을 고려하십시오. 전자 메일로 보내지 말아야 할 것이 있습니까? 개인적인 성격을 띠고 있으며 회사의 이메일 시스템을 사용하는 것이 적절하지 않습니까? 나중에 화 났을 때 이메일을 쓰고 나중에 후회할 수도 있습니까? 그렇다면 "삭제"버튼을 누르십시오.